Przejdź do treści
Zaloguj się Zarejestruj się

Kalendarz serwisowy online — harmonogram pracy serwisantów

W szczycie sezonu grzewczego masz po 8–10 zleceń dziennie, a do tego telefony co 5 minut. Bez kalendarza, który spina zlecenia online i te wpisywane ręcznie, harmonogram zaczyna się sypać. Timebox to elektroniczny kalendarz dla serwisanta kotłów — widoki dzień / tydzień / miesiąc, harmonogram dla całego zespołu, automatyczne SMS-y do klientów. Wszystko z poziomu telefonu w drodze do następnego klienta.

Wypróbuj 14 dni za darmo

Bez karty kredytowej i bez zobowiązań. SMS-y włączysz po opłaceniu planu.

Jak działa kalendarz dla serwisanta kotłów?

Cztery kroki. Klient sam zamawia przegląd, Ty masz zlecenie w kalendarzu i jedziesz na adres.

  1. 1

    Klient wybiera usługę

    Z listy usług (przegląd roczny, czyszczenie palnika, wymiana pompy, kontrola kominiarska) wybiera tę, której potrzebuje.

  2. 2

    Wybiera termin

    Widzi tylko wolne sloty zgodne z czasem usługi i grafikiem technika. Nie umówi się poza godzinami pracy.

  3. 3

    Podaje adres obiektu

    Wpisuje adres, gdzie ma przyjechać serwisant. Zlecenie wpada od razu do Twojego kalendarza.

  4. 4

    Dostaje SMS

    Automatyczne potwierdzenie zlecenia i przypomnienie 24 h przed wizytą. Klient odpowiada TAK/NIE.

Widoki kalendarza — dzień, tydzień, miesiąc

Inny widok rano w drodze do pierwszego klienta, inny przy planowaniu tygodnia w niedzielę.

  • Widok dzienny

    Pełna lista zleceń na dziś z godziną, klientem, adresem i typem usługi. Drag & drop pozwala przesunąć zlecenie o 30 min, gdy poprzednia interwencja się przedłużyła. Na telefonie w drodze sprawdzasz, kto następny i co go czeka. Jak efektywnie przeglądać rezerwacje.

  • Widok tygodniowy

    Cały tydzień w jednym ekranie. Widzisz, gdzie zostały okna na pilne interwencje, planujesz urlop technika, przesuwasz przeglądy roczne na ten tydzień, gdy jest miejsce.

  • Widok miesięczny

    Przegląd całego miesiąca — kiedy szczyt zleceń, kiedy spadek, na które tygodnie warto puszczać kampanię SMS przypominającą o przeglądzie rocznym. Liczba zleceń na każdy dzień widoczna od razu.

  • Filtrowanie po techniku i typie zlecenia

    W firmie z kilkoma technikami filtrujesz, żeby zobaczyć tylko swój kalendarz albo tylko interwencje awaryjne na ten tydzień. Filtry działają we wszystkich widokach. Filtrowanie widoku kalendarza.

Harmonogram dla zespołu serwisantów

Każdy z techników pracuje w innych godzinach, ma swoje rejony, swoje specjalizacje (jeden robi gazowe, drugi pellet i ekogroszek). Timebox traktuje każdego jako osobnego pracownika z indywidualnym kalendarzem i grafikiem.

  • Indywidualny kalendarz dla każdego technika z osobną kolorystyką
  • Domyślny grafik pracy ustawiasz raz (np. pon-pt 7-15), w konkretny dzień można nadpisać (urlop, szkolenie)
  • Dni wolne (urlop, święto państwowe) oznaczasz jednym kliknięciem — klient nie zarezerwuje ich online
  • Klient przy rezerwacji online wybiera „dowolny technik” lub konkretną osobę — np. tę, która była u niego rok temu
  • Uprawnienia — technik widzi tylko swoje zlecenia, biuro widzi cały kalendarz, właściciel ma pełny dostęp do wszystkiego

Specyfika kalendarza w serwisie kotłów

Każdy typ zlecenia ma inny czas trwania. Bez ustawienia tego raz na dobre, klient zarezerwuje wymianę pompy w 30-minutowym slocie, a Ty zostaniesz z dwoma godzinami nadwyżki.

  • Różne czasy usług — przegląd roczny 60 min, czyszczenie palnika 90 min, wymiana pompy 180 min, interwencja awaryjna 30–60 min
  • Bufor czasu między zleceniami — ustawiasz raz (np. 15 min na dojazd), system dodaje automatycznie
  • Blokowanie slotów — np. piątek po 14:00 zamknięty, tylko gotowość awaryjna
  • Rezerwacja online dla wybranych usług — np. przegląd roczny dostępny przez stronę 24/7, interwencja awaryjna tylko telefonicznie (wymaga rozmowy o objawach)
  • Sezonowe podejście — w sierpniu otwierasz rezerwację online dla przeglądów, w grudniu wyłączasz (cały dzień to interwencje awaryjne)

Powiadomienia SMS spięte z kalendarzem

Każde zlecenie w kalendarzu uruchamia łańcuch SMS-ów do klienta. Stawka 0,13 zł brutto / SMS, doładowania od 100 SMS-ów.

  • Potwierdzenie po rezerwacji — klient dostaje SMS z datą, godziną, typem usługi i adresem firmy
  • Przypomnienie przed wizytą — 24 h, 48 h albo 7 dni wcześniej (konfigurowalne)
  • Klient odpowiada TAK / NIE — system automatycznie zwalnia slot przy odmowie, masz miejsce na pilne zlecenie; za odpowiedź klienta nie płacisz
  • Drugie przypomnienie — opcjonalne, np. 2 h przed wizytą
  • Prośba o opinię po wizycie — opinie możesz pokazać na stronie zamawiania

Tematycznie: SMS przypomnienia o wizycie, jak ustawić czas i częstotliwość przypomnień, jak włączyć SMS-y.

Czy potrzebujesz dedykowanego kalendarza dla serwisanta?

Wiele firm serwisowych zaczyna od kartki, telefonu albo Excela. Działa, dopóki nie pojawi się drugi technik albo szczyt sezonowy. Wtedy alternatyw jest kilka.

  • Kartka i telefon — szybkie, ale brak SMS-ów, brak rezerwacji online, brak historii klienta. Po zgubieniu zeszytu nie ma czego odtworzyć.
  • Google Calendar / kalendarz w telefonie — darmowy, pokazuje zlecenia, ale klient nie zarezerwuje sam, nie wyślesz automatycznie SMS-ów, nie ma kartoteki klienta.
  • Excel / Google Sheets — szczegółowe, ale ręczne. Brak automatyzacji, brak rezerwacji online, brak SMS-ów do klientów.
  • Timebox — kalendarz z rezerwacją online, SMS-ami i kartoteką klienta. 14 dni za darmo, plan wg liczby pracowników, brak prowizji od rezerwacji.

Ile kosztuje Timebox?

Płacisz za liczbę kalendarzy, czyli osób, które obsługują klientów. Liczba klientów, rezerwacji i usług nie ma limitu, a od rezerwacji online nie pobieramy prowizji.

Plan Liczba kalendarzy Cena za miesiąc
Solo 1 kalendarz 19 zł netto (23,37 zł brutto)
Standard do 3 kalendarzy 29 zł netto (35,67 zł brutto)
Pro do 8 kalendarzy 59 zł netto (72,57 zł brutto)

Zapisy online, przypomnienia SMS, baza klientów i raporty są w każdym planie. Przedpłaty (zaliczki), stan kasy, bony podarunkowe i kody promocyjne są dostępne od planu Standard, a własne pola dodatkowe od planu Pro.

Większe zespoły wybierają plan Max (do 16 kalendarzy, 119 zł netto) albo Max_2 (do 24 kalendarzy, 199 zł netto). Zobacz pełny cennik z porównaniem wszystkich planów.

SMS-y kosztują 0,13 zł brutto za wiadomość; po pierwszej płatności dostajesz jednorazowo 50 SMS-ów. Przez pierwsze 14 dni korzystasz z Timebox bezpłatnie i bez podawania karty. SMS-y włączysz po opłaceniu planu.

Wypróbuj 14 dni za darmo

Timebox w liczbach

Stan na październik 2026.

od 2018
roku na rynku
ponad 3,9 mln
rezerwacji
ponad 4,5 mln
wysłanych SMS
ponad 95 tys.
użytkowników
ponad 55 tys.
zdefiniowanych usług

Wypróbuj Timebox przez 14 dni za darmo

Bez karty kredytowej. Rezerwacja online, harmonogram dla zespołu i kartoteka klienta w jednym miejscu. SMS-y włączysz po opłaceniu planu.

Wypróbuj 14 dni za darmo

Masz już konto? Zaloguj się

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę prowadzić kalendarz dla wszystkich techników w firmie?

Tak. Każdy technik ma osobny kalendarz, grafik pracy i uprawnienia. W widoku firmowym wszystkie kalendarze widzisz obok siebie, możesz filtrować po pracowniku albo typie zlecenia (np. tylko interwencje awaryjne).

Czy każdy technik widzi zlecenia pozostałych?

Zależy od uprawnień, które ustawiasz osobno dla każdego pracownika. Od planu Standard możesz ograniczyć technikowi widok do jego własnych zleceń i klientów. Biuro albo dyspozytor widzi cały kalendarz wszystkich techników, a właściciel ma pełny dostęp, łącznie z raportami finansowymi.

Jak ustawić różne czasy zleceń (przegląd 60 min, wymiana pompy 180 min)?

Każdy typ usługi konfigurujesz osobno — ustawiasz nazwę, czas trwania, cenę, opis i opcjonalny wymóg zaliczki. Czas usługi blokuje odpowiedni slot w kalendarzu — klient nie zarezerwuje wymiany pompy o 14:00, jeśli wybrał usługę trwającą 3 h, a o 15:00 jest koniec pracy.

Czy mogę zablokować termin w kalendarzu (urlop, szkolenie, święto)?

Tak. Dni wolne (urlop, szkolenie, święto) oznaczasz jednym kliknięciem — klient nie zarezerwuje ich online. Możesz też zablokować pojedynczy slot w ciągu dnia, np. „14:00–15:00 przegląd techniczny samochodu”.

Czy kalendarz wysyła SMS-y do klientów automatycznie?

Tak. Po rezerwacji wizyty system wysyła potwierdzenie SMS, a 24 h przed wizytą — przypomnienie. Czas i treść konfigurujesz raz, dalej działa automatycznie. Stawka 0,13 zł brutto / SMS, doładowania od 100 SMS-ów.

Czy mogę zarezerwować klientowi kolejny przegląd z rocznym wyprzedzeniem?

Tak. Z poziomu kartoteki klienta tworzysz kolejną wizytę z dowolną datą — np. „przegląd roczny we wrześniu 2027”. Klient dostanie SMS przypomnienie 24 h wcześniej. To nie jest jednak pełna automatyzacja typu „kocioł X wymaga przeglądu, ostatni 11 miesięcy temu” — wpisanie kolejnej wizyty to ręczna decyzja po Twojej stronie.

Co jeśli klient zarezerwuje online, a technik akurat na wyjeździe interwencyjnym?

Z poziomu kalendarza możesz przesunąć zlecenie na inny termin albo do innego technika. Klient dostanie automatycznie SMS z informacją o zmianie. Możesz też wcześniej zablokować swój kalendarz w godzinach, w których jesteś niedostępny — wtedy rezerwacje online nie wpadną w te sloty.

Czy program działa na telefonie w drodze między klientami?

Tak. Timebox to aplikacja webowa — działa w każdej przeglądarce na komputerze, tablecie i telefonie. Możesz dodać Timebox jako skrót do ekranu głównego (Progressive Web App) — wtedy wygląda i działa jak zwykła aplikacja mobilna, bez pobierania ze sklepu Google Play ani App Store.

Zobacz również