Czas jest najważniejszym wymiarem funkcjonowania każdej firmy. Na filmie pokażemy, jak najszybciej utworzyć pierwszą rezerwację w kalendarzu.
Tworzenie rezerwacji (wizyty) z przypomnieniem SMS
Wybór daty i czasu: Kliknij na wybrany prostokąt w kalendarzu, aby określić datę i czas nowej rezerwacji.
Dodawanie rezerwacji: Po kliknięciu, otworzy się okienko, gdzie będziesz mógł dodać nową rezerwację.
Wprowadź dane klienta: Podaj niezbędne informacje, takie jak imię i nazwisko klienta oraz usługi, które mają być wykonane.
Wybór specjalisty: Wybierz specjalistę, który będzie odpowiedzialny za realizację usług.
Zaplanuj SMSy: Zaznacz opcje SMS, które chcesz zintegrować z rezerwacją, na przykład przypomnienie o wizycie lub informację o utworzonej rezerwacji.
Dodatkowe opcje rezerwacji
Serie rezerwacji: Masz możliwość utworzenia całej serii rezerwacji lub zarezerwowania określonego czasu jako wolnego.
Po zapisaniu, rezerwacja jest gotowa i zajmuje określony czas w terminarzu. Możesz monitorować jej status: gotowa, w realizacji, zakończona, anulowana lub "nie pojawił się".
.article ol.article li strong {
color:black
}
więcej
Kalendarz rezerwacji online to serce każdego systemu do zarządzania wizytami.
To w nim widzisz wszystkie rezerwacje, planujesz dzień i kontrolujesz dostępność pracowników.
W tym artykule pokażemy, jakie funkcje powinien mieć dobry kalendarz i jak wykorzystać je w codziennej pracy.
W tym artykule dowiesz się:
jakie widoki kalendarza są najbardziej przydatne,
jak szybko tworzyć i przenosić rezerwacje,
jak filtrować kalendarz po pracownikach,
jak działają statusy i kolory wizyt.
1. Czym jest kalendarz rezerwacji online?
Kalendarz rezerwacji online to elektroniczny terminarz, który pokazuje wszystkie wizyty
w Twojej firmie. W odróżnieniu od papierowego kalendarza:
Dostępny z każdego urządzenia – komputer, tablet, telefon
Aktualizowany w czasie rzeczywistym – zmiany widać natychmiast
Zintegrowany z rezerwacjami online – klienci rezerwują, a wizyty pojawiają się automatycznie
Połączony z SMS-ami – przypomnienia wysyłane są automatycznie
Bezpieczny – dane są backupowane, nie zgubisz rezerwacji
2. Widoki kalendarza – który wybrać?
Dobry system oferuje różne widoki kalendarza,
dopasowane do różnych potrzeb. W Timebox dostępne są 4 widoki:
Widok dzienny (1D)
Pokazuje szczegółowy plan jednego dnia. Idealny gdy:
Chcesz zobaczyć dokładnie, co dzieje się danego dnia
Masz wielu pracowników i potrzebujesz przejrzystości
Planujesz przerwy i przygotowania między wizytami
Widok 3-dniowy (3D)
Pokazuje dziś, jutro i pojutrze na jednym ekranie. Przydatny gdy:
Chcesz widzieć najbliższe dni bez przełączania
Klient pyta "czy jest coś wolnego w tym tygodniu?"
Planujesz krótkoterminowo
Widok tygodniowy (T)
Cały tydzień w pigułce. Dobry gdy:
Chcesz zobaczyć obłożenie całego tygodnia
Szukasz wolnych terminów w dłuższej perspektywie
Analizujesz, które dni są najbardziej zapełnione
Widok miesięczny (M)
Przegląd całego miesiąca. Używaj gdy:
Planujesz z dużym wyprzedzeniem
Sprawdzasz dni wolne i święta
Analizujesz trendy (np. które dni miesiąca są najpopularniejsze)
3. Tworzenie rezerwacji – szybko i wygodnie
W dobrym kalendarzu tworzenie rezerwacji
powinno być szybkie i intuicyjne. W Timebox działa to tak:
Metoda 1: Kliknięcie w kalendarz
Kliknij w wolne miejsce w kalendarzu (konkretna godzina i pracownik)
Wybierz klienta (lub dodaj nowego)
Wybierz usługę
Gotowe – rezerwacja utworzona
Czas: około 10 sekund
Metoda 2: Przycisk "Nowa rezerwacja"
Kliknij przycisk "Nowa rezerwacja"
Wybierz datę, godzinę, pracownika
Wybierz klienta i usługę
Zapisz
Obie metody prowadzą do tego samego efektu – wybierz tę, która Ci bardziej odpowiada.
Szczegóły: Jak utworzyć pierwszą rezerwację?
4. Drag & drop – przesuwanie wizyt
Jedna z najwygodniejszych funkcji kalendarza online. Klient dzwoni i mówi:
"Czy mogę przełożyć wizytę z piątku na sobotę?"
Jak to działa:
Znajdź rezerwację w kalendarzu
Chwyć ją myszką (lub palcem na tablecie)
Przeciągnij na nowy termin
Puść – gotowe
System automatycznie aktualizuje datę i godzinę. Jeśli masz włączone
powiadomienia SMS,
klient może otrzymać wiadomość o zmianie terminu.
Zmiana czasu trwania
Możesz też przeciągnąć dolną krawędź rezerwacji, aby wydłużyć lub skrócić czas wizyty.
Przydatne, gdy okazuje się, że usługa zajmie więcej lub mniej czasu.
5. Filtrowanie po pracownikach
Gdy masz kilku pracowników, filtrowanie widoku
pozwala skupić się na wybranej osobie.
Widok wszystkich pracowników
Domyślny widok pokazuje kolumny dla każdego pracownika obok siebie.
Widzisz od razu, kto ma wolne terminy, a kto jest zajęty.
Widok jednego pracownika
Kliknij na pracownika, aby zobaczyć tylko jego kalendarz.
Przydatne gdy:
Pracownik chce zobaczyć swój plan dnia
Chcesz skupić się na jednej osobie
Na małym ekranie (telefon) pełny widok jest nieczytelny
6. Statusy i kolory rezerwacji
Każda rezerwacja ma status, który widzisz na pierwszy rzut oka dzięki kolorom.
Pomaga to szybko zorientować się w sytuacji.
Typowe statusy:
Status
Co oznacza?
Niepotwierdzona
Klient jeszcze nie potwierdził wizyty
Potwierdzona
Klient potwierdził (SMS-em lub telefonicznie)
W trakcie
Wizyta właśnie się odbywa
Zakończona
Wizyta zakończona, do rozliczenia
Rozliczona
Wizyta opłacona
Anulowana
Klient odwołał wizytę
No-show
Klient nie przyszedł bez odwoływania
Dzięki dwukierunkowej komunikacji SMS
statusy mogą zmieniać się automatycznie – klient odpowiada "TAK" i rezerwacja staje się potwierdzona.
7. Integracja z rezerwacjami online
Kalendarz online to nie tylko narzędzie dla Ciebie – to także sposób na przyjmowanie rezerwacji od klientów.
Jak to działa?
Konfigurujesz publiczną stronę rezerwacji
Klient wchodzi na Twoją stronę (np. twojsalon.timego.pl)
Widzi dostępne terminy i wybiera usługę, pracownika, datę
Potwierdza rezerwację
Wizyta automatycznie pojawia się w Twoim kalendarzu
Korzyść: Nie musisz odbierać telefonu – klienci rezerwują sami, 24/7.
A Ty widzisz wszystkie rezerwacje w jednym miejscu.
Synchronizacja w czasie rzeczywistym
Gdy klient zarezerwuje termin online, od razu jest on zablokowany w kalendarzu.
Nie ma ryzyka podwójnej rezerwacji.
8. Grafik pracowników w kalendarzu
Kalendarz automatycznie uwzględnia godziny pracy pracowników
i dni wolne.
Co to oznacza w praktyce?
Nie możesz utworzyć rezerwacji, gdy pracownik nie pracuje
Klienci rezerwujący online nie widzą niedostępnych terminów
Urlopy i nieobecności są widoczne w kalendarzu
Szczegóły: Grafik pracowników i filtrowanie widoku kalendarza
9. Kalendarz na różnych urządzeniach
Dobry kalendarz rezerwacji online powinien działać na każdym urządzeniu:
Komputer
Pełny widok z wszystkimi funkcjami. Najwygodniejszy do codziennej pracy
w recepcji lub przy stanowisku.
Tablet
Mobilność z dużym ekranem. Idealny do noszenia po salonie
i pokazywania klientom dostępnych terminów.
Telefon
Sprawdzanie rezerwacji w drodze do pracy lub w wolnej chwili.
Widok uproszczony, ale wszystkie kluczowe informacje dostępne.
10. Praktyczne scenariusze użycia
Scenariusz 1: Poranny przegląd dnia
Otwierasz kalendarz w widoku dziennym
Widzisz wszystkie dzisiejsze rezerwacje
Sprawdzasz, które są potwierdzone (zielony status)
Przygotowujesz się do pierwszej wizyty
Scenariusz 2: Klient dzwoni umówić się
Otwierasz widok tygodniowy
Widzisz wolne terminy u wszystkich pracowników
Proponujesz klientowi dostępne opcje
Klikasz w wybrany termin i tworzysz rezerwację
Scenariusz 3: Przełożenie wizyty
Znajdujesz rezerwację w kalendarzu
Przeciągasz ją na nowy termin (drag & drop)
System wysyła SMS z nową datą
Gotowe w 5 sekund
Scenariusz 4: Sprawdzenie obłożenia
Otwierasz widok miesięczny
Widzisz, które dni są pełne, a które mają wolne terminy
Planujesz promocje na słabsze dni
11. Podsumowanie
Kalendarz rezerwacji online to fundament nowoczesnego zarządzania wizytami. Dobry kalendarz oferuje:
Różne widoki – dzień, tydzień, miesiąc – dopasowane do potrzeb
Szybkie tworzenie rezerwacji – kliknięcie w kalendarz lub przycisk
Drag & drop – przesuwanie wizyt jednym ruchem
Filtrowanie – widok wszystkich lub wybranego pracownika
Statusy i kolory – szybka orientacja w sytuacji
Integrację z rezerwacjami online – klienci rezerwują, wizyty pojawiają się automatycznie
Działanie na każdym urządzeniu – komputer, tablet, telefon
12. Co dalej?
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu kalendarzem:
Widoki kalendarza – jak efektywnie przeglądać rezerwacje
Tworzenie i zarządzanie rezerwacjami w kalendarzu
Grafik pracowników i filtrowanie widoku kalendarza
Jak utworzyć pierwszą rezerwację?
Publiczna strona rezerwacji – jak pozyskiwać klientów 24/7
Przypomnienia o rezerwacjach – jak ustawić czas i częstotliwość
.article {
color: #222;
line-height: 1.7;
font-size: 16px;
}
.article strong {
color: #222;
font-weight: 600;
font-style: italic;
}
.article ul,
.article ol {
margin-left: 22px;
padding-left: 0;
}
.article li {
margin-bottom: 6px;
}
.article h2 {
margin-top: 32px;
margin-bottom: 16px;
color: #222;
}
.article h3 {
margin-top: 24px;
margin-bottom: 12px;
color: #222;
font-size: 18px;
}
.article table {
font-size: 15px;
}
.article a {
color: #5a8dee;
text-decoration: none;
}
.article a:hover {
text-decoration: underline;
}
.article .example-box {
background: #f7f7f7;
border-left: 4px solid #5a8dee;
padding: 12px 14px;
margin: 16px 0;
border-radius: 4px;
font-family: monospace;
color: #222;
white-space: pre-line;
display: inline-block;
}
więcej
Prowadzisz firmę usługową i szukasz terminarza do zapisywania wizyt klientów?
Masz do wyboru kilka opcji: papierowy zeszyt, arkusz Excel lub dedykowaną aplikację.
W tym artykule porównujemy te rozwiązania i podpowiadamy, które sprawdzi się najlepiej.
W tym artykule dowiesz się:
jakie są wady i zalety różnych rozwiązań,
kiedy Excel wystarczy, a kiedy potrzebujesz aplikacji,
co daje dedykowany terminarz online,
jak przejść z zeszytu lub Excela na aplikację.
1. Trzy sposoby na terminarz wizyt
Firmy usługowe najczęściej korzystają z jednego z trzech rozwiązań:
Opcja 1: Papierowy zeszyt lub kalendarz
Klasyka. Wiele salonów i gabinetów wciąż używa papierowego zeszytu.
Jest prosty, nie wymaga prądu ani internetu.
Opcja 2: Arkusz Excel lub Google Sheets
Krok dalej. Elektroniczny arkusz pozwala tworzyć tabelki z klientami i terminami.
Można go udostępniać i edytować z różnych urządzeń.
Opcja 3: Dedykowana aplikacja do rezerwacji
Profesjonalne rozwiązanie. System stworzony specjalnie do zarządzania wizytami,
z kalendarzem, SMS-ami, rezerwacjami online i bazą klientów.
2. Papierowy zeszyt – wady i zalety
Zalety:
Prosty – nie wymaga nauki
Tani – koszt to kilkanaście złotych rocznie
Niezależny – działa bez prądu i internetu
Namacalny – niektórzy wolą pisać ręcznie
Wady:
Brak historii klienta – nie pamiętasz, co robiłeś ostatnio
Chaos przy zmianach – przekreślenia, nieczytelne poprawki
Brak SMS-ów – musisz dzwonić i przypominać ręcznie
Brak rezerwacji online – klienci muszą dzwonić
Ryzyko zgubienia – zalanie, pożar, kradzież = strata danych
Brak raportów – nie wiesz ile zarobiłeś bez ręcznego liczenia
Jeden egzemplarz – tylko jedna osoba może korzystać naraz
3. Excel / Google Sheets – wady i zalety
Zalety:
Darmowy – Google Sheets jest bezpłatny
Elastyczny – tworzysz własne tabelki i formuły
Dostępny z wielu urządzeń – komputer, telefon, tablet
Udostępniany – kilka osób może edytować jednocześnie
Kopie zapasowe – dane są w chmurze
Wady:
Brak SMS-ów – nie wyślesz przypomnień automatycznie
Brak rezerwacji online – klienci nie mogą rezerwować sami
Ręczne prowadzenie – musisz sam wpisywać wszystko
Brak widoku kalendarza – to tabela, nie kalendarz
Brak historii klienta – musisz sam szukać w arkuszu
Ryzyko błędów – łatwo nadpisać lub usunąć dane
Brak integracji – osobno klienci, osobno wizyty, osobno finanse
Kiedy Excel wystarczy?
Excel może być dobrym rozwiązaniem, jeśli:
Masz bardzo mało klientów (do 20-30 miesięcznie)
Pracujesz sam i nie potrzebujesz grafiku
Nie przeszkadza Ci ręczne wpisywanie wszystkiego
Nie zależy Ci na SMS-ach i rezerwacjach online
4. Dedykowana aplikacja – co daje?
Aplikacja do zapisywania wizyt klientów to system stworzony specjalnie do tego celu.
Oto co oferuje w porównaniu z Excelem:
Funkcja
Excel
Aplikacja (Timebox)
Widok kalendarza
Trzeba zrobić samemu
Gotowy (dzień, tydzień, miesiąc)
Przypomnienia SMS
Brak
Automatyczne
Rezerwacje online
Brak
Tak, 24/7
Historia klienta
Ręczne szukanie
Automatyczna, jeden klik
Grafik pracowników
Osobny arkusz
Zintegrowany
Raporty
Trzeba zrobić formuły
Gotowe, automatyczne
Tworzenie rezerwacji
Ręczne wpisywanie
Kliknięcie w kalendarz
Przenoszenie wizyt
Kopiuj-wklej
Drag & drop
5. Kluczowe funkcje terminarza online
Dobry terminarz do zapisywania wizyt powinien mieć:
Przejrzysty kalendarz
Widok kalendarza
pokazuje wszystkie rezerwacje w czytelny sposób. Widzisz kto, kiedy i na jaką usługę jest umówiony.
Historia klienta
Klikasz w klienta i widzisz wszystkie jego wizyty. Możesz
podpowiedzieć ostatnią wizytę
przy tworzeniu nowej rezerwacji.
Przypomnienia SMS
Automatyczne SMS-y
przed wizytą zmniejszają no-show. Klient dostaje wiadomość i pamięta o wizycie.
Rezerwacje online
Strona rezerwacji
pozwala klientom zapisywać się samodzielnie, 24/7. Nie musisz odbierać telefonu.
Grafik pracowników
Godziny pracy i
dni wolne każdego pracownika.
System automatycznie blokuje niedostępne terminy.
6. Ile czasu zaoszczędzisz?
Przejście z Excela lub zeszytu na dedykowaną aplikację oszczędza czas na wielu płaszczyznach:
Telefony – do 1 godziny dziennie
Średni salon odbiera 15-30 telefonów dziennie w sprawie rezerwacji.
Każdy trwa 2-3 minuty. Z rezerwacjami online klienci umawiają się sami.
Przypomnienia – 15-30 minut dziennie
Ręczne dzwonienie do klientów przed wizytą. Z SMS-ami system robi to automatycznie.
Szukanie historii – 5-10 minut na klienta
W Excelu musisz przeszukiwać arkusze. W aplikacji klikasz w klienta i widzisz wszystko.
Raporty – 1-2 godziny miesięcznie
Ręczne sumowanie przychodów i liczenie wizyt. W aplikacji raporty generują się automatycznie.
7. Ile kosztuje no-show?
Jedną z największych różnic między Excelem a aplikacją są przypomnienia SMS.
Zobaczmy, ile kosztuje brak przypomnień:
Przykład:
Średnia cena wizyty: 100 zł
Bez przypomnień: 10% no-show = 10 straconych wizyt miesięcznie
Strata: 10 × 100 zł = 1000 zł miesięcznie
Z przypomnieniami SMS:
Koszt SMS-a: ~0,10 zł
100 wizyt × 0,10 zł = 10 zł miesięcznie na SMS-y
Redukcja no-show o 30-40% = 3-4 uratowane wizyty
Zysk: 300-400 zł przy koszcie 10 zł
Więcej o SMS-ach: Jak uruchomić powiadomienia SMS?
8. Porównanie kosztów
Rozwiązanie
Koszt
Ukryte straty
Zeszyt
~20 zł/rok
No-show, czas na telefony
Excel/Google Sheets
0 zł
No-show, czas na telefony, ręczna praca
Aplikacja (Timebox)
Stała opłata + SMS-y
Minimalne (mniej no-show, więcej czasu)
9. Jak przejść z Excela na aplikację?
Przejście jest prostsze niż myślisz:
Krok 1: Załóż konto testowe
Większość aplikacji oferuje darmowy trial. W Timebox masz 14 dni na przetestowanie wszystkich funkcji.
Szczegóły: Timebox.pl – Jak zacząć?
Krok 2: Dodaj usługi i pracowników
Utwórz listę usług z cenami i czasami trwania.
Dodaj pracowników z godzinami pracy.
Krok 3: Zacznij zapisywać nowe wizyty w aplikacji
Nie musisz przenosić starych danych. Po prostu od dziś używaj nowego systemu.
Stary Excel zostaw jako archiwum.
Krok 4: Włącz rezerwacje online i SMS-y
Skonfiguruj stronę rezerwacji
i powiadomienia SMS.
Krok 5: Poinformuj klientów
Udostępnij link do rezerwacji online na stronie, w social mediach, w wizytówce Google.
Klienci szybko przyzwyczają się do nowego sposobu umawiania.
10. Kiedy warto przejść na aplikację?
Dedykowana aplikacja do zapisywania wizyt opłaca się, gdy:
Masz więcej niż 30-50 wizyt miesięcznie – Excel staje się niewygodny
No-show to problem – przypomnienia SMS zmniejszają straty
Tracisz czas na telefony – rezerwacje online oszczędzają godziny
Chcesz znać historię klientów – karta klienta z jednym kliknięciem
Masz pracowników – grafiki, prowizje, widok zespołu
Potrzebujesz raportów – automatyczne, bez ręcznego liczenia
11. Podsumowanie
Porównanie trzech rozwiązań:
Aspekt
Zeszyt
Excel
Aplikacja
Koszt
Minimalny
Zero
Stała opłata
Kalendarz
Papierowy
Tabela
Pełny, interaktywny
SMS-y
Brak
Brak
Automatyczne
Rezerwacje online
Brak
Brak
Tak
Historia klienta
Brak
Ręczna
Automatyczna
Dla kogo?
Hobby
Mała firma
Każda firma usługowa
Rekomendacja: Jeśli masz więcej niż kilkanaście wizyt tygodniowo,
dedykowana aplikacja szybko się zwróci. Zacznij od darmowego trialu i przekonaj się sam.
12. Co dalej?
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu wizytami:
Timebox.pl – Jak zacząć?
Jak utworzyć pierwszą rezerwację?
Widoki kalendarza – jak efektywnie przeglądać rezerwacje
Jak uruchomić powiadomienia SMS?
Publiczna strona rezerwacji – jak pozyskiwać klientów 24/7
Jak ustawić podpowiadanie ostatniej wizyty klienta?
.article {
color: #222;
line-height: 1.7;
font-size: 16px;
}
.article strong {
color: #222;
font-weight: 600;
font-style: italic;
}
.article ul,
.article ol {
margin-left: 22px;
padding-left: 0;
}
.article li {
margin-bottom: 6px;
}
.article h2 {
margin-top: 32px;
margin-bottom: 16px;
color: #222;
}
.article h3 {
margin-top: 24px;
margin-bottom: 12px;
color: #222;
font-size: 18px;
}
.article table {
font-size: 15px;
}
.article a {
color: #5a8dee;
text-decoration: none;
}
.article a:hover {
text-decoration: underline;
}
.article .example-box {
background: #f7f7f7;
border-left: 4px solid #5a8dee;
padding: 12px 14px;
margin: 16px 0;
border-radius: 4px;
font-family: monospace;
color: #222;
white-space: pre-line;
display: inline-block;
}
więcej
Kalendarz online dla firm to narzędzie, które pozwala zarządzać rezerwacjami, grafikami pracowników
i wizytami klientów z dowolnego urządzenia. W tym artykule wyjaśniamy, dla jakich firm sprawdzi się
kalendarz online i jak go wdrożyć.
W tym artykule dowiesz się:
czym różni się kalendarz online od tradycyjnego,
dla jakich firm jest przeznaczony,
jakie funkcje powinien mieć,
jak wdrożyć kalendarz w swojej firmie.
1. Czym jest kalendarz online dla firm?
Kalendarz online dla firm to elektroniczny system do zarządzania terminami, dostępny przez przeglądarkę
lub aplikację. W odróżnieniu od kalendarza Google czy Outlook, jest stworzony specjalnie do obsługi
rezerwacji klientów i grafików pracowników.
Różnice między kalendarzem prywatnym a firmowym:
Funkcja
Kalendarz prywatny
Kalendarz firmowy
Rezerwacje klientów
Ręczne wpisy
Dedykowany system
Rezerwacje online
Brak
Tak – klienci rezerwują sami
SMS przypomnienia
Brak
Automatyczne
Grafik wielu pracowników
Trudne
Wbudowane
Baza klientów
Brak
Zintegrowana
Raporty
Brak
Automatyczne
2. Dla jakich firm jest kalendarz online?
Kalendarz online sprawdza się w każdej firmie, która:
Przyjmuje klientów na umówione wizyty
Ma jednego lub więcej pracowników
Chce zmniejszyć liczbę telefonów
Potrzebuje przypominać klientom o wizytach
Przykładowe branże:
Branża
Przykłady
Beauty
Salony fryzjerskie, gabinety kosmetyczne, paznokcie
Zdrowie
Fizjoterapia, masaż, rehabilitacja
Fitness
Trenerzy personalni, studia jogi, pilates
Usługi
Warsztaty samochodowe, serwisy, szkolenia
Konsultacje
Doradztwo, coaching, psychologia
3. Kluczowe funkcje kalendarza online
Dobry kalendarz online dla firm powinien oferować:
Przejrzyste widoki kalendarza
Różne widoki – dzień, tydzień, miesiąc –
pozwalają dopasować widok do potrzeb. Widzisz wszystkich pracowników obok siebie.
Grafik pracowników
Godziny pracy każdego pracownika,
dni wolne, urlopy. System automatycznie blokuje
niedostępne terminy.
Rezerwacje online
Strona rezerwacji
dla klientów. Mogą zapisywać się 24/7 bez dzwonienia. Rezerwacje automatycznie pojawiają się w kalendarzu.
Przypomnienia SMS
Automatyczne SMS-y
przed wizytą zmniejszają no-show o 20-40%.
Baza klientów
Każdy klient ma swoją kartę z historią wizyt i notatkami.
Podpowiadanie ostatniej wizyty
ułatwia obsługę.
Dostęp z wielu urządzeń
Kalendarz działa na komputerze, tablecie i telefonie. Możesz sprawdzić rezerwacje z dowolnego miejsca.
4. Ile czasu zaoszczędzisz?
Kalendarz online oszczędza czas na kilku płaszczyznach:
Telefony – do 1 godziny dziennie
Średnia firma usługowa odbiera 15-30 telefonów dziennie w sprawie rezerwacji.
Z rezerwacjami online klienci umawiają się sami.
Przypomnienia – 15-30 minut dziennie
Ręczne dzwonienie do klientów przed wizytą. Z SMS-ami system robi to automatycznie.
Planowanie grafików – 1-2 godziny tygodniowo
Sprawdzanie dostępności pracowników, ręczne blokowanie terminów.
System robi to automatycznie na podstawie grafiku.
Raporty – 1-2 godziny miesięcznie
Ręczne sumowanie przychodów i liczenie wizyt. W kalendarzu online raporty generują się automatycznie.
5. Ile kosztuje kalendarz online?
Kalendarze online działają w różnych modelach cenowych:
Model 1: Stała opłata miesięczna
Płacisz stałą kwotę niezależnie od liczby rezerwacji. Im więcej klientów, tym bardziej się opłaca.
Brak prowizji od wizyt.
Model 2: Prowizja od rezerwacji
"Darmowy" kalendarz, ale płacisz procent od każdej wizyty (5-15%).
Przy 100 wizytach × 100 zł × 10% = 1000 zł miesięcznie.
Model 3: Freemium
Podstawowa wersja za darmo, ale z ograniczeniami (limit klientów, brak SMS-ów, reklamy).
Więcej o modelach cenowych:
Timebox a marketplace – dwa różne podejścia
6. Jak wdrożyć kalendarz online?
Wdrożenie kalendarza online to kilka prostych kroków:
Krok 1: Załóż konto
Rejestracja zajmuje 2-3 minuty. W Timebox masz 14-dniowy darmowy trial.
Szczegóły: Timebox.pl – Jak zacząć?
Krok 2: Dodaj usługi
Utwórz listę usług z cenami i czasami trwania.
Możesz dodać warianty (np. krótkie/długie włosy).
Krok 3: Dodaj pracowników
Dodaj pracowników z ich
godzinami pracy.
Możesz też ustawić ograniczone uprawnienia.
Krok 4: Skonfiguruj rezerwacje online
Ustaw adres strony rezerwacji (np. twojafirma.timego.pl).
Wybierz, które usługi i pracownicy są dostępni online.
Krok 5: Włącz SMS-y
Włącz powiadomienia SMS,
kup pakiet wiadomości, ustaw harmonogram przypomnień.
Krok 6: Poinformuj klientów
Udostępnij link do rezerwacji na stronie, w social mediach, w wizytówce Google.
Klienci szybko przyzwyczają się do nowego sposobu umawiania.
7. Kalendarz online a zespół
Jeśli masz pracowników, kalendarz online daje dodatkowe korzyści:
Widok na cały zespół
Grafik pracowników
pokazuje wszystkich obok siebie. Widzisz od razu, kto ma wolne terminy.
Automatyczne blokowanie terminów
Gdy pracownik ma dzień wolny lub urlop, system automatycznie blokuje jego kalendarz.
Klienci nie mogą zarezerwować niedostępnego terminu.
Uprawnienia
Możesz dać pracownikom dostęp tylko do ich własnego kalendarza.
Ograniczone uprawnienia
chronią dane firmy.
Prowizje
System może automatycznie liczyć prowizje pracowników na podstawie wykonanych usług.
8. Typowe scenariusze użycia
Scenariusz 1: Jednoosobowa firma
Kalendarz na telefonie – sprawdzasz rezerwacje w drodze
Rezerwacje online – klienci umawiają się sami, nawet gdy pracujesz
SMS przypomnienia – mniej no-show bez wysiłku
Scenariusz 2: Mały zespół (2-5 osób)
Widok na wszystkich pracowników
Każdy widzi swój grafik
Wspólna baza klientów
Raporty dla właściciela
Scenariusz 3: Kilka lokalizacji
Jeden system dla wszystkich obiektów
Klienci wybierają lokalizację przy rezerwacji
Wspólne raporty i statystyki
9. Timebox – kalendarz online dla firm usługowych
Timebox oferuje kompletny kalendarz online z funkcjami:
Funkcja
Opis
Kalendarz
Widoki dzień/3 dni/tydzień/miesiąc, drag & drop
Rezerwacje online
Własna strona (twojafirma.timego.pl), bez prowizji
SMS-y
Przypomnienia, potwierdzenia TAK/NIE, urodziny
Pracownicy
Grafiki, urlopy, prowizje, uprawnienia
Klienci
Baza klientów, historia, notatki, grupy
Usługi
Warianty, grupy cenowe
Raporty
Przychody, sprzedaż, prowizje
Wieloobiektowość
Kilka lokalizacji na jednym koncie
Model cenowy: Stała opłata miesięczna, bez prowizji, bez limitu rezerwacji.
10. Podsumowanie
Kalendarz online dla firm to narzędzie, które:
Oszczędza czas – mniej telefonów, automatyczne przypomnienia
Zmniejsza no-show – SMS-y przypominające o wizytach
Daje dostęp z każdego miejsca – komputer, tablet, telefon
Organizuje pracę zespołu – grafiki, uprawnienia, prowizje
Buduje bazę klientów – historia wizyt, notatki
Wdrożenie jest proste i zajmuje kilka godzin. Zacznij od darmowego trialu i przekonaj się sam.
11. Co dalej?
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu kalendarzem:
Timebox.pl – Jak zacząć?
Widoki kalendarza – jak efektywnie przeglądać rezerwacje
Tworzenie i zarządzanie rezerwacjami w kalendarzu
Grafik pracowników i filtrowanie widoku kalendarza
Publiczna strona rezerwacji – jak pozyskiwać klientów 24/7
Jak uruchomić powiadomienia SMS?
.article {
color: #222;
line-height: 1.7;
font-size: 16px;
}
.article strong {
color: #222;
font-weight: 600;
font-style: italic;
}
.article ul,
.article ol {
margin-left: 22px;
padding-left: 0;
}
.article li {
margin-bottom: 6px;
}
.article h2 {
margin-top: 32px;
margin-bottom: 16px;
color: #222;
}
.article h3 {
margin-top: 24px;
margin-bottom: 12px;
color: #222;
font-size: 18px;
}
.article table {
font-size: 15px;
}
.article a {
color: #5a8dee;
text-decoration: none;
}
.article a:hover {
text-decoration: underline;
}
.article .example-box {
background: #f7f7f7;
border-left: 4px solid #5a8dee;
padding: 12px 14px;
margin: 16px 0;
border-radius: 4px;
font-family: monospace;
color: #222;
white-space: pre-line;
display: inline-block;
}
więcej
Papierowy terminarz towarzyszył firmom usługowym przez dziesięciolecia.
Dziś elektroniczny terminarz oferuje wszystko to, co papierowy, plus wiele więcej:
dostęp z każdego urządzenia, automatyczne przypomnienia i rezerwacje online.
W tym artykule pokazujemy, jak przejść z papieru na elektronikę.
W tym artykule dowiesz się:
czym różni się elektroniczny terminarz od papierowego,
jakie korzyści daje przejście na cyfrowy kalendarz,
jak wygląda codzienna praca z elektronicznym terminarzem,
jak przenieść się z papieru na elektronikę.
1. Papierowy terminarz – dlaczego już nie wystarcza?
Papierowy zeszyt lub kalendarz ma swoje zalety: jest prosty, tani i nie wymaga prądu.
Ale w nowoczesnym biznesie ma też poważne ograniczenia:
Problemy z papierowym terminarzem:
Brak kopii zapasowej – zgubisz, zalejesz, spalisz – tracisz wszystko
Jeden egzemplarz – tylko jedna osoba może korzystać naraz
Brak SMS-ów – musisz dzwonić i przypominać ręcznie
Brak rezerwacji online – klienci muszą dzwonić
Chaos przy zmianach – przekreślenia, nieczytelne poprawki
Brak historii klienta – nie pamiętasz, co robiłeś ostatnio
Ręczne liczenie – nie wiesz ile zarobiłeś bez sumowania
2. Elektroniczny terminarz – co to jest?
Elektroniczny terminarz to cyfrowy kalendarz dostępny przez przeglądarkę internetową
lub aplikację. W odróżnieniu od kalendarza Google, jest stworzony specjalnie
do zarządzania wizytami klientów.
Kluczowe cechy:
Dostęp z każdego urządzenia – komputer, tablet, telefon
Aktualizacja w czasie rzeczywistym – zmiany widać natychmiast
Automatyczne kopie zapasowe – dane bezpieczne w chmurze
Wiele osób naraz – zespół może korzystać jednocześnie
Integracja z SMS – automatyczne przypomnienia
Rezerwacje online – klienci umawiają się sami
3. Porównanie: papier vs. elektronika
Aspekt
Papierowy terminarz
Elektroniczny terminarz
Dostęp
Tylko fizycznie przy zeszycie
Z każdego urządzenia, wszędzie
Kopie zapasowe
Brak (lub ręczne przepisywanie)
Automatyczne, w chmurze
Przypomnienia SMS
Brak
Automatyczne
Rezerwacje online
Brak
Tak, 24/7
Zmiany terminów
Przekreślanie, chaos
Przeciągnij i upuść
Historia klienta
Brak lub osobne notatki
Automatyczna, pełna
Raporty
Ręczne liczenie
Automatyczne
Praca zespołowa
Trudna
Wbudowana
4. Korzyści z elektronicznego terminarza
Dostęp z każdego miejsca
Sprawdzasz rezerwacje w drodze do pracy. Umawiasz klienta będąc w domu.
Nie musisz wracać do biura, żeby zajrzeć do kalendarza.
Nigdy nie stracisz danych
Dane są przechowywane w chmurze. Nawet jeśli zgubisz telefon lub zepsuje się komputer,
rezerwacje są bezpieczne. Wystarczy zalogować się z innego urządzenia.
Automatyczne przypomnienia
SMS-y przypominające
wysyłane automatycznie przed wizytą. Mniej no-show, więcej przychodów.
Klienci rezerwują sami
Rezerwacje online
24/7. Nie musisz odbierać telefonu – klient sam wybiera termin.
Historia każdego klienta
Pełna historia wizyt
dostępna jednym kliknięciem. Wiesz, co robiłeś ostatnim razem.
Łatwe zmiany terminów
Klient chce przełożyć wizytę? Przeciągasz ją myszką na nowy termin.
Żadnych przekreśleń i nieczytelnych poprawek.
5. Jak wygląda praca z elektronicznym terminarzem?
Scenariusz: Poranny przegląd
Otwierasz terminarz na telefonie lub komputerze
Widzisz wszystkie dzisiejsze wizyty
Sprawdzasz, które są potwierdzone
Klikasz w klienta, widzisz notatki z ostatniej wizyty
Jesteś przygotowany zanim klient wejdzie
Scenariusz: Klient dzwoni umówić się
Otwierasz kalendarz tygodniowy
Widzisz wolne terminy
Klikasz w wybrany termin
Wybierasz klienta i usługę
Gotowe – rezerwacja w 10 sekund
Scenariusz: Przełożenie wizyty
Znajdujesz wizytę w kalendarzu
Chwytasz ją myszką
Przeciągasz na nowy termin
System wysyła SMS z nową datą
Cała operacja trwa 5 sekund
6. Widoki elektronicznego terminarza
Dobry elektroniczny terminarz oferuje różne widoki:
Widok dzienny
Szczegółowy plan jednego dnia. Idealne do codziennej pracy.
Widok 3-dniowy
Dziś, jutro i pojutrze. Dobre do krótkiego planowania.
Widok tygodniowy
Cały tydzień w pigułce. Świetne do szukania wolnych terminów.
Widok miesięczny
Przegląd całego miesiąca. Do planowania z wyprzedzeniem.
7. Elektroniczny terminarz na różnych urządzeniach
Komputer
Pełny widok z wszystkimi funkcjami. Najwygodniejszy w recepcji lub biurze.
Duży ekran pozwala widzieć wielu pracowników naraz.
Tablet
Mobilność z dużym ekranem. Idealny do noszenia po salonie.
Możesz pokazać klientowi dostępne terminy.
Telefon
Zawsze przy sobie. Sprawdzasz rezerwacje w drodze do pracy,
umawiasz klienta podczas rozmowy telefonicznej.
8. Jak przejść z papieru na elektronikę?
Przejście jest prostsze niż myślisz:
Krok 1: Załóż konto
Rejestracja zajmuje 2-3 minuty.
Masz 14-dniowy darmowy trial.
Krok 2: Dodaj usługi i pracowników
Utwórz listę usług.
Dodaj pracowników z
godzinami pracy.
Krok 3: Zacznij używać od dziś
Nie musisz przepisywać starych rezerwacji. Po prostu od dziś wpisuj nowe
w elektronicznym terminarzu. Stary papierowy zostaw jako archiwum.
Krok 4: Włącz dodatkowe funkcje
Skonfiguruj rezerwacje online
i powiadomienia SMS.
Krok 5: Poinformuj klientów
Udostępnij link do rezerwacji online. Klienci szybko się przyzwyczają.
9. Obawy przy zmianie – czy słuszne?
"Nie umiem obsługiwać komputerów"
Nowoczesne elektroniczne terminarze są proste. Jeśli umiesz korzystać
z Facebook lub WhatsApp, poradzisz sobie.
"Co jak nie będzie internetu?"
W dzisiejszych czasach internet mobilny jest wszędzie. A nawet bez niego
możesz dzwonić do klientów – ich numery masz w telefonie.
"Wolę pisać ręcznie"
Rozumiemy przyzwyczajenia. Ale korzyści (SMS, rezerwacje online, backup)
znacznie przewyższają satysfakcję z pisania.
"To pewnie drogie"
Stała miesięczna opłata to mniej niż koszt jednego no-show.
A SMS-y kosztują kilkanaście groszy.
10. Timebox jako elektroniczny terminarz
Timebox oferuje kompletny elektroniczny terminarz:
Funkcja
Opis
Kalendarz
Widoki dzień/tydzień/miesiąc, drag & drop
Dostęp
Komputer, tablet, telefon
Backup
Automatyczny, w chmurze
SMS
Przypomnienia, potwierdzenia
Rezerwacje online
Własna strona 24/7
Historia klientów
Automatyczna, z notatkami
Raporty
Przychody, sprzedaż, prowizje
11. Podsumowanie
Elektroniczny terminarz to:
Dostęp z każdego urządzenia – komputer, tablet, telefon
Bezpieczeństwo danych – automatyczne kopie zapasowe
Automatyzacja – SMS-y, rezerwacje online
Historia klientów – pełna, dostępna jednym kliknięciem
Łatwe zmiany – przeciągnij i upuść zamiast przekreślać
Praca zespołowa – wiele osób może korzystać naraz
Przejście z papieru na elektronikę to jeden z najlepszych kroków,
jakie możesz zrobić dla swojej firmy usługowej.
12. Co dalej?
Jeśli chcesz zacząć korzystać z elektronicznego terminarza:
Timebox.pl – Jak zacząć?
Widoki kalendarza – jak efektywnie przeglądać rezerwacje
Tworzenie i zarządzanie rezerwacjami
Jak utworzyć pierwszą rezerwację?
Jak uruchomić powiadomienia SMS?
Publiczna strona rezerwacji
.article {
color: #222;
line-height: 1.7;
font-size: 16px;
}
.article strong {
color: #222;
font-weight: 600;
font-style: italic;
}
.article ul,
.article ol {
margin-left: 22px;
padding-left: 0;
}
.article li {
margin-bottom: 6px;
}
.article h2 {
margin-top: 32px;
margin-bottom: 16px;
color: #222;
}
.article h3 {
margin-top: 24px;
margin-bottom: 12px;
color: #222;
font-size: 18px;
}
.article table {
font-size: 15px;
}
.article a {
color: #5a8dee;
text-decoration: none;
}
.article a:hover {
text-decoration: underline;
}
.article .example-box {
background: #f7f7f7;
border-left: 4px solid #5a8dee;
padding: 12px 14px;
margin: 16px 0;
border-radius: 4px;
font-family: monospace;
color: #222;
white-space: pre-line;
display: inline-block;
}
więcej
