Każdy pracownik ma skonfigurowane domyślne godziny pracy. Na filmie pokażmy, jak zmienić godziny pracy specjalistki Sandry Nowak dla konkretnego dnia w kalendarzu.
Dobrze jest, jeśli firma się rozwija. A jeśli się rozwija, pojawiają się nowe osoby na pokładzie. Prezentujemy najprostszy sposób utworzenia i podstawowego skonfigurowania pracownika. Dodawanie pracownika Przejdź do ustawień: Kliknij w zakładkę "Ustawienia" w lewym menu, a następnie wybierz "Pracownicy". Utwórz nowego pracownika: Kliknij na niebieski przycisk "+ Pracownik", aby otworzyć okno dodawania nowego pracownika. Wprowadź informacje: Uzupełnij podstawowe dane, takie jak imię i nazwisko, oraz zdefiniuj domyślny tygodniowy grafik pracy pracownika. Dla większej precyzji, możesz później szczegółowo doprecyzować grafik pracy pracownika, przechodząc do "Ustawienia" -> "Grafik pracy". Aktywacja rezerwacji on-line: Jeśli planujesz uruchomienie rezerwacji online, nie zapomnij zaznaczyć odpowiedniego pola. Zapisz pracownika: Po uzupełnieniu wszystkich informacji, zapisz pracownika. Zobaczysz go teraz na liście specjalistów. Dzięki dodanemu specjaliście, możesz teraz łatwo przypisywać go do wybranych rezerwacji w kalendarzu. .article ol.article li strong { color:black }
więcej1 i 3 dzień maja to dni szczególne. Na filmie prezentujemy, jak w kalendarzu oznaczyć dni wolne od pracy na przykładzie tych dni świątecznych.
więcejChcemy, aby jeden z naszym pracowników miał dostęp do systemu za pomocą własnego loginu. Na filmie prezentujemy, jak utworzyć login dla pracownika i nadać mu ograniczony dostęp do aplikacji.
więcejKalendarz w Timebox jest ściśle powiązany z grafikiem pracy pracowników. System automatycznie wyświetla tylko tych pracowników, którzy pracują w danym dniu, dzięki czemu kalendarz jest przejrzysty i nie pokazuje zbędnych informacji. W tym artykule dowiesz się, jak działa grafik, jak go interpretować na kalendarzu oraz jak używać zaawansowanych filtrów i wyszukiwania, aby szybko znajdować to, czego szukasz. W tym artykule dowiesz się: czym jest grafik pracy i jak wpływa na kalendarz, jak czytać informacje o grafiku pracownika w kalendarzu, jak filtrować pracowników (pokazywanie tylko wybranych), jak działają kolory pracowników i do czego służą, czym są pracownicy "Nieprzypisani" i jak ich używać, jak używać wyszukiwania globalnego w kalendarzu, jak personalizować wyświetlanie rezerwacji (kolory, kropki, komentarze). 1. Co to jest grafik pracy i po co służy? Grafik pracy (zwany też harmonogramem lub planem pracy) to rozkład godzin pracy każdego pracownika na poszczególne dni. Definiuje, kiedy i ile godzin pracownik jest dostępny w salonie. Przykład grafiku: Anna Nowak – Tydzień 15-21.01.2026 Poniedziałek: 9:00 - 17:00 Wtorek: 9:00 - 17:00 Środa: wolne Czwartek: 10:00 - 18:00 Piątek: 10:00 - 18:00 Sobota: 9:00 - 15:00 Niedziela: wolne Do czego służy grafik? Organizacja pracy – ustalasz, kto kiedy pracuje Wyświetlanie w kalendarzu – system pokazuje tylko pracowników pracujących danego dnia Ostrzeżenia – jeśli umówisz wizytę poza grafikiem, system ostrzeże Cię Rezerwacja online – klienci widzą tylko godziny, gdy pracownik jest dostępny 2. Jak grafik wpływa na kalendarz? Kalendarz automatycznie dostosowuje się do grafiku pracowników: Widok dzienny W widoku dziennym widzisz tylko pracowników, którzy pracują tego dnia. Jeśli pracownik ma wolne, jego kolumna nie pojawi się w kalendarzu. Środa, 17.01.2026 – widok dzienny Kolumny pracowników: - Kasia (9:00-17:00) - Tomek (10:00-18:00) Brak kolumny Anny (Anna ma dzisiaj wolne) Widok tygodniowy i 3-dniowy W każdym dniu tygodnia widzisz pracowników pracujących w tym konkretnym dniu. Każdy dzień może mieć inny zestaw pracowników. Widok miesięczny Rezerwacje są grupowane według dni. Jeśli pracownik ma rezerwację poza grafikiem, wyświetla się ikona ostrzeżenia. 3. Jak czytać informacje o grafiku w kalendarzu? Nagłówek kolumny pracownika W widoku dziennym, tygodniowym i 3-dniowym każdy pracownik ma nagłówek z informacjami: Kolorowa kropka – kolor przypisany do pracownika Imię i nazwisko – np. "Anna Nowak" Godziny pracy – np. "9:00 - 17:00" ● Anna Nowak 9:00 - 17:00 Co to oznacza: Anna pracuje dzisiaj od 9:00 do 17:00. Oznaczenie "wolne" lub "brak grafiku" Jeśli danego dnia salon jest zamknięty lub brak grafiku dla pracownika: "Wolne" – dzień wolny od pracy (salon zamknięty, np. niedziela, święto) "Brak grafiku" (link) – grafik nie został jeszcze utworzony dla tego dnia Jak dodać grafik: Kliknij link "Brak grafiku" lub przejdź do Ustawienia → Grafik pracy. Zobacz też: Jak zmienić domyślne godziny pracy pracownika. Ikona ostrzeżenia (rezerwacja poza grafikiem) Jeśli rezerwacja jest umówiona w godzinie, gdy pracownik nie pracuje (według grafiku), na rezerwacji pojawia się ikona (trójkąt ostrzegawczy). Przykład: Grafik Anny: 9:00 - 17:00 Rezerwacja: 18:00 - 19:00 (trójkąt ostrzegawczy) Ostrzeżenie: Anna nie pracuje o 18:00 (grafik kończy się o 17:00) Co to oznacza: Rezerwacja została umówiona poza godzinami pracy pracownika Może to być celowe (np. nadgodziny) lub błąd System ostrzega, abyś wiedział o niezgodności 4. Filtrowanie pracowników w kalendarzu W górnej części kalendarza (pasek narzędzi, prawa strona) znajduje się selektor pracowników. Pozwala on wybrać, których pracowników chcesz widzieć w kalendarzu. Jak to działa? Domyślnie: Kalendarz pokazuje wszystkich pracowników pracujących danego dnia. Filtrowanie: Możesz wybrać tylko konkretnych pracowników – wtedy kalendarz pokaże tylko ich kolumny. Jak wybrać pracowników do wyświetlenia? Kliknij na selektor pracowników (lista rozwijana w prawym górnym rogu) Otworzy się lista wszystkich aktywnych pracowników Zaznacz pracowników, których chcesz widzieć (wielokrotny wybór) Kliknij poza selektorem lub naciśnij Enter Kalendarz odświeży się i pokaże tylko wybranych pracowników Przykład: Wszyscy pracownicy: ☑ Anna Nowak ☐ Kasia Kowalska ☑ Tomek Wiśniewski ☐ Magda Lewandowska Rezultat: Kalendarz pokazuje tylko Annę i Tomka Przycisk "Wszyscy pracownicy" Jeśli chcesz wrócić do widoku wszystkich pracowników, kliknij przycisk "Wszyscy" lub odznacz wszystkie filtry. Zapamiętywanie filtrów System zapamiętuje Twój wybór pracowników osobno dla każdego widoku: W widoku dziennym wybrałeś Annę i Kasię → system zapamięta ten wybór dla widoku dziennego W widoku tygodniowym wybrałeś wszystkich → system zapamięta to dla widoku tygodniowego Następnym razem, gdy otworzysz widok dzienny, zobaczysz Annę i Kasię Zaleta: Możesz mieć różne ustawienia filtrów dla różnych widoków. Kiedy używać filtrów pracowników? Koncentracja na jednym pracowniku – np. sprawdzasz obłożenie tylko Anny Małe ekrany – jeśli masz dużo pracowników i ekran jest za mały Specjalizacje – np. pokazujesz tylko fryzjerów (bez kosmetyczek) Szybsze wyszukiwanie – łatwiej znaleźć wolne okienko u konkretnej osoby 5. Kolory pracowników – do czego służą? Każdy pracownik ma przypisany unikalny kolor, który ułatwia rozpoznanie wizyt na pierwszy rzut oka. Gdzie widzisz kolor pracownika? Kolorowa kropka obok nazwiska pracownika w nagłówku kolumny Obramowanie rezerwacji – każda wizyta ma obramowanie w kolorze pracownika Opcjonalnie: całe tło rezerwacji – jeśli włączone w ustawieniach (patrz sekcja 9) Jak zmienić kolor pracownika? Przejdź do Ustawienia → Pracownicy Wybierz pracownika z listy Kliknij "Edytuj" Znajdź pole "Kolor" Wybierz nowy kolor z palety Zapisz Uwaga: Zmiana koloru natychmiast wpływa na wszystkie rezerwacje pracownika w kalendarzu. 6. Pracownicy "Nieprzypisani" – co to jest? "Nieprzypisani" to specjalny, wirtualny pracownik w systemie Timebox. Nie jest to prawdziwy pracownik, ale kontener na rezerwacje, które nie zostały jeszcze przypisane do konkretnej osoby. Do czego służą "Nieprzypisani"? Rezerwacje bez pracownika – gdy klient dzwoni i chce wizytę "u kogokolwiek" Rezerwacje poza grafikiem – gdy przesuwasz wizytę na godzinę, gdy nikt nie pracuje Tymczasowe rezerwacje – gdy chcesz zarezerwować termin, ale później przypisać konkretnego pracownika Przykład użycia: Scenariusz: Klient dzwoni: "Chcę wizytę jutro o 15:00, nieważne u kogo" Twoje działanie: 1. Tworzysz rezerwację na 15:00 2. Wybierasz pracownika: "Nieprzypisani" 3. Zapisujesz Później (gdy już wiesz, kto będzie wolny): 1. Przeciągasz rezerwację z "Nieprzypisani" do kolumny Anny 2. Rezerwacja jest teraz przypisana do Anny Jak wygląda kolumna "Nieprzypisani"? Zawsze widoczna w kalendarzu (niezależnie od filtrów) Rezerwacje w tej kolumnie mają specjalny kolor/oznaczenie Można je przeciągać do innych pracowników Kiedy używać "Nieprzypisani"? Klient nie ma preferencji pracownika Chcesz zarezerwować czas, ale decyzja o pracowniku będzie później System automatycznie przenosi tam rezerwacje poza grafikiem (jeśli wybierzesz tę opcję) 7. Wyszukiwanie globalne w kalendarzu W prawej górnej części paska narzędzi znajduje się pole wyszukiwania. To potężne narzędzie, które pozwala szybko znaleźć klientów, kody, bony, produkty i usługi bez opuszczania kalendarza. Jak używać wyszukiwania? Kliknij na pole wyszukiwania (ikona lupy) Wpisz minimum 3 znaki System automatycznie wyszuka w bazie danych Wyniki pojawią się w rozwijanej liście Kliknij na wynik, aby otworzyć szczegóły Przykład wyszukiwania: Wpisujesz: "kowal" Wyniki: 👤 Jan Kowalski (klient) 📧 kowalski@gmail.com | 📞 123-456-789 👤 Anna Kowalska (klient) 📧 anna.k@wp.pl | 📞 987-654-321 🎫 Bon KOWAL2026 (voucher) 🛍️ Produkt: Zestaw Kowalski (produkt) Co możesz wyszukiwać? Typ Co wyszukujesz Przykłady Klienci Imię, nazwisko, email, telefon "Jan", "Kowalski", "123456789", "jan@gmail.com" Kody promocyjne Nazwa kodu, kod kreskowy "RABAT10", "PROMO2026" Vouchery (bony) Nazwa bonu, kod kreskowy "Bon 100 zł", "1234567890123" Produkty Nazwa produktu, kod kreskowy "Szampon", "Odżywka Kerastase" Usługi Nazwa usługi, kod kreskowy "Strzyżenie", "Koloryzacja" Co dzieje się po kliknięciu wyniku? W zależności od typu wyniku: Klient → Otwiera się karta klienta z historią wizyt i danymi Voucher/Kod → Otwiera się modal sprawdzenia kodu (czy aktywny, ile został) Produkt → Otwiera się modal produktu z ceną i stanem magazynowym Usługa → Otwiera się modal usługi z opisem i ceną Limit wyników System wyświetla maksymalnie 10 najlepiej pasujących wyników. Automatyczne kliknięcie Jeśli wyszukiwanie zwróci tylko jeden wynik, system automatycznie go otworzy (nie musisz klikać). Kiedy używać wyszukiwania globalnego? Klient dzwoni i podaje swoje nazwisko – szybko sprawdzasz jego dane Klient pyta o stan bonu – wyszukujesz kod i sprawdzasz Chcesz sprawdzić cenę usługi bez wychodzenia z kalendarza Sprawdzasz, czy dany produkt jest na stanie 8. Filtrowanie według lokalizacji (multi-company) Jeśli Twój salon ma wiele lokalizacji lub wiele usługobiorców (multi-company), w pasku narzędzi zobaczysz dodatkowy selektor: "Wybierz lokalizację / usługobiorcę" Jak to działa? Kliknij na selektor lokalizacji Wybierz lokalizację/usługobiorcę z listy Kalendarz odświeży się i pokaże tylko rezerwacje z tej lokalizacji Uwaga: Ta opcja jest widoczna tylko w systemach z włączoną funkcją multi-company. 9. Personalizacja wyświetlania rezerwacji W ustawieniach możesz dostosować sposób wyświetlania rezerwacji w kalendarzu: Pełne kolorowanie według pracownika Ustawienie: "Pełne kolorowanie według pracownika" Jak działa: Włączone: Całe tło rezerwacji ma kolor pracownika (np. niebieskie tło dla Anny) Wyłączone: Tylko obramowanie rezerwacji ma kolor pracownika (tło białe/jasnoszare) Kiedy włączyć: Gdy chcesz bardzo wyraźnie odróżnić rezerwacje różnych pracowników. Kiedy wyłączyć: Gdy kolor tła przeszkadza w czytaniu tekstu lub preferujesz minimalistyczny wygląd. Wyświetlanie kolorowych kropek Ustawienie: "Wyświetlaj kropki kolorowe" Jak działa: Włączone: Obok nazw pracowników i na rezerwacjach pojawiają się kolorowe kropki Wyłączone: Kropki są ukryte Zaleta kropek: Wizualne wzmocnienie koloru – łatwiej rozpoznać pracownika na pierwszy rzut oka. Wyświetlanie komentarzy bezpośrednio w widoku Ustawienia: "Pokazuj komentarze bezpośrednio w widoku tygodniowym" "Pokazuj komentarze bezpośrednio w widoku dziennym" Jak działa: Włączone: Treść komentarzy jest widoczna bezpośrednio na polach rezerwacji Wyłączone: Tylko ikona 💬 informuje o komentarzu (musisz kliknąć, aby go zobaczyć) Kiedy włączyć: Gdy komentarze są krytyczne (np. "Alergia na składnik X") i chcesz je widzieć bez klikania. Kiedy wyłączyć: Gdy komentarze zajmują za dużo miejsca i utrudniają czytanie kalendarza. Gdzie zmienić te ustawienia? Przejdź do Ustawienia → Kalendarz i rezerwacje Znajdź sekcję "Wygląd kalendarza" Zmień interesujące Cię ustawienia Kliknij "Zapisz" Odśwież kalendarz (F5) lub przejdź do innego widoku i wróć 10. Przykładowe scenariusze użycia Scenariusz 1: Sprawdzanie obłożenia konkretnego pracownika Problem: Chcesz sprawdzić, jak zapełniony ma tydzień pracownik "Anna Nowak". Rozwiązanie: Przełącz się na widok tygodniowy (T) Otwórz selektor pracowników Odznacz wszystkich, zostaw tylko ☑ Anna Nowak Kalendarz pokaże tylko kolumnę Anny w każdym dniu tygodnia Widzisz na pierwszy rzut oka wszystkie jej rezerwacje i wolne okienka Scenariusz 2: Szybkie znalezienie klienta bez wychodzenia z kalendarza Problem: Klient dzwoni: "Mówi Kowalski, chciałbym zmienić termin mojej wizyty". Rozwiązanie: Wpisujesz w wyszukiwaniu: "kowal" Widzisz wynik: 👤 Jan Kowalski Klikasz na wynik → otwiera się karta klienta Widzisz historię wizyt i przyszłe rezerwacje Edytujesz rezerwację bezpośrednio z karty klienta lub wracasz do kalendarza i ją przeciągasz Scenariusz 3: Organizacja wizyt dla klientów bez preferencji pracownika Problem: Klient dzwoni: "Chcę strzyżenie jutro o 15:00, nieważne u kogo". Rozwiązanie: Tworzysz rezerwację na jutro, 15:00 Wybierasz pracownika: "Nieprzypisani" Dodajesz usługę: Strzyżenie damskie Zapisujesz Później, gdy zobaczysz, kto będzie miał wolne o 15:00, przeciągasz wizytę z kolumny "Nieprzypisani" do kolumny konkretnego pracownika 11. Podsumowanie Grafik i filtrowanie to kluczowe narzędzia do efektywnego zarządzania kalendarzem: Grafik pracy definiuje, kto kiedy pracuje i wpływa na wyświetlanie kolumn pracowników Kolory pracowników ułatwiają rozpoznanie wizyt na pierwszy rzut oka Filtrowanie pracowników pozwala skupić się na wybranych osobach "Nieprzypisani" to wirtualny pracownik na rezerwacje bez przypisania Wyszukiwanie globalne (min. 3 znaki) znajduje klientów, kody, bony, produkty i usługi Personalizacja (kolory, kropki, komentarze) dostosowuje widok do Twoich potrzeb 12. Co dalej? Teraz, gdy znasz grafik i filtrowanie, możesz wrócić do innych instrukcji: Widoki kalendarza – jak efektywnie przeglądać rezerwacje Tworzenie i zarządzanie rezerwacjami w kalendarzu Jak zmienić domyślne godziny pracy pracownika Jak oznaczyć dni wolne od pracy .article { color: #222; line-height: 1.6; font-size: 16px; } .article strong { color: #222; font-weight: 600; font-style: italic; } .article ul, .article ol { margin-left: 22px; padding-left: 0; } .article li { margin-bottom: 6px; } .article h2 { margin-top: 32px; margin-bottom: 16px; color: #222; } .article h3 { margin-top: 24px; margin-bottom: 12px; color: #222; font-size: 18px; } .article table { font-size: 15px; } .article a { color: #5a8dee; text-decoration: none; } .article a:hover { text-decoration: underline; } .article .example-box { background: #f7f7f7; border-left: 4px solid #5a8dee; padding: 12px 14px; margin: 16px 0; border-radius: 4px; color: #222; white-space: pre-line; }
więcejZarządzanie grafikiem w salonie fryzjerskim to codzienne wyzwanie. Każdy fryzjer ma inne godziny, ktoś bierze urlop, ktoś inny chce wolną sobotę. W tym artykule pokażemy, jak skutecznie zarządzać zespołem za pomocą systemu Timebox. W tym artykule dowiesz się: jakie są wyzwania w układaniu grafiku salonu, jak skonfigurować godziny pracy pracowników w Timebox, jak obsługiwać urlopy i dni wolne, jak grafik wpływa na rezerwacje (w tym online), jak rozliczać prowizje dla fryzjerów, jak radzić sobie z nagłymi sytuacjami (choroba, przenoszenie wizyt). 1. Wyzwania w układaniu grafiku salonu fryzjerskiego Różne godziny pracy każdego fryzjera Ania pracuje od 9:00 do 17:00, Kasia od 12:00 do 20:00, Tomek tylko wtorki-czwartki. Każdy fryzjer ma inny harmonogram – system musi to uwzględniać. Urlopy, L4, dni wolne Fryzjer jedzie na urlop? Zachorował? Ma dzień wolny na załatwienie spraw? Trzeba szybko zablokować terminy i przenieść zaplanowane wizyty. Kto pracuje w sobotę? Sobota to najgorętszy dzień w wielu salonach – ale nie każdy chce pracować co tydzień. System rotacji sobotnich dyżurów to wyzwanie organizacyjne. Klienci rezerwujący online Gdy klient rezerwuje online, musi widzieć tylko dostępne terminy. Jeśli grafik jest nieaktualny, dochodzi do podwójnych rezerwacji i chaosu. 2. Grafik w Timebox – podstawy Dodawanie pracowników Każdy fryzjer w salonie to osobny pracownik w systemie. Wejdź w Ustawienia → Pracownicy Kliknij "Dodaj pracownika" Wypełnij dane: imię, nazwisko, telefon, e-mail Przypisz kolor (widoczny w kalendarzu) Zapisz Dwa poziomy ustawiania godzin pracy Timebox rozróżnia dwa sposoby zarządzania czasem pracy pracowników: A) Domyślne (standardowe) godziny pracy To bazowy harmonogram obowiązujący co tydzień. Ustawiasz go podczas dodawania lub edycji pracownika: Wejdź w Ustawienia → Pracownicy Dodaj nowego pracownika lub kliknij na istniejącego, aby go edytować W sekcji "Godziny pracy" ustaw standardowe godziny dla każdego dnia tygodnia Zapisz Te godziny będą automatycznie stosowane do wszystkich przyszłych tygodni, chyba że określisz wyjątki w szczegółowym grafiku. Dzień Ania Kasia Tomek Poniedziałek 9:00-17:00 12:00-20:00 — Wtorek 9:00-17:00 12:00-20:00 10:00-18:00 Środa 9:00-17:00 12:00-20:00 10:00-18:00 Czwartek 9:00-17:00 12:00-20:00 10:00-18:00 Piątek 9:00-17:00 12:00-20:00 — Sobota 9:00-14:00 — — B) Szczegółowy grafik (nieregularne godziny) Gdy pracownik ma wyjątki od standardowego harmonogramu – np. rotację sobót, inne godziny w konkretnym tygodniu, lub jednorazowe zmiany – korzystasz ze szczegółowego grafiku: Wejdź w Ustawienia → Grafik pracy Wybierz pracownika z listy Znajdź konkretny dzień/tydzień, który chcesz zmodyfikować Ustaw niestandardowe godziny lub oznacz jako dzień wolny Zapisz Kiedy używać szczegółowego grafiku? Rotacja sobót (różni pracownicy pracują w różne soboty) Zmiana godzin na konkretny dzień (np. przyjście wcześniej z powodu szkolenia) Nieregularne zmiany (np. dłuższe godziny przed świętami) Zastępstwa (pracownik przychodzi w dniu, w którym normalnie nie pracuje) Zasada: Domyślne godziny z karty pracownika obowiązują zawsze, chyba że w szczegółowym grafiku jest wpis na konkretny dzień – wtedy wpis ze szczegółowego grafiku ma pierwszeństwo. Dni wolne i urlopy Gdy fryzjer bierze dzień wolny lub urlop: Wejdź w kalendarz lub kartę pracownika Znajdź opcję "Dodaj nieobecność" lub "Dzień wolny" Wybierz zakres dat (np. 15-22 lipca) Opcjonalnie: podaj powód (urlop, L4, szkolenie) System automatycznie blokuje te dni w kalendarzu Ważne: Jeśli na zablokowane dni były już zaplanowane wizyty, system ostrzeże Cię i pomoże je przenieść. 3. Widok kalendarza dla wielu fryzjerów Kolumny = pracownicy W widoku dziennym każdy fryzjer ma swoją kolumnę. Na jednym ekranie widzisz: Kto ma jakie wizyty Gdzie są wolne terminy Kto dziś pracuje (szare kolumny = nieobecny) Filtrowanie pracowników Jeśli masz duży zespół (5+ osób), kalendarz może być nieczytelny. Możesz filtrować widok: "Pokaż tylko Anię i Kasię" – ukrywa pozostałych "Pokaż wszystkich" – pełny widok "Tylko ja" – dla fryzjera patrzącego na swój grafik Kolory pracowników Każdy fryzjer ma przypisany kolor. Dzięki temu: Na pierwszy rzut oka widzisz, czyja to wizyta Łatwiej zauważyć nierówne obłożenie ("Ania ma pełno, Kasia ma luki") W widoku tygodniowym/miesięcznym kolor pomaga się orientować 4. Rezerwacje a grafik System chroni przed błędami Timebox automatycznie blokuje rezerwacje poza godzinami pracy fryzjera: Nie możesz umówić klienta na 18:00, jeśli Ania pracuje do 17:00 Nie możesz wstawić wizyty na sobotę, jeśli Kasia ma sobotę wolną Nie możesz dodać rezerwacji w dniu urlopu Klient online widzi tylko dostępne terminy Na publicznej stronie rezerwacji klient widzi wyłącznie wolne sloty: Terminy w godzinach pracy wybranego fryzjera Bez dni wolnych i urlopów Bez godzin już zajętych Dzięki temu nie dochodzi do podwójnych rezerwacji ani rezerwacji "w powietrzu". Wybór konkretnego fryzjera vs "dowolny" Możesz skonfigurować, czy klient rezerwujący online: Musi wybrać konkretnego fryzjera Może wybrać "dowolny" – system przydzieli pierwszego wolnego Opcja "dowolny" ułatwia rezerwację klientom, którym zależy na terminie, nie na konkretnej osobie. 5. Prowizje dla fryzjerów Wielu właścicieli salonów rozlicza fryzjerów od wykonanych usług. Timebox pozwala skonfigurować prowizje i automatycznie je liczyć. Typy prowizji Procent od usługi Przykład: Fryzjer dostaje 40% od każdej usługi Strzyżenie za 100 zł = 40 zł dla fryzjera Koloryzacja za 200 zł = 80 zł dla fryzjera Stała stawka + procent Przykład: 3000 zł podstawy + 20% od usług powyżej progu Bardziej skomplikowane, ale możliwe do skonfigurowania Procent od sprzedaży produktów Przykład: 15% od sprzedanych szamponów, odżywek itp. Motywuje fryzjerów do polecania produktów Konfiguracja prowizji Wejdź w Ustawienia → Pracownicy Wybierz pracownika Znajdź sekcję "Prowizje" Ustaw procent od usług i/lub produktów Zapisz Raport prowizji na koniec miesiąca W sekcji Raporty → Prowizje znajdziesz dwa widoki raportu. Raport podsumowanie Ścieżka: Raporty → Raport prowizji - podsumowanie Zestawienie dla każdego pracownika w wybranym okresie: Kolumna Co pokazuje Pracownik Imię i nazwisko Ilość faktur Liczba wystawionych dokumentów Wartość sprzedaży usług Suma za wykonane usługi Prowizja od usług Procent prowizji przypisany pracownikowi Wartość sprzedaży towarów Suma za sprzedane produkty Prowizja od towarów Procent prowizji od produktów Wartość sprzedaży bonów Suma za sprzedane bony podarunkowe Prowizja od bonów Procent prowizji od bonów Wartość prowizji Suma do wypłaty (usługi + towary + bony) Raport szczegółowy Ścieżka: Raporty → Raport prowizji - szczegóły Dzienny wykaz każdej faktury z podziałem na pracowników: Pracownik – kto obsłużył klienta Faktura – numer dokumentu (link do edycji) Sprzedaż – lista usług/produktów na fakturze Wartość usług / towarów / bonów – kwoty z podziałem na kategorie Prowizja od usług / towarów / bonów – procent dla każdej kategorii Wartość prowizji – wyliczona kwota dla każdej kategorii Suma prowizji – łączna prowizja z faktury Wskazówka: Raport szczegółowy pokazuje też prowizje ustawione indywidualnie na poszczególnych usługach (jeśli różnią się od głównej prowizji pracownika). 6. Praktyczne scenariusze Scenariusz 1: Fryzjer zachorował – jak przenieść wizyty? Poranek, Ania dzwoni: "Jestem chora, nie przyjdę dziś ani jutro." Wejdź w kalendarz, znajdź wizyty Ani na dziś i jutro Dla każdej wizyty masz opcje: Przenieś do innego fryzjera – jeśli Kasia ma wolne terminy Przenieś na inny dzień – gdy Ania wróci Anuluj – w ostateczności System automatycznie wysyła SMS-y do klientów z informacją o zmianie Oznacz dni Ani jako "Nieobecność – L4" Wskazówka: Timebox pozwala przeciągać wizyty metodą drag & drop – wystarczy złapać wizytę i upuścić w nowym miejscu. Scenariusz 2: Nowy pracownik – jak dodać do systemu? Zatrudniasz nowego fryzjera, Marka. Jak go wprowadzić? Dodaj pracownika – imię, nazwisko, dane kontaktowe Ustaw godziny pracy – kiedy będzie pracował Przypisz usługi – które usługi może wykonywać Ustaw prowizję – jaki procent dostaje Wybierz kolor – do wyróżnienia w kalendarzu Opcjonalnie: utwórz konto – jeśli Marek ma mieć dostęp do systemu Od tej chwili Marek pojawia się w kalendarzu jako nowa kolumna, a klienci mogą rezerwować do niego wizyty online. Scenariusz 3: Rotacja sobót Salon pracuje w soboty, ale fryzjerzy zmieniają się co tydzień. Jak to zorganizować? Opcja A: Ręczna edycja co tydzień Na początku miesiąca ustal harmonogram sobót (Ania 7., Kasia 14., Tomek 21.) Dla każdej soboty ustaw godziny pracy odpowiedniej osoby Pozostałym zablokuj soboty jako dni wolne Opcja B: Ustal stały wzorzec Jeśli rotacja jest regularna (Ania co pierwszą sobotę miesiąca, Kasia co drugą itd.), możesz z wyprzedzeniem ustawić cały miesiąc. Scenariusz 4: Szkolenie poza salonem Kasia jedzie na 2-dniowe szkolenie. Jak to oznaczyć? Dodaj nieobecność typu "Szkolenie" na te 2 dni Sprawdź, czy były zaplanowane wizyty – jeśli tak, przenieś je Opcjonalnie: dodaj notatkę "Szkolenie koloryzacji L'Oreal" 7. Raporty dotyczące pracowników Timebox oferuje raporty, które pomagają analizować pracę zespołu. Raport obłożenia pracowników Ile godzin przepracował każdy fryzjer Ile wizyt obsłużył Jaki procent czasu był zajęty (obłożenie) Obłożenie – styczeń 2026 Ania: 160h pracy, 85 wizyt, obłożenie 78% Kasia: 160h pracy, 72 wizyty, obłożenie 65% Tomek: 96h pracy, 48 wizyt, obłożenie 72% Raport przychodów na pracownika Ile przychodu wygenerował każdy fryzjer Średni paragon na wizytę Sprzedaż produktów Raport no-show na pracownika Ile wizyt nie doszło do skutku (no-show) Czy problem dotyczy konkretnego fryzjera? Może to kwestia typu klientów, których obsługuje? 8. Dobre praktyki zarządzania zespołem Aktualizuj grafik z wyprzedzeniem Uzgadniaj grafik na co najmniej 2 tygodnie do przodu. Dzięki temu rezerwacje online zawsze pokazują aktualne terminy. Ustal jasne zasady urlopów Urlop zgłaszany minimum 2 tygodnie wcześniej Maksymalnie 2 osoby na urlopie jednocześnie Soboty wyłączone z urlopów w sezonie ślubnym Daj pracownikom dostęp do kalendarza Możesz stworzyć konta dla fryzjerów z ograniczonymi uprawnieniami: Widzą swój kalendarz i wizyty Mogą dodawać/edytować swoje rezerwacje Nie widzą raportów finansowych ani danych innych pracowników Analizuj dane regularnie Raz w miesiącu sprawdź: Czy obłożenie jest równomiernie rozłożone? Kto generuje największy przychód? Czy ktoś ma problem z no-show? Jak wypadła sprzedaż produktów? 9. Najczęstsze pytania Q: Czy pracownik może sam edytować swój grafik? A: Zależy od uprawnień, które mu nadasz. Możesz pozwolić na edycję lub zostawić to tylko dla managera/właściciela. Q: Co jeśli mam pracownika na pół etatu? A: Ustawiasz mu krótsze godziny pracy lub mniej dni w tygodniu. System sam pilnuje, żeby rezerwacje mieściły się w jego czasie pracy. Q: Czy mogę mieć różne stawki prowizji dla różnych usług? A: Tak. Możesz ustawić inną prowizję dla strzyżenia (np. 35%), inną dla koloryzacji (np. 40%), inną dla produktów (np. 15%). Q: Jak obsłużyć praktykanta/stażystę? A: Dodaj go jako pracownika z odpowiednimi ograniczeniami: Przypisz tylko wybrane usługi (np. mycie, podstawowe strzyżenia) Ustaw dłuższy czas na usługi (uczy się) Opcjonalnie: nie pokazuj w rezerwacjach online 10. Podsumowanie Zarządzanie zespołem fryzjerów w Timebox to: Jasny grafik – godziny pracy, dni wolne, urlopy w jednym miejscu Kalendarz dla całego zespołu – widok wszystkich kolumn obok siebie Ochrona przed błędami – system blokuje rezerwacje poza grafikiem Automatyczne rozliczanie prowizji – koniec z ręcznym liczeniem Łatwe przenoszenie wizyt – drag & drop w kalendarzu Raporty – obłożenie, przychody, wydajność każdego fryzjera Uporządkuj grafik swojego salonu i zapomnij o chaosie z papierowymi harmonogramami. 11. Co dalej? Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu salonem: Program do rezerwacji dla salonu fryzjerskiego Jak zautomatyzować przypomnienia SMS Bony podarunkowe w salonie fryzjerskim Jak utworzyć pracownika Jak zmienić domyślne godziny pracy pracownika Jak oznaczyć dni wolne od pracy .article { color: #222; line-height: 1.7; font-size: 16px; } .article strong { color: #222; font-weight: 600; font-style: italic; } .article ul, .article ol { margin-left: 22px; padding-left: 0; } .article li { margin-bottom: 6px; } .article h2 { margin-top: 32px; margin-bottom: 16px; color: #222; } .article h3 { margin-top: 24px; margin-bottom: 12px; color: #222; font-size: 18px; } .article h4 { margin-top: 18px; margin-bottom: 10px; color: #333; font-size: 16px; } .article table { font-size: 15px; } .article code { background: #f5f5f5; padding: 2px 6px; border-radius: 3px; font-size: 14px; } .article a { color: #5a8dee; text-decoration: none; } .article a:hover { text-decoration: underline; } .article .example-box { background: #f7f7f7; border-left: 4px solid #5a8dee; padding: 12px 14px; margin: 16px 0; border-radius: 4px; font-family: monospace; color: #222; white-space: pre-line; display: inline-block; }
więcejGrafik pracy pracowników to podstawa sprawnego zarządzania firmą usługową. Dobrze ułożony harmonogram zapewnia, że klienci zawsze mają dostęp do wolnych terminów, a pracownicy wiedzą, kiedy pracują. W tym artykule pokazujemy, jak tworzyć i zarządzać grafikami w systemie rezerwacji. W tym artykule dowiesz się: jak definiować godziny pracy pracowników, jak oznaczać dni wolne i urlopy, jak grafik integruje się z rezerwacjami, jak zarządzać zespołem w kalendarzu. 1. Po co elektroniczny grafik pracy? Tradycyjne metody tworzenia grafików (Excel, tablica, papier) mają swoje ograniczenia: Problemy z ręcznym grafikiem: Brak integracji z kalendarzem – musisz ręcznie sprawdzać, kto pracuje Ryzyko błędów – możesz umówić klienta, gdy pracownik ma wolne Ręczne aktualizacje – każda zmiana wymaga poprawek w wielu miejscach Brak widoczności dla zespołu – pracownicy nie widzą swojego grafiku online Korzyści z grafiku w systemie: Automatyczne blokowanie terminów – gdy pracownik nie pracuje, termin jest niedostępny Integracja z rezerwacjami online – klienci widzą tylko dostępne terminy Widok dla pracowników – każdy widzi swój grafik w telefonie Łatwe zmiany – zmiana w jednym miejscu aktualizuje wszystko 2. Definiowanie godzin pracy Każdy pracownik może mieć własne godziny pracy. Ustawiasz je raz, a system automatycznie stosuje do kalendarza. Przykład: Salon fryzjerski Pracownik Pon-Pt Sobota Niedziela Anna 9:00-17:00 9:00-14:00 Wolne Kasia 10:00-18:00 10:00-15:00 Wolne Marek 12:00-20:00 Wolne Wolne Jak to działa: W poniedziałek o 8:00 nie można umówić klienta do Anny (zaczyna o 9:00) W sobotę nie można umówić klienta do Marka (ma wolne) Rezerwacje online pokazują tylko dostępne terminy 3. Dni wolne i urlopy Oprócz regularnych godzin pracy, musisz zarządzać dniami wolnymi: Rodzaje nieobecności: Urlop wypoczynkowy – zaplanowany z wyprzedzeniem Zwolnienie lekarskie – nagłe nieobecności Szkolenie – dzień poza firmą Dni świąteczne – dla całej firmy Inne – indywidualne powody Jak dodać nieobecność: Wchodzisz w profil pracownika lub kalendarz Zaznaczasz daty nieobecności Wybierasz typ (urlop, chorobowe itp.) System automatycznie blokuje te terminy Co się dzieje z istniejącymi rezerwacjami? Jeśli pracownik ma już rezerwacje w dniach urlopu, system ostrzega. Musisz je przełożyć do innego pracownika lub na inny termin. 4. Grafik a rezerwacje online Grafik pracowników jest automatycznie połączony z rezerwacjami online. Jak to działa: Klient wchodzi na Twoją stronę rezerwacji Wybiera usługę i pracownika Widzi tylko dostępne terminy – uwzględniające: Godziny pracy pracownika Dni wolne i urlopy Już zarezerwowane wizyty Wybiera termin i potwierdza Dzięki temu klient nie może zarezerwować terminu, gdy pracownik nie pracuje. Nie musisz ręcznie sprawdzać dostępności. 5. Widok grafiku w kalendarzu W Timebox grafik jest widoczny w kalendarzu: Widok wszystkich pracowników Kolumny obok siebie – każdy pracownik ma swoją kolumnę. Widzisz od razu, kto ma wolne terminy, a kto jest zajęty. Filtrowanie po pracowniku Możesz wybrać jednego pracownika i zobaczyć tylko jego kalendarz. Przydatne gdy pracownik chce sprawdzić swój plan. Oznaczenia nieobecności Dni wolne i urlopy są wyraźnie oznaczone w kalendarzu. Widzisz na pierwszy rzut oka, kto kiedy nie pracuje. 6. Zmiany w grafiku – jak zarządzać? Zmiana godzin pracy Pracownik chce zmienić godziny? Edytujesz jego profil, zmiany obowiązują od wybranej daty. System może ostrzec o konfliktach z istniejącymi rezerwacjami. Nagła nieobecność Pracownik zachorował rano? Dodajesz nieobecność na dziś. System pokazuje listę rezerwacji do obsłużenia – możesz je przełożyć lub przypisać innemu pracownikowi. Zamiana zmian Dwóch pracowników chce zamienić się dniami? Edytujesz grafik obu osób. Rezerwacje zostają przy pracownikach lub możesz je przepiąć. 7. Grafik a praca na zmiany Jeśli pracownicy pracują na zmiany, system to obsługuje: Przykład: Dwie zmiany Tydzień Anna Kasia Tydzień 1 Rano (8:00-14:00) Popołudnie (14:00-20:00) Tydzień 2 Popołudnie (14:00-20:00) Rano (8:00-14:00) Możesz ustawić różne godziny dla różnych dni lub tygodni. 8. Pracownicy z ograniczonymi uprawnieniami Nie każdy pracownik powinien mieć dostęp do wszystkiego. Ograniczone uprawnienia pozwalają: Pracownik widzi tylko swój kalendarz Nie ma dostępu do raportów finansowych Nie może zmieniać ustawień firmy Może tylko tworzyć i edytować swoje rezerwacje 9. Raporty i prowizje Grafik pracy jest połączony z systemem raportów: Liczba godzin pracy – ile pracownik przepracował Liczba wizyt – ile klientów obsłużył Przychody – ile zarobił dla firmy Prowizje – jeśli płacisz od usług System automatycznie liczy te dane na podstawie zakończonych rezerwacji. 10. Timebox – funkcje zarządzania zespołem Funkcja Opis Godziny pracy Indywidualne dla każdego pracownika Dni wolne Urlopy, chorobowe, szkolenia Widok zespołu Wszyscy pracownicy w kalendarzu Filtrowanie Widok jednego pracownika Uprawnienia Ograniczony dostęp dla pracowników Integracja z online Grafik uwzględniany w rezerwacjach online Prowizje Automatyczne liczenie na podstawie wizyt 11. Jak zacząć? Dodaj pracowników – imię, stanowisko Ustaw godziny pracy – dla każdego osobno Oznacz dni wolne – urlopy, święta Skonfiguruj uprawnienia – co kto może widzieć Gotowe – grafik zintegrowany z kalendarzem 12. Podsumowanie Elektroniczny grafik pracy pracowników to: Automatyczne blokowanie terminów – gdy pracownik nie pracuje Integracja z rezerwacjami online – klienci widzą tylko dostępne terminy Łatwe zarządzanie urlopami – oznaczanie nieobecności Widok dla zespołu – każdy widzi swój grafik Mniej błędów – system pilnuje dostępności 13. Co dalej? Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu zespołem: Jak utworzyć pracownika? Jak zmienić domyślne godziny pracy pracownika? Jak oznaczyć dni wolne od pracy? Jak utworzyć pracownika z ograniczonymi uprawnieniami? Grafik pracowników i filtrowanie widoku kalendarza Grafik pracy fryzjerów – jak zarządzać zespołem w salonie .article { color: #222; line-height: 1.7; font-size: 16px; } .article strong { color: #222; font-weight: 600; font-style: italic; } .article ul, .article ol { margin-left: 22px; padding-left: 0; } .article li { margin-bottom: 6px; } .article h2 { margin-top: 32px; margin-bottom: 16px; color: #222; } .article h3 { margin-top: 24px; margin-bottom: 12px; color: #222; font-size: 18px; } .article table { font-size: 15px; } .article a { color: #5a8dee; text-decoration: none; } .article a:hover { text-decoration: underline; } .article .example-box { background: #f7f7f7; border-left: 4px solid #5a8dee; padding: 12px 14px; margin: 16px 0; border-radius: 4px; font-family: monospace; color: #222; white-space: pre-line; display: inline-block; }
więcej