W ostatnim czasie otrzymujemy wiele pytań od naszych Klientów i Partnerów dotyczących nowego obowiązku raportowania, wynikającego z tzw. dyrektywy DAC7 (wdrożonej do polskiego prawa w ustawie o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami). W niniejszym artykule wyjaśniamy, dlaczego Timebox.pl – jako narzędzie do zarządzania rezerwacjami i harmonogramami – nie podlega obowiązkowi raportowania w rozumieniu wspomnianych przepisów.
Czym jest DAC7?
DAC7 (ang. Directive on Administrative Cooperation) to zespół regulacji unijnych mających na celu usprawnienie współpracy administracyjnej państw członkowskich w obszarze podatków, w szczególności w odniesieniu do platform internetowych. Regulacja ta wprowadza obowiązek raportowania dla określonych operatorów platform, aby organy podatkowe mogły skuteczniej monitorować przychody generowane w środowisku cyfrowym.
W Polsce przepisy DAC7 zaimplementowano m.in. w ustawie z dnia 9 marca 2017 r. o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami, rozszerzając zakres obowiązków na tzw. "raportujących operatorów platform".
Dlaczego Timebox.pl nie jest objęty obowiązkiem raportowania?
1. Timebox.pl nie jest „platformą” w rozumieniu ustawy
Zgodnie z art. 75a ust. 1 pkt 12 ww. ustawy, za „platformę” uznaje się m.in. oprogramowanie (np. stronę internetową, aplikację mobilną) umożliwiające sprzedawcom wykonywanie stosownych czynności (np. sprzedaż towarów, świadczenie usług) „za pośrednictwem” tej platformy, a dodatkowo dotyczące poboru i wypłaty wynagrodzenia z tego tytułu.
Nasze rozwiązanie to narzędzie usprawniające organizację i zarządzanie spotkaniami (rezerwacjami), z opcjonalną integracją z zewnętrznymi operatorami płatności. To zasadniczo różni się od „klasycznego” marketplace’u czy innej platformy, gdzie klienci końcowi kupują różne produkty czy usługi od wielu sprzedawców właśnie „w” tym systemie.
2. Timebox.pl nie jest „operatorem platformy”
W myśl przepisów (art. 75a ust. 1 pkt 10 i pkt 14 ustawy), „operatorem platformy” jest podmiot, który zawiera umowy ze sprzedawcami w celu udostępniania im platformy do wykonywania czynności i poboru wynagrodzenia. „Raportującym operatorem platformy” jest natomiast operator, który musi przekazywać organom podatkowym dane o swoich użytkownikach (sprzedawcach).
W przypadku Timebox.pl:
- Zawieramy umowy z firmami czy specjalistami (użytkownikami biznesowymi) wyłącznie w celu udostępniania systemu rezerwacji.
- Nie pobieramy prowizji od sprzedaży usług i nie jesteśmy podmiotem rozliczającym płatności za sprzedawane przez naszych Klientów usługi.
Role takie zwykle pełnią zewnętrzne platformy płatnicze (np. PayU), które integrują się z Timebox.pl po to, by nasi Klienci mogli łatwiej zarządzać płatnościami w swojej działalności. W tym modelu to operator płatności ma określone obowiązki sprawozdawcze, jeśli spełnia definicję raportującego podmiotu.
3. Timebox.pl nie spełnia definicji „platformy” z art. 75a ust. 2
Ustawodawca przewidział wyjątki, zgodnie z którymi oprogramowanie nie stanowi platformy, jeśli umożliwia wyłącznie:
- przetwarzanie płatności w odniesieniu do czynności,
- wystawianie ofert lub reklamowanie czynności,
- przekierowywanie lub przenoszenie użytkowników na inną platformę.
Timebox.pl w istocie:
- umożliwia integrację z operatorami płatności (pkt 1),
- pozwala na prezentowanie terminów do rezerwacji (które mogą być uznane za formę oferty, jednak finalna sprzedaż/świadczenie usługi odbywa się poza samą platformą – pkt 2),
- może odsyłać użytkowników do narzędzi zewnętrznych, np. systemu wideokonferencyjnego (pkt 3).
W świetle powyższego i interpretacji organów podatkowych, taka funkcjonalność Timebox.pl nie czyni go „platformą” w znaczeniu DAC7.
Potwierdzenie w interpretacjach KIS
Jak wynika z wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacji (przykładem może być interpretacja z dnia 29 października 2024 r.), podmiot udostępniający oprogramowanie o charakterze rezerwacyjnym – w modelu, w którym transakcje finansowe przebiegają za pośrednictwem zewnętrznej platformy płatniczej, a sam system służy jedynie do zarządzania terminami i przekazywania informacji – nie spełnia definicji „platformy” i nie jest „operatorem platformy” w rozumieniu przepisów wdrażających dyrektywę DAC7.
W konsekwencji nie ciąży na nim obowiązek przekazywania informacji o sprzedawcach do organów podatkowych.
więcej
Statystyki są bezlitosne: bez przypomnienia o wizycie nawet 15–30% klientów nie pojawia się lub odwołuje w ostatniej chwili. Dla salonu z 8 wizytami dziennie oznacza to nawet 2 puste godziny, których nikt już nie zapełni. Jeden dobrze sformułowany SMS przypominający o wizycie rozwiązuje ten problem — redukuje no-show, odciąża recepcję i daje klientowi poczucie, że obsługa jest profesjonalna.
W tym artykule znajdziesz 15+ gotowych szablonów SMS-ów przypominających (oraz potwierdzeń, zmian, życzeń urodzinowych i próśb o opinię) dostosowanych do różnych branż, wraz ze wskazówkami jak samodzielnie redagować krótkie i skuteczne wiadomości. Wszystkie przykłady używają realnych znaczników personalizacji z systemu Timebox — możesz je skopiować i użyć od razu.
1. Co musi zawierać dobry SMS przypominający o wizycie?
Skuteczny SMS przypominający o wizycie ma pięć elementów:
Nadawca — klient musi widzieć od razu, od kogo wiadomość pochodzi. W Timebox możesz ustawić nagłówek tekstowy do 11 znaków (np. "SalonAnny"), który zastąpi losowy numer telefonu.
Data i godzina wizyty — konkrety w najbardziej widocznym miejscu wiadomości.
Nazwa usługi (opcjonalnie, ale zwiększa zaufanie i przypomina klientowi po co przychodzi).
Wezwanie do działania — możliwość potwierdzenia lub odwołania wizyty odpowiedzią zwrotną (TAK/NIE).
Numer kontaktowy — na wypadek, gdyby klient chciał zadzwonić lub zmienić termin.
Pamiętaj, że 1 SMS = 160 znaków ASCII. Jeśli przekroczysz ten limit, operator rozbije wiadomość na 2–3 SMS-y, a każdy liczy się osobno — także finansowo. W Timebox stawka wynosi 0,13 zł brutto za jeden SMS. Dodatkowo użycie polskich znaków (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż) zmniejsza limit do 70 znaków na SMS, ponieważ wiadomość przechodzi z formatu GSM-7 na UCS-2. W szablonach poniżej zalecamy używanie odpowiedników ASCII.
2. Znaczniki personalizacji w Timebox
W edytorze szablonów nie wpisujesz danych klienta ręcznie — wybierasz odpowiednie pole, które wyświetla się jako "chip" i jest automatycznie podmieniane podczas wysyłki na konkretne dane. Oto znaczniki dostępne w Timebox:
[[nadawca]] — nazwa salonu (do 11 znaków, nagłówek SMS-a)
[[imie]], [[nazwisko]] — imię i nazwisko klienta
[[data_rezerwacji]], [[czas_rezerwacji]] — data i godzina wizyty
[[uslugi]] — nazwa wybranej usługi (lub kilku oddzielonych przecinkiem)
[[imie_pracownika]], [[nazwisko_pracownika]] — specjalista wykonujący usługę
[[nr_tel_salonu]] — numer kontaktowy salonu
[[komentarz_rezerwacji]] — dowolna notatka dodana przy rezerwacji (świetne do przekazywania indywidualnych instrukcji, np. "przynieś kartę lojalnościową")
[[slowko_potwierdzam]], [[slowko_odwolaj]] — domyślnie "TAK" / "NIE", konfigurowalne w Ustawieniach (wielkość liter nie ma znaczenia)
[[ratingLink]] — link do formularza oceny po wizycie
[[nazwa_bonu]], [[wartosc_bonu]], [[kod_bonu]] — dane bonu podarunkowego
[[nazwa_karnetu]], [[wartosc_karnetu]], [[kod_karnetu]] — dane karnetu
Więcej o konfiguracji i edytorze szablonów znajdziesz w artykule Personalizacja treści SMS – jak dostosować szablony.
3. Szablony SMS-ów — gotowe do skopiowania
A. Potwierdzenie rezerwacji (wysyłane od razu po zapisie)
Wariant krótki i formalny:
[[nadawca]]: Potwierdzam rezerwacje [[data_rezerwacji]] godz. [[czas_rezerwacji]], tel. [[nr_tel_salonu]]. Zapraszamy!
Wariant z imieniem i usługą:
Witaj [[imie]]! Potwierdzamy wizyte [[data_rezerwacji]] o [[czas_rezerwacji]] ([[uslugi]]). Do zobaczenia! [[nadawca]]
Wariant ze specjalistą i komentarzem:
Hej [[imie]]! Rezerwacja: [[data_rezerwacji]] [[czas_rezerwacji]] u [[imie_pracownika]]. Notatka: [[komentarz_rezerwacji]]. [[nadawca]]
B. Zmiana rezerwacji
[[nadawca]]: Potwierdzam zmiane rezerwacji [[data_rezerwacji]] godz. [[czas_rezerwacji]], tel. [[nr_tel_salonu]]. Zapraszamy!
[[imie]], Twoj termin zostal zmieniony na [[data_rezerwacji]] godz. [[czas_rezerwacji]]. Do zobaczenia! [[nadawca]]
C. Przypomnienie o wizycie (pierwsze)
W Timebox pierwsze przypomnienie domyślnie wysyłane jest 24 godziny przed wizytą, ale timing jest w pełni konfigurowalny. Możesz wybrać jedną z 23 opcji: od 15 minut przez 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 10, 12, 16, 20 godzin, aż po 1, 2, 3, 5, 7, 10, 14, 21, a nawet 30 dni przed terminem. Szczegóły konfiguracji znajdziesz w artykule Przypomnienia o rezerwacjach – jak ustawić czas i częstotliwość.
Wariant klasyczny (najczęściej używany):
[[nadawca]]: Przypominamy o wizycie [[data_rezerwacji]] godz. [[czas_rezerwacji]], tel. [[nr_tel_salonu]]. Zapraszamy!
Wariant z potwierdzeniem zwrotnym TAK/NIE:
[[nadawca]]: Przypominamy o wizycie [[data_rezerwacji]] godz. [[czas_rezerwacji]]. Odpisz [[slowko_potwierdzam]] aby potwierdzic lub [[slowko_odwolaj]] aby odwolac.
Wariant przyjacielski (casual):
Czesc [[imie]]! Widzimy sie jutro o [[czas_rezerwacji]] ([[uslugi]]). Potwierdzasz? Odpisz [[slowko_potwierdzam]]. [[nadawca]]
Wariant formalny (dla branż medycznych / prawniczych):
Szanowna/y [[imie]] [[nazwisko]], przypominamy o wizycie [[data_rezerwacji]] o [[czas_rezerwacji]]. W razie pytan: [[nr_tel_salonu]]. [[nadawca]]
Wariant minimalistyczny (oszczędny w znakach):
[[nadawca]]: wizyta [[data_rezerwacji]] [[czas_rezerwacji]]. Potwierdz: [[slowko_potwierdzam]] / [[slowko_odwolaj]]
D. Drugie przypomnienie (dla wizyt planowanych z wyprzedzeniem)
Drugie przypomnienie ma sens przy wizytach planowanych z dużym wyprzedzeniem — konsultacjach medycznych, zabiegach kosmetycznych czy serwisach technicznych. Klient, który zarezerwował miesiąc wcześniej, może zapomnieć o wizycie. W Timebox timing drugiego przypomnienia jest niezależny od pierwszego — możesz je wysłać np. 7 dni przed, podczas gdy pierwsze 2 godziny przed.
[[nadawca]]: Za tydzien wizyta: [[data_rezerwacji]] o [[czas_rezerwacji]] ([[uslugi]]). Zmiana: [[nr_tel_salonu]]
E. Życzenia urodzinowe (automatyczne, jeśli klient ma ustawioną datę urodzenia)
[[imie]], duzo zdrowia i spelnienia najwiekszych marzen zyczy [[nadawca]]!
Wariant z promocją urodzinową:
Najlepszego [[imie]]! Z okazji urodzin -15% na dowolny zabieg w tym tygodniu. Zapraszamy: [[nr_tel_salonu]]. [[nadawca]]
F. Prośba o opinię (po wizycie)
[[nadawca]]: Wystaw opinie po wizycie: [[ratingLink]] Dziekujemy :)
W Timebox, jeśli klient wystawi maksymalną ocenę (5 gwiazdek), opinia zostaje automatycznie zaakceptowana i opublikowana na stronie rezerwacji on-line. To zwiększa widoczność najlepszych opinii bez ręcznej moderacji. Więcej o tym procesie w artykule Prośby o opinie po wizycie – jak zbierać recenzje przez SMS.
Wariant z linkiem do Google (własny szablon zamiast domyślnego):
Dziekujemy za wizyte [[imie]]! Zostaw opinie na Google: https://g.page/r/xxx/review. Pozdrawiamy! [[nadawca]]
G. Przekazanie bonu podarunkowego
Witaj [[imie]]! Mamy dla Ciebie bon podarunkowy "[[nazwa_bonu]]" o wartosci [[wartosc_bonu]] zl. Kod bonu: [[kod_bonu]]. Szczegoly pod nr [[nr_tel_salonu]]. Pozdrawiamy, [[nadawca]]
H. Przekazanie karnetu
Witaj [[imie]]! Mamy dla Ciebie karnet "[[nazwa_karnetu]]" o wartosci [[wartosc_karnetu]]. Kod: [[kod_karnetu]]. Szczegoly pod nr [[nr_tel_salonu]]. Pozdrawiamy, [[nadawca]]
4. Typowe błędy w SMS-ach do klientów
Na co uważać przy redagowaniu szablonów:
Za długa wiadomość — przekroczenie 160 znaków mnoży koszt i zniechęca do przeczytania.
Brak nadawcy — klient nie wie od kogo SMS przyszedł i może go zignorować. Ustaw nagłówek tekstowy w Ustawienia → Powiadomienia SMS → Pole [[nadawca]].
Brak konkretu — "Przypominamy o wizycie" bez daty i godziny nic nie daje. Klient chce od razu wiedzieć kiedy.
Brak wezwania do działania — warto dać klientowi możliwość łatwego potwierdzenia (TAK/NIE) lub zmiany.
Polskie diakrytyki — ą/ć/ę/ł/ń/ó/ś/ź/ż zmieniają format z GSM-7 na UCS-2 i skracają limit z 160 do 70 znaków. To znaczy, że jeden SMS z polskimi znakami kosztuje tyle co 2-3 bez.
Zbyt agresywny ton — SMS przypominający nie jest miejscem na sprzedaż. Komunikat marketingowy wysyłaj jako oddzielną wiadomość.
5. Szablony dopasowane do branży
Każda branża ma swój styl komunikacji i różne oczekiwania klientów. Poniżej przykłady dostosowane do działalności w których Timebox jest najczęściej używany:
Salon fryzjerski / barbershop
Hej [[imie]]! Jutro o [[czas_rezerwacji]] strzyzenie u [[imie_pracownika]]. Przynies zdjecie pozadanej fryzury. [[nadawca]]
Gabinet kosmetyczny / studio paznokci / brwi
Witaj [[imie]]! [[data_rezerwacji]] o [[czas_rezerwacji]] - [[uslugi]]. Prosimy o przybycie 5 min wczesniej. [[nadawca]]
Masaż / SPA / fizjoterapia
[[imie]], przypominamy o zabiegu [[data_rezerwacji]] o [[czas_rezerwacji]]. Przed wizyta unikaj obfitych posilkow. [[nadawca]]
Gabinet lekarski / stomatologiczny / weterynaryjny
[[nadawca]]: Przypominamy o wizycie [[data_rezerwacji]] o [[czas_rezerwacji]]. Prosimy o zabranie dokumentacji medycznej. Tel: [[nr_tel_salonu]]
Serwis techniczny (pieców, kotłów, AGD, warsztat)
[[nadawca]]: Ekipa serwisowa przyjedzie [[data_rezerwacji]] w godz. [[czas_rezerwacji]]. Prosimy o przygotowanie dostepu. Tel: [[nr_tel_salonu]]
6. Jak włączyć SMS-y w Timebox?
SMS-y w Timebox są dostępne po aktywacji płatnego planu (w 14-dniowym okresie próbnym nie są dostępne). Po zalogowaniu przejdź do Ustawienia → Powiadomienia SMS, gdzie skonfigurujesz pola [[nadawca]], [[nr_tel_salonu]] oraz słówka reagujące na odpowiedzi zwrotne ([[slowko_potwierdzam]] domyślnie "TAK", [[slowko_odwolaj]] domyślnie "NIE").
W sekcji Szablony powiadomień SMS znajdziesz osobne szablony dla:
Potwierdzenia utworzenia rezerwacji
Potwierdzenia zmiany rezerwacji
Pierwszego przypomnienia o wizycie (konfigurowalny timing)
Drugiego przypomnienia o wizycie (konfigurowalny timing)
Prośby o opinię
Życzeń urodzinowych
Przekazania bonu podarunkowego
Przekazania karnetu
Każdy szablon edytujesz niezależnie, dodając znaczniki personalizacji z panelu bocznego (pojawiają się jako "chipy"). Dodatkowo w sekcji "Powiadamiaj mnie" ustawisz SMS-y informujące Ciebie o utworzeniu, anulowaniu lub odwołaniu rezerwacji on-line przez klienta.
Po szczegółowe instrukcje krok-po-kroku zajrzyj do artykułu Jak włączyć i skonfigurować powiadomienia SMS – krok po kroku.
7. Najczęściej zadawane pytania
Ile kosztuje jeden SMS w Timebox?
Stawka wynosi 0,13 zł brutto za jeden SMS (160 znaków ASCII). Rozliczamy tylko faktycznie wysłane wiadomości — bez minimalnych pakietów i bez daty ważności (niewykorzystane SMS-y nie przepadają). W 14-dniowym okresie próbnym SMS-y nie są dostępne; włączysz je po aktywacji płatnego planu.
Ile znaków może zawierać SMS?
1 SMS to 160 znaków w standardzie GSM-7 (ASCII). Jeśli treść przekroczy limit, operator rozbije wiadomość na 2 lub więcej SMS-ów i każdy liczy się osobno. Użycie polskich znaków (ą, ć, ę...) przełącza wiadomość na standard UCS-2, w którym limit spada do 70 znaków na jeden SMS.
Czy klient może potwierdzić wizytę odpowiedzią na SMS?
Tak. Gdy klient odpisze "TAK" (lub inne skonfigurowane słowo, wielkość liter nie ma znaczenia) — status rezerwacji automatycznie zmienia się na potwierdzony i kolor wizyty w kalendarzu się zmienia. Odpowiedź "NIE" anuluje wizytę i zwalnia termin. Anulowanie przez SMS jest możliwe maksymalnie do 24 godzin po wysłaniu przypomnienia SMS. Więcej w artykule Potwierdzenia i anulacje SMS – dwukierunkowa komunikacja.
Jaką nazwę widzi klient jako nadawcę SMS-a?
Standardowo SMS-y wychodzą z losowego numeru telefonu operatora. W Timebox możesz ustawić nagłówek tekstowy do 11 znaków (np. "SalonAnny", "DrKowalski"), który zastąpi numer. Klient wtedy widzi nazwę Twojego salonu zamiast nic nie mówiącego numeru. Konfiguracja: Ustawienia → Powiadomienia SMS → Pole [[nadawca]].
Kiedy dokładnie wysyłane są SMS-y?
Potwierdzenie rezerwacji — od razu po utworzeniu wizyty. Pierwsze przypomnienie — domyślnie 24 godziny przed, konfigurowalne od 15 minut do 30 dni wcześniej. Drugie przypomnienie — niezależnie konfigurowalne. SMS z prośbą o opinię — w ciągu kilku lub kilkunastu minut po zamknięciu sprzedaży. Życzenia urodzinowe — automatycznie w dniu urodzin, jeśli klient ma ustawioną datę urodzenia.
Czy mogę wysłać SMS do grupy klientów jednorazowo?
Tak. W Timebox możesz wysłać jednorazową wiadomość SMS do wybranej grupy klientów — np. stałych klientów, nieaktywnych od kilku miesięcy, czy tych, którzy korzystali z konkretnej usługi. Szczegóły w artykule Program do wysyłania SMS do klientów.
Co, jeśli klient nie odpowiada TAK/NIE?
Brak odpowiedzi nie powoduje automatycznego anulowania wizyty — status rezerwacji pozostaje bez zmian. Dopiero świadoma odpowiedź odpowiednim słowem (domyślnie "NIE") wywołuje anulowanie. Jest to zabezpieczenie przed przypadkowym odwołaniem.
.article { color: #222; line-height: 1.6; font-size: 16px; }
.article strong { color: #222; font-weight: 600; font-style: italic; }
.article ul, .article ol { margin-left: 22px; padding-left: 0; }
.article li { margin-bottom: 6px; }
.article h2 { margin-top: 28px; }
.article h3 { margin-top: 20px; color: #444; }
.article .sms-box {
background: #f7f7f7;
border-left: 4px solid #5a8dee;
padding: 12px 14px;
margin: 16px 0;
border-radius: 4px;
font-family: monospace;
color: #222;
white-space: pre-line;
display: inline-block;
}
więcej
