Jak włączyć i skonfigurować powiadomienia SMS – krok po kroku
W tym artykule dowiesz się, jak krok po kroku włączyć i skonfigurować automatyczne powiadomienia SMS w systemie Timebox. Po zakończeniu konfiguracji Twoi klienci będą otrzymywać przypomnienia o wizytach, a Ty zaoszczędzisz czas na ręczne dzwonienie.
Zanim zaczniesz
Upewnij się, że:
- Masz uprawnienia administratora w systemie Timebox
- Wykupiłeś pakiet SMS (system automatycznie aktywuje moduł po opłaceniu)
- Znasz podstawy działania SMS-ów → Czym są powiadomienia SMS?
Ważne: Konfigurację techniczną konta SMS wykonuje operator systemu Timebox automatycznie po wykupieniu pakietu. Nie musisz tego robić samodzielnie.
Krok 1: Wejdź do ustawień SMS
- Zaloguj się do systemu Timebox
- W menu głównym znajdź sekcję: Ustawienia
- Wybierz zakładkę: Powiadomienia SMS
Zobaczysz panel konfiguracji powiadomień SMS.
Krok 2: Ustaw dane nadawcy SMS
Te informacje będą widoczne w treści wiadomości SMS wysyłanych do klientów. Dobrze wypełnione dane budują zaufanie i profesjonalny wizerunek.
Pole [[nadawca]]
Podaj nazwę, która będzie wyświetlana w treści SMS, zazwyczaj na początku wiadomości.
Dobre praktyki:
- Maksymalnie 11 znaków (zalecane)
- Używaj nazwy salonu lub skróconej wersji
- Unikaj polskich znaków (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż)
Nagłówek SMS zamiast numeru telefonu (opcjonalne)
Domyślnie SMS-y są wysyłane z numeru telefonu operatora SMS. Możesz zamienić ten numer na nazwę nadawcy (nagłówek), która będzie wyświetlana jako "od kogo" SMS.
Jak to działa:
- Zamiast numeru (np. +48 123 456 789) klient zobaczy nazwę (np. "SalonBella")
- Nazwa może mieć maksymalnie 11 znaków
- To wymaga akceptacji operatora GSM (proces trwa 1-3 dni robocze)
Aby ustawić nagłówek SMS:
- Skontaktuj się z biurem Timebox
- Zaproponuj nazwę (max 11 znaków, bez polskich znaków)
- Operator Timebox złoży wniosek do operatora GSM w Twoim imieniu
- Po zaakceptowaniu (1-3 dni) nagłówek będzie aktywny
WAŻNE ograniczenie:
Rekomendacja: Jeśli planujesz używać potwierdzeń i anulacji przez SMS (TAK/NIE), nie ustawiaj nagłówka. Zostaw domyślny numer telefonu.
Pole: Numer telefonu salonu
Podaj numer kontaktowy salonu, który będzie widoczny w treści SMS-a.
Format:
- Preferowany: 123 456 789 (lub z myślnikami dla czytelności)
- Dopuszczalny: 123456789 (bez spacji)
Ten numer pojawi się w SMS-ach np.:
Krok 3: Włącz typy SMS-ów, które chcesz wysyłać
Timebox oferuje kilka typów powiadomień SMS. Możesz włączyć wszystkie lub tylko wybrane, w zależności od potrzeb Twojego salonu.
SMS-y związane z rezerwacjami:
☐ SMS o nowej rezerwacji
- Wysyłany natychmiast po utworzeniu wizyty
- Kiedy włączyć: jeśli chcesz, aby klient otrzymał potwierdzenie zaraz po umówieniu
- Kiedy wyłączyć: jeśli wolisz wysyłać tylko przypomnienia (bez natychmiastowego potwierdzenia)
☐ SMS o zmianie rezerwacji
- Wysyłany po modyfikacji terminu, godziny lub usług
- Kiedy włączyć: zawsze – klient musi wiedzieć o zmianach
- Kiedy wyłączyć: jeśli zmiany są rzadkie i wolisz dzwonić osobiście
☑ Przypomnienie o rezerwacji (pierwsze)
- Wysyłane X dni/godzin przed wizytą (konfigurujesz w kolejnym kroku)
- Kiedy włączyć: ZAWSZE – to najważniejszy SMS zmniejszający no-show
- Najczęstsza konfiguracja: 1 dzień przed wizytą
☐ Przypomnienie o rezerwacji (drugie)
- Opcjonalne dodatkowe przypomnienie
- Kiedy włączyć: dla ważnych wizyt (np. długie zabiegi, wysokie ceny)
- Najczęstsza konfiguracja: 2 dni przed + 1 dzień przed
SMS-y interaktywne:
☑ Potwierdzenia przez SMS (odpowiedź TAK)
- Klient może potwierdzić wizytę odpowiadając na SMS
- Kiedy włączyć: ZAWSZE – oszczędza czas i zmniejsza no-show
☑ Anulacje przez SMS (odpowiedź NIE)
- Klient może anulować wizytę odpowiadając na SMS
- Kiedy włączyć: ZAWSZE – daje klientowi wygodę, a Tobie czas na wypełnienie luki
Szczegóły: Potwierdzenia i anulacje SMS – dwukierunkowa komunikacja
SMS-y dodatkowe:
☐ Prośba o ocenę po wizycie
- Wysyłana X godzin po zakończeniu wizyty z linkiem do formularza oceny
- Kiedy włączyć: jeśli zależy Ci na zbieraniu opinii online
☐ Życzenia urodzinowe
- Automatyczne SMS-y w dniu urodzin klienta
- Kiedy włączyć: jeśli chcesz budować relacje z klientami (bardzo mile widziane!)
Szczegóły: Personalizacja treści SMS – jak dostosować szablony wiadomości
SMS-y dla managera salonu:
☐ Powiadomienie o rezerwacji online (dla właściciela)
- Wysyłane do Ciebie, gdy klient umówi się przez internet
- Kiedy włączyć: jeśli korzystasz z rezerwacji online i chcesz być na bieżąco
☐ Powiadomienie o anulacji przez SMS (dla właściciela)
- Wysyłane do Ciebie, gdy klient anuluje wizytę SMS-em
- Kiedy włączyć: jeśli chcesz natychmiast reagować na anulacje
Krok 4: Skonfiguruj harmonogram przypomnień
To najważniejsza konfiguracja. Ustaw, kiedy system ma wysyłać przypomnienia.
Pierwsze przypomnienie – kiedy wysłać?
Wybierz jeden z wariantów:
- 1 dzień przed wizytą – najczęściej wybierane, optymalne dla większości salonów
- 2 dni przed wizytą – dobre dla długich zabiegów lub wizyt wymagających przygotowania
- 7 dni przed wizytą – rzadko używane, dla bardzo długich rezerwacji
Godzina wysyłki: System wysyła SMS-y zwykle rano (ok. 10:00), aby nie budzić klientów zbyt wcześnie.
Drugie przypomnienie – czy włączyć?
Jeśli włączyłeś drugie przypomnienie, ustaw:
- 2 dni przed + 1 dzień przed – najczęstsza konfiguracja dla podwójnych przypomnień
- 7 dni przed + 1 dzień przed – dla bardzo ważnych/długich wizyt
Uwaga: Dwa przypomnienia zwiększają koszty SMS-ów (2x więcej wiadomości). Włączaj tylko jeśli masz problem z częstymi no-show.
Szczegóły: Przypomnienia o rezerwacjach – jak ustawić czas i częstotliwość
Krok 5: Ustaw słowa kluczowe do potwierdzeń i anulacji
Jeśli włączyłeś interaktywne SMS-y (potwierdzenia/anulacje), musisz określić, jakie słowa klienci mają pisać w odpowiedzi.
Słowo potwierdzające:
Domyślnie: TAK
Możesz zmienić na:
- OK
- POTWIERDZAM
- YES (jeśli masz klientów anglojęzycznych)
Słowo anulujące:
Domyślnie: NIE
Możesz zmienić na:
- ANULUJ
- ODWOLAJ
- NO (jeśli masz klientów anglojęzycznych)
Ważne: Słowa kluczowe nie są wrażliwe na wielkość liter. Klient może napisać "tak", "TAK" lub "Tak" – system rozpozna wszystkie warianty.
Krok 6: Sprawdź pakiet SMS
Upewnij się, że masz wystarczającą liczbę SMS-ów do wysyłki.
Gdzie sprawdzić stan pakietu?
Stan SMS-ów jest zawsze widoczny na górnym pasku aplikacji, w każdym miejscu systemu Timebox. Nie musisz wchodzić w ustawienia.
Co oznaczają liczby:
- 487 – tyle SMS-ów pozostało do wykorzystania
- 500 – taki był początkowy pakiet
Ostrzeżenia o niskim stanie:
System automatycznie ostrzega, gdy:
- Zostało mniej niż 25 SMS-ów – pojawi się żółte ostrzeżenie
- Zostało mniej niż 5 SMS-ów – pojawi się czerwone ostrzeżenie
Jeśli zobaczysz ostrzeżenie, dokup pakiet, aby nie przerywać wysyłki.
→ Szczegóły: Powiadomienia SMS w Timebox – czym są i jak działają
Krok 7: Zapisz ustawienia
Po wypełnieniu wszystkich pól kliknij przycisk "Zapisz".
Co się stanie:
- System zapisze konfigurację SMS
- Od tego momentu automatyczna wysyłka jest aktywna
- Przypomnienia będą wysyłane zgodnie z ustawieniami
Krok 8: Przetestuj wysyłkę SMS (opcjonalnie)
Dobrą praktyką jest przetestowanie systemu przed uruchomieniem dla wszystkich klientów.
Jak przetestować?
- Utwórz testową rezerwację dla siebie (wpisz swój numer telefonu jako klient)
- Ustaw termin zgodnie z ustawionym przypomnieniem (np. jutro, jeśli masz "1 dzień przed")
- Poczekaj, aż system wyśle przypomnienie
- Sprawdź, czy SMS przyszedł i czy treść jest poprawna
- Spróbuj odpowiedzieć "TAK" i sprawdź, czy rezerwacja zostanie potwierdzona
- Usuń testową rezerwację
Uwaga: Czas oczekiwania zależy od ustawionego harmonogramu (np. jeśli masz "1 dzień przed", SMS przyjdzie dzień przed testową wizytą, zwykle rano ok. 10:00).
Krok 9: Edytuj szablony SMS (opcjonalnie)
Domyślne szablony SMS są dobrze skonfigurowane, ale możesz je dostosować do stylu Twojego biznesu.
Jak edytować szablony?
- W menu Ustawienia → Szablony powiadomień SMS
- Wybierz typ SMS-a (np. "Przypomnienie o rezerwacji")
- Edytuj treść wiadomości
- Użyj zmiennych, aby personalizować (np. [[imie]], [[data_rezerwacji]])
- Zapisz
Ważne: 1 SMS to 160 znaków. Jeśli wiadomość będzie dłuższa, zostanie policzone więcej niż 1 SMS (np. 320 znaków = 2 SMS-y). Staraj się być zwięzły, aby oszczędzać koszty!
→ Szczegóły: Personalizacja treści SMS – jak dostosować szablony wiadomości
Krok 10: Monitoruj wysyłkę i statystyki
Po uruchomieniu systemu regularnie sprawdzaj:
- Stan pakietu SMS – czy nie kończy się limit
- Raporty wysyłki – ile SMS-ów zostało wysłanych dzisiaj/w tym tygodniu
- Potwierdzenia i anulacje – ile klientów odpowiada na SMS-y
- Błędy wysyłki – czy są problemy z doręczeniem (nieprawidłowe numery)
→ Szczegóły: Powiadomienia SMS w Timebox – czym są i jak działają
Najczęściej zadawane pytania
Q: Co jeśli klient nie ma numeru telefonu w bazie?
A: System nie wyśle SMS-a do klienta bez numeru. Upewnij się, że wszyscy klienci mają poprawnie wpisany numer telefonu w karcie.
Q: Czy mogę wyłączyć SMS-y dla konkretnego klienta?
A: Nie. SMS zostanie wysłany do każdego klienta, dla którego został zaplanowany. Możesz zatem po prostu nie planować SMSka dla danego klienta / rezerwacji.
Q: Czy SMS-y są wysyłane w nocy?
A: Tak. System nie sprawdza, czy są godziny nocne. Staramy się dostarczyć SMSki zgodnie z zaplanowaniem.
Q: Co jeśli zabraknie SMS-ów w pakiecie?
A: System przestanie wysyłać wiadomości. Musisz dokupić pakiet, aby wznowić wysyłkę. Dlatego ważne jest monitorowanie stanu pakietu i reagowanie na ostrzeżenia.
Q: Ile SMS-ów zużywam miesięcznie?
A: Zależy od liczby rezerwacji i włączonych typów SMS-ów. Przykładowo:
- 100 rezerwacji/miesiąc × 1 przypomnienie = 100 SMS-ów
- 100 rezerwacji/miesiąc × 2 przypomnienia = 200 SMS-ów
- + SMS-y o zmianach, życzenia urodzinowe, oceny (zależy od konfiguracji)
Sprawdź raporty po pierwszym miesiącu, aby oszacować realne zużycie.
Q: Czy mogę zmienić harmonogram przypomnień później?
A: Tak. W każdej chwili możesz wrócić do ustawień i zmienić czas wysyłki (np. z 1 dnia przed na 2 dni przed). Zmiana wpłynie na nowe rezerwacje od momentu zapisu.
Podsumowanie – checklist konfiguracji
Aby włączyć powiadomienia SMS:
- Wejdź w Ustawienia → SMS i powiadomienia
- Ustaw nazwę nadawcy (maks. 11 znaków)
- Wpisz numer telefonu salonu
- Włącz typy SMS-ów (minimum: przypomnienia + potwierdzenia/anulacje)
- Ustaw harmonogram przypomnień (zalecane: 1 dzień przed)
- Skonfiguruj słowa kluczowe (TAK / NIE)
- Sprawdź stan pakietu SMS
- Kliknij "Zapisz"
- Opcjonalnie: przetestuj wysyłkę na sobie
- Opcjonalnie: edytuj szablony SMS-ów
Co dalej?
Włączyłeś SMS-y – teraz możesz:
- Personalizacja treści SMS – jak dostosować szablony wiadomości
- Przypomnienia o rezerwacjach – jak ustawić czas i częstotliwość
- Potwierdzenia i anulacje SMS – dwukierunkowa komunikacja
Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z naszym wsparciem technicznym.
