Aplikacja do zapisywania klientów to niezbędne narzędzie dla każdej firmy usługowej. Pozwala gromadzić dane kontaktowe, historię wizyt i notatki w jednym miejscu. W tym artykule wyjaśniamy, co powinna mieć dobra aplikacja i jak ją wybrać.
W tym artykule dowiesz się:
Baza klientów to jedno z najcenniejszych zasobów firmy usługowej:
Dobra aplikacja powinna przechowywać:
Karta klienta to widok wszystkich informacji o jednej osobie. W Timebox zawiera:
| Sekcja | Co zawiera? |
|---|---|
| Dane kontaktowe | Imię, nazwisko, telefon, email |
| Historia wizyt | Lista wszystkich rezerwacji z datami i usługami |
| Notatki | Twoje uwagi o kliencie |
| Bony | Aktywne vouchery i ich historia |
| Dokumenty | Faktury, paragony |
| Statystyki | Liczba wizyt, suma wydatków |
Historia wizyt to jedna z najważniejszych funkcji. Pozwala:
"Pani Aniu, ostatnio robiłyśmy balayage w odcieniu 7.1, powtarzamy?" Taka informacja buduje relację i pokazuje profesjonalizm.
"Uwaga: klientka ma alergię na składnik X" – notatka widoczna przy tworzeniu rezerwacji.
Przy tworzeniu nowej rezerwacji system może podpowiedzieć usługi z ostatniej wizyty. Oszczędza to czas i zmniejsza ryzyko pomyłki.
Widzisz, jak często klient przychodzi, jakie usługi wybiera, ile wydaje.
Podział klientów na grupy pozwala lepiej zarządzać komunikacją i marketingiem:
| Grupa | Kryteria | Co robić? |
|---|---|---|
| VIP | Często przychodzą, dużo wydają | Specjalne promocje, priorytetowe terminy |
| Nowi | Pierwsza wizyta | Powitanie, oferta na drugą wizytę |
| Nieaktywni | Nie byli > 3 miesiące | SMS reaktywacyjny z rabatem |
| Stali | Regularnie przychodzą | Program lojalnościowy |
Notatki to miejsce na informacje, które nie pasują do standardowych pól:
Notatki są widoczne przy tworzeniu rezerwacji i na karcie klienta. Możesz je przeczytać przed wizytą i być przygotowany.
Przechowując dane klientów, musisz przestrzegać przepisów RODO:
Przy dużej bazie klientów szybkie wyszukiwanie jest kluczowe:
Gdy tworzysz rezerwację, system podpowiada klientów na podstawie wpisywanych liter. Wystarczy wpisać "Kow" żeby zobaczyć "Kowalska Anna", "Kowalski Jan" itd.
Wiele firm zapisuje klientów w Excelu. Oto porównanie:
| Funkcja | Excel | Aplikacja (Timebox) |
|---|---|---|
| Historia wizyt | Ręczne wpisywanie | Automatycznie |
| Wyszukiwanie | Ctrl+F | Natychmiastowe podpowiedzi |
| SMS do klienta | Kopiuj numer, otwórz telefon | Jedno kliknięcie |
| Grupy klientów | Osobne arkusze | Wbudowane |
| Integracja z kalendarzem | Brak | Pełna |
| Bony i vouchery | Ręczne śledzenie | Zintegrowane |
Timebox oferuje kompletną bazę klientów:
| Funkcja | Opis |
|---|---|
| Karta klienta | Dane, historia, notatki, bony w jednym miejscu |
| Historia wizyt | Automatycznie zapisywana |
| Podpowiadanie usług | Na podstawie ostatniej wizyty |
| Grupy klientów | VIP, nowi, nieaktywni itd. |
| Notatki | Własne uwagi widoczne przy rezerwacji |
| SMS z karty | Wyślij wiadomość jednym kliknięciem |
| Zgody RODO | Rejestracja zgód klienta |
| Bez limitu | Nieograniczona liczba klientów |
Dobra aplikacja do zapisywania klientów powinna oferować:
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu klientami:
W przypadku takich działalności jak salon fryzjerski czy gabinet kosmetyczny zdarza się często, że klienci korzystają z tych samych usług. Tworząc kolejną wizytę dla tego samego klienta chcielibyśmy, aby program automatycznie ustawił usługi z ostatniej wizyty.Na powyższym filmie pokazujemy, gdzie znajduje się opcja odpowiedzialna za podpowiadanie usług i produktów z ostatniej wizyty.
więcejCzas jest najważniejszym wymiarem funkcjonowania każdej firmy. Na filmie pokażemy, jak najszybciej utworzyć pierwszą rezerwację w kalendarzu. Tworzenie rezerwacji (wizyty) z przypomnieniem SMS Wybór daty i czasu: Kliknij na wybrany prostokąt w kalendarzu, aby określić datę i czas nowej rezerwacji. Dodawanie rezerwacji: Po kliknięciu, otworzy się okienko, gdzie będziesz mógł dodać nową rezerwację. Wprowadź dane klienta: Podaj niezbędne informacje, takie jak imię i nazwisko klienta oraz usługi, które mają być wykonane. Wybór specjalisty: Wybierz specjalistę, który będzie odpowiedzialny za realizację usług. Zaplanuj SMSy: Zaznacz opcje SMS, które chcesz zintegrować z rezerwacją, na przykład przypomnienie o wizycie lub informację o utworzonej rezerwacji. Dodatkowe opcje rezerwacji Serie rezerwacji: Masz możliwość utworzenia całej serii rezerwacji lub zarezerwowania określonego czasu jako wolnego. Po zapisaniu, rezerwacja jest gotowa i zajmuje określony czas w terminarzu. Możesz monitorować jej status: gotowa, w realizacji, zakończona, anulowana lub "nie pojawił się". .article ol.article li strong { color:black }
więcejPubliczna strona rezerwacji to jedno z najważniejszych narzędzi w Timebox. Pozwala klientom zapisywać się na wizyty o dowolnej porze – bez telefonów, bez wiadomości, bez czekania na odpowiedź. W tym artykule dowiesz się: czym jest publiczna strona rezerwacji i jak działa, czym różni się od platform pośredniczących (marketplace), gdzie umieścić link do rezerwacji, jak włączyć i skonfigurować rezerwacje online w Timebox. 1. Czym jest publiczna strona rezerwacji? To Twoja własna strona internetowa, na której klient może: Zobaczyć dostępne terminy – w czasie rzeczywistym Wybrać usługę i pracownika – z pełną ofertą salonu Zapisać się bez logowania – szybko i bez barier Zarezerwować 24/7 – także poza godzinami pracy salonu 2. To nie jest marketplace Publiczna strona rezerwacji w Timebox różni się od platform pośredniczących (typu Booksy, Moment): Cecha Timebox Platformy pośredniczące Prowizja od wizyt Brak Tak (często 5-15%) Porównanie z innymi salonami Nie Tak – jesteś jednym z wielu Własna marka Pełna kontrola Ograniczona Relacja z klientem Bezpośrednia Przez pośrednika Własna domena Możliwa Niemożliwa Najważniejsze: Klient zapisuje się bezpośrednio do Ciebie, nie do platformy. 3. Gdzie umieścić link do rezerwacji? Publiczna strona rezerwacji działa najlepiej tam, gdzie klienci już Cię szukają: Bio na Instagramie Przykładowe bio: Salon XYZ Warszawa, ul. Przykładowa 10 Zarezerwuj wizytę: nazwasalonu.timego.pl Profil Google (Wizytówka Google) W sekcji "Strona internetowa" lub "Link do rezerwacji" Klient szukający "fryzjer Warszawa" widzi Twoją wizytówkę i może od razu zarezerwować Stopka SMS po wizycie Przykład: "Dziękujemy za wizytę! Następną rezerwację możesz zrobić tutaj: nazwasalonu.timego.pl" Własna strona internetowa Przycisk "Zarezerwuj" linkujący do strony rezerwacji Osadzenie kalendarza na stronie (iframe) Facebook Link w opisie strony Przycisk "Zarezerwuj" na fanpage'u 4. Jak włączyć rezerwacje online? Ścieżka w Timebox: Ustawienia → Rezerwacje on-line Co możesz skonfigurować: Adres strony – subdomena lub własna domena Wygląd – logo, kolory, opis salonu Dostępne usługi – które usługi pokazać klientom Pracownicy – kto jest widoczny w rezerwacjach online Godziny pracy – kiedy można rezerwować Wyprzedzenie – z jakim wyprzedzeniem można rezerwować (np. min. 2h przed) Maksymalny horyzont – jak daleko w przód można rezerwować (np. 30 dni) 5. Subdomena czy własna domena? W Timebox masz dwie opcje: Opcja A: Subdomena Timebox (domyślna) nazwasalonu.timego.pl Zalety: Gotowa od razu Bez dodatkowej konfiguracji Bezpłatna Kiedy wybrać: Na początek Gdy nie masz własnej domeny Gdy prostota jest priorytetem Opcja B: Własna domena (wkrótce) rezerwacje.twojastrona.pl lub booking.nazwasalonu.pl Zalety: Wzmacnia markę Wygląda bardziej profesjonalnie Lepsze SEO (pozycjonowanie w Google) Pełny white-label – klient nie widzi "Timebox" Kiedy wybrać: Gdy zależy Ci na spójności marki Gdy masz już domenę firmową Gdy chcesz budować rozpoznawalność 6. Co widzi klient na stronie rezerwacji? Krok 1: Wybór usługi Klient widzi listę dostępnych usług z: Nazwą usługi Czasem trwania Ceną Krok 2: Wybór pracownika (opcjonalnie) Jeśli masz wielu pracowników, klient może wybrać konkretną osobę lub "dowolnego pracownika". Krok 3: Wybór terminu Kalendarz z dostępnymi terminami – aktualizowany w czasie rzeczywistym na podstawie grafiku w Timebox. Krok 4: Dane kontaktowe Klient podaje: Imię i nazwisko Numer telefonu Opcjonalnie: e-mail, uwagi Krok 5: Potwierdzenie Klient otrzymuje potwierdzenie rezerwacji (SMS/e-mail), a wizyta automatycznie pojawia się w Twoim kalendarzu Timebox. 7. Czy to rozwiązanie jest płatne? Publiczna strona rezerwacji jest dostępna bez prowizji od wizyt. W podstawowym pakiecie: Subdomena nazwasalonu.timego.pl Podstawowe funkcje rezerwacji Brak prowizji W rozszerzonych pakietach (wkrótce): Własna domena Pełny white-label Zaawansowane opcje konfiguracji Integracje (Google Calendar, powiadomienia) 8. Korzyści z publicznej strony rezerwacji Dla Ciebie: Więcej rezerwacji – klienci zapisują się, gdy mają czas (wieczorem, w weekend) Mniej telefonów – nie musisz odbierać w trakcie zabiegów Brak prowizji – w przeciwieństwie do platform pośredniczących Pełna kontrola – nad marką, cenami, dostępnością Automatyzacja – rezerwacje trafiają od razu do kalendarza Dla klienta: Wygoda – rezerwacja w 30 sekund Dostępność 24/7 – nie musi dzwonić w godzinach pracy Przejrzystość – widzi wolne terminy i ceny Brak barier – bez logowania, bez instalowania aplikacji 9. Dobre praktyki Aktualizuj grafik regularnie Strona rezerwacji pokazuje dostępność na podstawie grafiku w Timebox. Nieaktualny grafik = frustracja klienta. Opisz usługi zrozumiale Klient rezerwujący online nie może dopytać. Nazwy usług powinny być jasne: Źle Dobrze "Zabieg 1" "Manicure hybrydowy" "Pakiet premium" "Strzyżenie + modelowanie + pielęgnacja" "Konsultacja" "Konsultacja koloryzacji (bezpłatna)" Ustaw rozsądne wyprzedzenie Zbyt krótkie (np. 30 min) → klient rezerwuje, a Ty nie zdążysz się przygotować Zbyt długie (np. 24h) → klient szuka gdzie indziej, bo chce "na dziś" Rekomendacja: 2-4 godziny dla standardowych usług. Promuj link aktywnie Sam link nie wystarczy. Regularnie przypominaj o możliwości rezerwacji online: W stories na Instagramie W postach W SMS-ach po wizycie Na wizytówkach 10. Podsumowanie Publiczna strona rezerwacji w Timebox to: Prosty sposób na więcej zapisów – klienci rezerwują 24/7 Brak prowizji i pośredników – oszczędzasz na każdej wizycie Pełna kontrola nad klientami – dane zostają u Ciebie Naturalne uzupełnienie social mediów – skraca drogę od posta do rezerwacji Twoja marka – subdomena lub własna domena 11. Jak zacząć? Wejdź do Ustawienia → Rezerwacje on-line Skonfiguruj podstawowe dane (nazwa, logo, godziny) Wybierz usługi dostępne online Skopiuj link do strony rezerwacji Umieść go w bio na Instagramie, profilu Google i innych miejscach To wszystko. Twoja publiczna strona rezerwacji jest gotowa do przyjmowania klientów. 12. Co dalej? Teraz, gdy masz działającą stronę rezerwacji, możesz skonfigurować dodatkowe funkcje: Jak włączyć i skonfigurować powiadomienia SMS Przypomnienia o rezerwacjach – czas i częstotliwość Potwierdzenia i anulacje SMS – dwukierunkowa komunikacja Widoki kalendarza – jak efektywnie przeglądać rezerwacje Tworzenie i zarządzanie rezerwacjami w kalendarzu .article { color: #222; line-height: 1.6; font-size: 16px; } .article strong { color: #222; font-weight: 600; font-style: italic; } .article ul, .article ol { margin-left: 22px; padding-left: 0; } .article li { margin-bottom: 6px; } .article h2 { margin-top: 32px; margin-bottom: 16px; color: #222; } .article h3 { margin-top: 24px; margin-bottom: 12px; color: #222; font-size: 18px; } .article table { font-size: 15px; } .article code { background: #f5f5f5; padding: 2px 6px; border-radius: 3px; font-size: 14px; } .article a { color: #5a8dee; text-decoration: none; } .article a:hover { text-decoration: underline; }
więcejProwadzisz firmę usługową i szukasz terminarza do zapisywania wizyt klientów? Masz do wyboru kilka opcji: papierowy zeszyt, arkusz Excel lub dedykowaną aplikację. W tym artykule porównujemy te rozwiązania i podpowiadamy, które sprawdzi się najlepiej. W tym artykule dowiesz się: jakie są wady i zalety różnych rozwiązań, kiedy Excel wystarczy, a kiedy potrzebujesz aplikacji, co daje dedykowany terminarz online, jak przejść z zeszytu lub Excela na aplikację. 1. Trzy sposoby na terminarz wizyt Firmy usługowe najczęściej korzystają z jednego z trzech rozwiązań: Opcja 1: Papierowy zeszyt lub kalendarz Klasyka. Wiele salonów i gabinetów wciąż używa papierowego zeszytu. Jest prosty, nie wymaga prądu ani internetu. Opcja 2: Arkusz Excel lub Google Sheets Krok dalej. Elektroniczny arkusz pozwala tworzyć tabelki z klientami i terminami. Można go udostępniać i edytować z różnych urządzeń. Opcja 3: Dedykowana aplikacja do rezerwacji Profesjonalne rozwiązanie. System stworzony specjalnie do zarządzania wizytami, z kalendarzem, SMS-ami, rezerwacjami online i bazą klientów. 2. Papierowy zeszyt – wady i zalety Zalety: Prosty – nie wymaga nauki Tani – koszt to kilkanaście złotych rocznie Niezależny – działa bez prądu i internetu Namacalny – niektórzy wolą pisać ręcznie Wady: Brak historii klienta – nie pamiętasz, co robiłeś ostatnio Chaos przy zmianach – przekreślenia, nieczytelne poprawki Brak SMS-ów – musisz dzwonić i przypominać ręcznie Brak rezerwacji online – klienci muszą dzwonić Ryzyko zgubienia – zalanie, pożar, kradzież = strata danych Brak raportów – nie wiesz ile zarobiłeś bez ręcznego liczenia Jeden egzemplarz – tylko jedna osoba może korzystać naraz 3. Excel / Google Sheets – wady i zalety Zalety: Darmowy – Google Sheets jest bezpłatny Elastyczny – tworzysz własne tabelki i formuły Dostępny z wielu urządzeń – komputer, telefon, tablet Udostępniany – kilka osób może edytować jednocześnie Kopie zapasowe – dane są w chmurze Wady: Brak SMS-ów – nie wyślesz przypomnień automatycznie Brak rezerwacji online – klienci nie mogą rezerwować sami Ręczne prowadzenie – musisz sam wpisywać wszystko Brak widoku kalendarza – to tabela, nie kalendarz Brak historii klienta – musisz sam szukać w arkuszu Ryzyko błędów – łatwo nadpisać lub usunąć dane Brak integracji – osobno klienci, osobno wizyty, osobno finanse Kiedy Excel wystarczy? Excel może być dobrym rozwiązaniem, jeśli: Masz bardzo mało klientów (do 20-30 miesięcznie) Pracujesz sam i nie potrzebujesz grafiku Nie przeszkadza Ci ręczne wpisywanie wszystkiego Nie zależy Ci na SMS-ach i rezerwacjach online 4. Dedykowana aplikacja – co daje? Aplikacja do zapisywania wizyt klientów to system stworzony specjalnie do tego celu. Oto co oferuje w porównaniu z Excelem: Funkcja Excel Aplikacja (Timebox) Widok kalendarza Trzeba zrobić samemu Gotowy (dzień, tydzień, miesiąc) Przypomnienia SMS Brak Automatyczne Rezerwacje online Brak Tak, 24/7 Historia klienta Ręczne szukanie Automatyczna, jeden klik Grafik pracowników Osobny arkusz Zintegrowany Raporty Trzeba zrobić formuły Gotowe, automatyczne Tworzenie rezerwacji Ręczne wpisywanie Kliknięcie w kalendarz Przenoszenie wizyt Kopiuj-wklej Drag & drop 5. Kluczowe funkcje terminarza online Dobry terminarz do zapisywania wizyt powinien mieć: Przejrzysty kalendarz Widok kalendarza pokazuje wszystkie rezerwacje w czytelny sposób. Widzisz kto, kiedy i na jaką usługę jest umówiony. Historia klienta Klikasz w klienta i widzisz wszystkie jego wizyty. Możesz podpowiedzieć ostatnią wizytę przy tworzeniu nowej rezerwacji. Przypomnienia SMS Automatyczne SMS-y przed wizytą zmniejszają no-show. Klient dostaje wiadomość i pamięta o wizycie. Rezerwacje online Strona rezerwacji pozwala klientom zapisywać się samodzielnie, 24/7. Nie musisz odbierać telefonu. Grafik pracowników Godziny pracy i dni wolne każdego pracownika. System automatycznie blokuje niedostępne terminy. 6. Ile czasu zaoszczędzisz? Przejście z Excela lub zeszytu na dedykowaną aplikację oszczędza czas na wielu płaszczyznach: Telefony – do 1 godziny dziennie Średni salon odbiera 15-30 telefonów dziennie w sprawie rezerwacji. Każdy trwa 2-3 minuty. Z rezerwacjami online klienci umawiają się sami. Przypomnienia – 15-30 minut dziennie Ręczne dzwonienie do klientów przed wizytą. Z SMS-ami system robi to automatycznie. Szukanie historii – 5-10 minut na klienta W Excelu musisz przeszukiwać arkusze. W aplikacji klikasz w klienta i widzisz wszystko. Raporty – 1-2 godziny miesięcznie Ręczne sumowanie przychodów i liczenie wizyt. W aplikacji raporty generują się automatycznie. 7. Ile kosztuje no-show? Jedną z największych różnic między Excelem a aplikacją są przypomnienia SMS. Zobaczmy, ile kosztuje brak przypomnień: Przykład: Średnia cena wizyty: 100 zł Bez przypomnień: 10% no-show = 10 straconych wizyt miesięcznie Strata: 10 × 100 zł = 1000 zł miesięcznie Z przypomnieniami SMS: Koszt SMS-a: ~0,10 zł 100 wizyt × 0,10 zł = 10 zł miesięcznie na SMS-y Redukcja no-show o 30-40% = 3-4 uratowane wizyty Zysk: 300-400 zł przy koszcie 10 zł Więcej o SMS-ach: Jak uruchomić powiadomienia SMS? 8. Porównanie kosztów Rozwiązanie Koszt Ukryte straty Zeszyt ~20 zł/rok No-show, czas na telefony Excel/Google Sheets 0 zł No-show, czas na telefony, ręczna praca Aplikacja (Timebox) Stała opłata + SMS-y Minimalne (mniej no-show, więcej czasu) 9. Jak przejść z Excela na aplikację? Przejście jest prostsze niż myślisz: Krok 1: Załóż konto testowe Większość aplikacji oferuje darmowy trial. W Timebox masz 14 dni na przetestowanie wszystkich funkcji. Szczegóły: Timebox.pl – Jak zacząć? Krok 2: Dodaj usługi i pracowników Utwórz listę usług z cenami i czasami trwania. Dodaj pracowników z godzinami pracy. Krok 3: Zacznij zapisywać nowe wizyty w aplikacji Nie musisz przenosić starych danych. Po prostu od dziś używaj nowego systemu. Stary Excel zostaw jako archiwum. Krok 4: Włącz rezerwacje online i SMS-y Skonfiguruj stronę rezerwacji i powiadomienia SMS. Krok 5: Poinformuj klientów Udostępnij link do rezerwacji online na stronie, w social mediach, w wizytówce Google. Klienci szybko przyzwyczają się do nowego sposobu umawiania. 10. Kiedy warto przejść na aplikację? Dedykowana aplikacja do zapisywania wizyt opłaca się, gdy: Masz więcej niż 30-50 wizyt miesięcznie – Excel staje się niewygodny No-show to problem – przypomnienia SMS zmniejszają straty Tracisz czas na telefony – rezerwacje online oszczędzają godziny Chcesz znać historię klientów – karta klienta z jednym kliknięciem Masz pracowników – grafiki, prowizje, widok zespołu Potrzebujesz raportów – automatyczne, bez ręcznego liczenia 11. Podsumowanie Porównanie trzech rozwiązań: Aspekt Zeszyt Excel Aplikacja Koszt Minimalny Zero Stała opłata Kalendarz Papierowy Tabela Pełny, interaktywny SMS-y Brak Brak Automatyczne Rezerwacje online Brak Brak Tak Historia klienta Brak Ręczna Automatyczna Dla kogo? Hobby Mała firma Każda firma usługowa Rekomendacja: Jeśli masz więcej niż kilkanaście wizyt tygodniowo, dedykowana aplikacja szybko się zwróci. Zacznij od darmowego trialu i przekonaj się sam. 12. Co dalej? Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu wizytami: Timebox.pl – Jak zacząć? Jak utworzyć pierwszą rezerwację? Widoki kalendarza – jak efektywnie przeglądać rezerwacje Jak uruchomić powiadomienia SMS? Publiczna strona rezerwacji – jak pozyskiwać klientów 24/7 Jak ustawić podpowiadanie ostatniej wizyty klienta? .article { color: #222; line-height: 1.7; font-size: 16px; } .article strong { color: #222; font-weight: 600; font-style: italic; } .article ul, .article ol { margin-left: 22px; padding-left: 0; } .article li { margin-bottom: 6px; } .article h2 { margin-top: 32px; margin-bottom: 16px; color: #222; } .article h3 { margin-top: 24px; margin-bottom: 12px; color: #222; font-size: 18px; } .article table { font-size: 15px; } .article a { color: #5a8dee; text-decoration: none; } .article a:hover { text-decoration: underline; } .article .example-box { background: #f7f7f7; border-left: 4px solid #5a8dee; padding: 12px 14px; margin: 16px 0; border-radius: 4px; font-family: monospace; color: #222; white-space: pre-line; display: inline-block; }
więcejNa filmie przedstawiono, jak wysłać dowolną wiadomość SMS do wybranych klientów. W wiadomości użyto znaczników, które zostaną zamienione na właściwe imię i nazwisko odbiorcy, a także znacznik nadawcy, który zostanie zamieniony na nazwę salonu.
więcejWybór programu do rezerwacji wizyt to jedna z ważniejszych decyzji dla firmy usługowej. Dobry system oszczędza czas, zmniejsza liczbę niestawiennictw i pomaga budować bazę klientów. Zły wybór oznacza frustrację, dodatkową pracę i ukryte koszty. W tym artykule dowiesz się: jakie funkcje powinien mieć dobry program do rezerwacji, na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu, jakie są modele cenowe i który wybrać, jak wygląda wdrożenie systemu rezerwacji. 1. Po co Ci program do rezerwacji wizyt? Zanim zaczniesz szukać, warto odpowiedzieć na pytanie: dlaczego potrzebujesz systemu rezerwacji? Oto najczęstsze powody: Chaos w kalendarzu – przekreślenia w zeszycie, nieczytelne wpisy, brak miejsca Za dużo telefonów – tracisz czas na odbieranie i umawianie No-show – klienci zapominają o wizytach i nie przychodzą Brak historii klienta – nie pamiętasz, co robiłeś ostatnio Ręczne liczenie – nie wiesz ile zarobiłeś w tym miesiącu Brak rezerwacji online – klienci nie mogą zapisać się sami Jeśli choć jeden z tych problemów dotyczy Twojej firmy, program do rezerwacji może pomóc. 2. 10 funkcji dobrego programu do rezerwacji Nie każdy program jest taki sam. Oto funkcje, które powinien mieć dobry system: 1. Przejrzysty kalendarz Podstawa każdego systemu. Kalendarz powinien pokazywać wszystkie rezerwacje w czytelny sposób. Różne widoki (dzień, tydzień, miesiąc) pozwalają dopasować widok do potrzeb. 2. Rezerwacje online Strona rezerwacji online pozwala klientom zapisywać się 24/7 bez dzwonienia. To oszczędność czasu dla Ciebie i wygoda dla klientów, którzy wolą rezerwować wieczorem lub w weekend. 3. Przypomnienia SMS Automatyczne SMS-y przed wizytą zmniejszają no-show nawet o 40%. System sam wysyła przypomnienie – Ty nie musisz nic robić. 4. Baza klientów Każdy klient ma swoją kartę z historią wizyt, notatkami i preferencjami. Możesz zobaczyć ostatnią wizytę i wiedzieć, co robić tym razem. 5. Grafik pracowników Godziny pracy, dni wolne, urlopy – wszystko w jednym miejscu. System automatycznie blokuje terminy, gdy pracownik nie pracuje. 6. Usługi z wariantami Możliwość tworzenia usług z różnymi wariantami (np. strzyżenie krótkie/średnie/długie włosy) i różnymi cenami. 7. Faktury i płatności Szybkie wystawianie paragonów i faktur, różne formy płatności (gotówka, karta, przelew), historia rozliczeń. 8. Bony podarunkowe Vouchery i bony to dodatkowy przychód i sposób na pozyskanie nowych klientów. System powinien obsługiwać tworzenie, sprzedaż i realizację bonów. 9. Raporty i statystyki Chcesz wiedzieć, ile zarobiłeś w tym miesiącu? Które usługi są najpopularniejsze? Ilu klientów nie przyszło? Dobre raporty dają odpowiedzi na te pytania. 10. Dwukierunkowa komunikacja SMS Potwierdzenia i anulacje przez SMS – klient odpowiada "TAK" lub "NIE", a system automatycznie aktualizuje rezerwację. 3. Modele cenowe – który wybrać? Programy do rezerwacji działają w różnych modelach cenowych. Każdy ma swoje zalety i wady: Model 1: Stała opłata miesięczna Płacisz stałą kwotę co miesiąc, niezależnie od liczby rezerwacji. Im więcej zarabiasz, tym bardziej się opłaca. Zalety: przewidywalne koszty, brak prowizji, pełna kontrola nad danymi Wady: płacisz nawet w słabszych miesiącach Przykład: Timebox Model 2: Prowizja od rezerwacji Program jest "darmowy", ale pobiera procent od każdej wizyty (zwykle 5-15%). Zalety: brak kosztów na start Wady: koszty rosną z obrotami, przy 100 wizytach × 100 zł × 10% = 1000 zł/mies. Przykład: platformy marketplace Model 3: Freemium Podstawowa wersja za darmo, płatne dodatki lub wyższe limity. Zalety: można zacząć bez kosztów Wady: ograniczenia (limity klientów, brak SMS, reklamy) Który model wybrać? Twoja sytuacja Rekomendowany model Dopiero zaczynasz, mało klientów Freemium lub trial Masz stałą bazę klientów Stała opłata (bez prowizji) Potrzebujesz klientów z platformy Marketplace (z prowizją) Chcesz budować własną markę Stała opłata (własna strona) Więcej o różnicach: Timebox a marketplace – dwa różne podejścia 4. Marketplace vs. własny system – kluczowa decyzja To jedna z najważniejszych decyzji przy wyborze programu do rezerwacji. Obie opcje mają sens, ale w różnych sytuacjach. Marketplace (platforma pośrednicząca) Klienci szukają usług na platformie i mogą trafić do Ciebie Płacisz prowizję od każdej rezerwacji Dane klientów są współdzielone z platformą Konkurujesz z innymi firmami na tej samej stronie Dobre dla: nowych firm potrzebujących klientów Własny system (np. Timebox) Klienci rezerwują na Twojej stronie (twojafirma.timego.pl) Stała opłata, brak prowizji Dane klientów należą tylko do Ciebie Budujesz własną markę Dobre dla: firm z własną bazą klientów, które chcą niezależności 5. Na co jeszcze zwrócić uwagę? Poza funkcjami, warto sprawdzić kilka dodatkowych aspektów: Łatwość obsługi Czy program jest intuicyjny? Czy nauczysz się go obsługiwać w kilka godzin? Skomplikowany system to strata czasu i frustracja. Działanie na różnych urządzeniach Czy działa na komputerze, tablecie i telefonie? Czy możesz sprawdzić rezerwacje w drodze? Wsparcie techniczne Co się stanie, gdy coś nie działa? Czy jest kontakt z pomocą techniczną? Jak szybko odpowiadają? Bezpieczeństwo danych Gdzie przechowywane są dane klientów? Czy są backupy? Czy system spełnia wymogi RODO? Możliwość testowania Czy jest darmowy okres próbny? Najlepiej przetestować program przed podjęciem decyzji. 6. Checklist przed wyborem programu Zanim zdecydujesz, sprawdź te punkty: Pytanie Dlaczego ważne? Czy ma kalendarz z widokiem na wszystkich pracowników? Podstawa zarządzania zespołem Czy klienci mogą rezerwować online? Oszczędność czasu na telefonach Czy wysyła przypomnienia SMS? Zmniejszenie no-show Czy ma bazę klientów z historią? Personalizacja obsługi Czy obsługuje grafiki pracowników? Automatyczne blokowanie terminów Czy generuje raporty? Kontrola nad finansami Jaki jest model cenowy? Przewidywalność kosztów Czy jest darmowy trial? Możliwość przetestowania Czy dane należą do mnie? Niezależność od platformy Czy jest wsparcie techniczne? Pomoc w razie problemów 7. Jak wygląda wdrożenie systemu rezerwacji? Wdrożenie dobrego systemu to zazwyczaj kilka prostych kroków: Krok 1: Rejestracja i konfiguracja podstawowa Zakładasz konto, podajesz nazwę firmy, dane kontaktowe. W Timebox zajmuje to około 2 minuty. Krok 2: Dodanie usług Tworzysz listę usług z cenami i czasami trwania. Możesz dodać warianty (np. krótkie/długie włosy). Krok 3: Dodanie pracowników Dodajesz pracowników z ich godzinami pracy. Krok 4: Konfiguracja rezerwacji online Ustawiasz adres strony rezerwacji (np. twojsalon.timego.pl), wybierasz dostępne usługi i pracowników. Krok 5: Włączenie SMS-ów Włączasz powiadomienia SMS, kupujesz pakiet wiadomości, konfigurujesz treści. Krok 6: Zaproszenie klientów Udostępniasz link do rezerwacji na stronie, w social mediach, w wizytówce Google. Pierwsze rezerwacje online mogą pojawić się tego samego dnia. 8. Timebox – co oferuje? Timebox to polski system do zarządzania rezerwacjami, stworzony z myślą o firmach usługowych. Oto co oferuje: Funkcja Opis Kalendarz Widok dzienny, 3-dniowy, tygodniowy, miesięczny Rezerwacje online Własna strona (twojafirma.timego.pl), bez prowizji SMS-y 13 typów: przypomnienia, potwierdzenia TAK/NIE, urodziny, opinie Baza klientów Historia wizyt, notatki, grupy, zgody GDPR Pracownicy Godziny pracy, urlopy, prowizje, grupy Usługi Warianty, grupy cenowe, kody kreskowe Bony podarunkowe Tworzenie, sprzedaż, realizacja, EAN-13/CODE128 Faktury Paragony, faktury, różne formy płatności Raporty Przychody, sprzedaż usług/produktów, prowizje Przedpłaty Zaliczki dla rezerwacji online Wieloobiektowość Kilka lokalizacji na jednym koncie Model cenowy: Stała opłata miesięczna, bez prowizji, bez limitu klientów i rezerwacji. Trial: 14 dni za darmo, pełna wersja, bez zobowiązań. 9. Podsumowanie Wybierając program do rezerwacji wizyt, pamiętaj o kilku zasadach: Określ swoje potrzeby – co jest dla Ciebie najważniejsze? Sprawdź kluczowe funkcje – kalendarz, SMS, rezerwacje online, raporty Porównaj modele cenowe – stała opłata vs. prowizja Przetestuj przed decyzją – skorzystaj z darmowego trialu Pomyśl o przyszłości – czy system będzie rósł razem z Twoją firmą? Dobry program do rezerwacji to inwestycja, która szybko się zwraca. Mniej telefonów, mniej no-show, więcej czasu na klientów. 10. Co dalej? Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o konkretnych funkcjach: Timebox.pl – Jak zacząć? Widoki kalendarza – jak efektywnie przeglądać rezerwacje Publiczna strona rezerwacji – jak pozyskiwać klientów 24/7 Jak włączyć i skonfigurować powiadomienia SMS Bony podarunkowe – czym są i jak działają Timebox a marketplace – dwa różne podejścia do umawiania wizyt .article { color: #222; line-height: 1.7; font-size: 16px; } .article strong { color: #222; font-weight: 600; font-style: italic; } .article ul, .article ol { margin-left: 22px; padding-left: 0; } .article li { margin-bottom: 6px; } .article h2 { margin-top: 32px; margin-bottom: 16px; color: #222; } .article h3 { margin-top: 24px; margin-bottom: 12px; color: #222; font-size: 18px; } .article table { font-size: 15px; } .article a { color: #5a8dee; text-decoration: none; } .article a:hover { text-decoration: underline; } .article .example-box { background: #f7f7f7; border-left: 4px solid #5a8dee; padding: 12px 14px; margin: 16px 0; border-radius: 4px; font-family: monospace; color: #222; white-space: pre-line; display: inline-block; }
więcej