Potwierdzenia i anulacje SMS – dwukierunkowa komunikacja z klientem

Dwukierunkowa komunikacja SMS to jedna z najbardziej zaawansowanych funkcji Timebox. Klienci mogą potwierdzać lub anulować wizyty odpowiadając na SMS-y, a system automatycznie przetwarza ich odpowiedzi. W tym artykule dowiesz się, jak to działa i jak to włączyć.

Czym jest dwukierunkowa komunikacja SMS?

Dwukierunkowa komunikacja oznacza, że klient może odpow human na SMS-a, a system Timebox rozpoznaje i przetwarza tę odpowiedź automatycznie.

Przykład z życia:

  1. System wysyła: "Przypominamy o wizycie jutro o 14:00. Potwierdź: TAK, Anuluj: NIE"
  2. Klient odpowiada SMS-em: "TAK"
  3. System automatycznie oznacza rezerwację jako potwierdzoną
  4. Nie musisz nic robić – wszystko dzieje się automatycznie!

Dlaczego to jest ważne?

  • Oszczędność czasu – brak potrzeby ręcznego dzwonienia i potwierdzania
  • Wygoda dla klienta – szybka odpowiedź SMS-em zamiast telefonu
  • Zmniejszenie no-show – potwierdzone wizyty rzadziej kończą się niestawieniem
  • Szybka reakcja – anulacje przez SMS dają czas na zapełnienie terminu
  • Profesjonalizm – nowoczesne rozwiązanie buduje zaufanie

Jak działa potwierdzanie wizyt przez SMS?

Krok 1: System wysyła przypomnienie

Klient otrzymuje SMS z informacją o wizycie i instrukcją potwierdzenia:

Salon Bella Przypominamy o wizycie jutro 15.01 o godz. 14:00 Usługi: Strzyżenie damskie Potwierdź odpowiadając TAK

Krok 2: Klient odpowiada "TAK"

Klient wysyła SMS z odpowiedzią:

TAK

System rozpoznaje:

  • "TAK" (wielkie litery)
  • "tak" (małe litery)
  • "Tak" (mieszane)
  • Wszystkie warianty słowa kluczowego

Krok 3: System przetwarza odpowiedź

Automatycznie:

  1. Rezerwacja zostaje oznaczona jako "Potwierdzona"
  2. W systemie pojawia się znacznik "Potwierdzona przez SMS"
  3. W kalendarzu widać status potwierdzenia

Krok 4: Opcjonalnie – powiadomienie do salonu

System może wysłać powiadomienie e-mail do managera o potwierdzeniu (zależy od konfiguracji).

Jak działa anulowanie wizyt przez SMS?

Krok 1: System wysyła przypomnienie

Klient otrzymuje SMS z opcją anulacji:

Salon Bella Przypominamy o wizycie jutro 15.01 o godz. 14:00 Usługi: Strzyżenie damskie Potwierdź: TAK lub Anuluj: NIE

Krok 2: Klient odpowiada "NIE"

Klient wysyła SMS z odpowiedzią:

NIE

Krok 3: System anuluje rezerwację

Automatycznie:

  1. Status rezerwacji zmienia się na "Anulowana"
  2. W systemie pojawia się znacznik "Anulowana przez SMS"
  3. Termin w kalendarzu zostaje zwolniony

Krok 4: Powiadomienie do salonu

System automatycznie wysyła powiadomienie do managera salonu:

  • E-mail lub SMS (zależy od konfiguracji)
  • Informacja o anulacji: kto, kiedy, jaka wizyta
  • Możesz szybko zapełnić wolny termin

Jak włączyć dwukierunkową komunikację?

Krok 1: Wejdź do ustawień SMS

  1. Zaloguj się do Timebox
  2. Przejdź do: Ustawienia → Powiadomienia SMS

Krok 2: Skonfiguruj potwierdzenia przez SMS

Znajdź sekcję Pole [[slowko_potwierdzam]]:

  1. Zaznacz checkbox przy tej opcji (włącza funkcję potwierdzeń)
  2. W polu tekstowym wpisz słowo kluczowe, np. TAK
☑ Pole [[slowko_potwierdzam]] Słowo kluczowe: TAK

Co się stanie po zaznaczeniu:

  • System zacznie odbierać odpowiedzi "TAK" od klientów
  • Rezerwacje będą automatycznie potwierdzane
  • Wizyta zostanie oznaczona jako potwierdzona i gotowa

Krok 3: Skonfiguruj anulacje przez SMS

Znajdź sekcję Pole [[slowko_odwolaj]]:

  1. Zaznacz checkbox przy tej opcji (włącza funkcję anulacji)
  2. W polu tekstowym wpisz słowo kluczowe, np. NIE
☑ Pole [[slowko_odwolaj]] Słowo kluczowe: NIE

Co się stanie po zaznaczeniu:

  • System zacznie odbierać odpowiedzi "NIE" od klientów
  • Rezerwacje będą automatycznie anulowane
  • Dostaniesz powiadomienie o każdej anulacji

Krok 4: Zapisz ustawienia

Kliknij "Zapisz" na dole strony. Od tej pory dwukierunkowa komunikacja jest aktywna!

Uwaga: Możesz używać innych słów kluczowych zamiast TAK/NIE, np.:

  • OK, POTWIERDZAM, YES (dla potwierdzeń)
  • ANULUJ, CANCEL, NO (dla anulacji)

Wielkość liter nie ma znaczenia - system rozpozna "TAK", "tak", "Tak".

Okno czasowe na odpowiedzi

Klient może odpowiedzieć na SMS w ciągu 24 godzin od otrzymania przypomnienia.

Przykład:

SMS wysłany: 14.01.2026, godz. 10:00 Klient może odpowiedzieć do: 15.01.2026, godz. 10:00

Co się dzieje po przekroczeniu czasu?

  • Odpowiedź klienta jest ignorowana (nie przetwarza się)
  • Rezerwacja pozostaje bez potwierdzenia/anulacji

Dlaczego 24h? To zabezpieczenie przed przypadkowymi odpowiedziami wysłanymi po wizycie lub zbyt późno.

Co widzi klient – przykładowe scenariusze

Scenariusz 1: Klient potwierdza wizytę

SMS od systemu: "Salon Bella Przypominamy o wizycie jutro 15.01 o godz. 14:00 Potwierdź: TAK" Odpowiedź klienta: "TAK" [System automatycznie potwierdza rezerwację] Klient NIE otrzymuje SMS-a potwierdzającego

Scenariusz 2: Klient anuluje wizytę

SMS od systemu: "Salon Bella Przypominamy o wizycie jutro 15.01 o godz. 14:00 Anuluj: NIE" Odpowiedź klienta: "NIE" [System automatycznie anuluje rezerwację]

Scenariusz 3: Klient pisze coś innego

SMS od systemu: "Salon Bella Przypominamy o wizycie jutro 15.01 o godz. 14:00 Potwierdź: TAK" Odpowiedź klienta: "Dzięki, będę!" [System NIE rozpoznaje odpowiedzi – brak potwierdzenia] [Rezerwacja pozostaje niepotwierdzona]

Ważne: System rozpoznaje TYLKO konkretne słowa kluczowe (TAK, NIE). Inne odpowiedzi są ignorowane.

Co widzi salon – powiadomienia i statusy

Najczęściej zadawane pytania

Q: Czy klient może anulować wizytę 5 minut przed?

A: Technicznie tak – jeśli odpowie w ciągu 24h od otrzymania SMS-a. Ale możesz w ustawieniach dodać regułę blokującą anulacje SMS-em zbyt blisko wizyty (dla rezerwacji on-line).

Q: Co jeśli klient pomyłkowo napisze "NIE"?

A: System automatycznie anuluje wizytę. Klient musi zadzwonić do salonu, aby przywrócić rezerwację. Dlatego ważne jest, aby treść SMS-a była jasna!

Q: Czy klient otrzymuje potwierdzenie po odpowiedzi?

A: Nie.

Q: Czy mogę wyłączyć anulacje, a zostawić potwierdzenia?

A: Tak. Możesz włączyć tylko potwierdzenia i wyłączyć anulacje. Wtedy SMS będzie brzmiał: "Potwierdź: TAK. Jeśli chcesz anulować, zadzwoń: 123-456-789"

Q: Jak często klienci odpowiadają na SMS-y?

A: Statystyki pokazują:

  • 30-50% klientów odpowiada "TAK" (potwierdza)
  • 5-10% odpowiada "NIE" (anuluje)
  • 40-65% w ogóle nie odpowiada (przychodzi i tak)

Q: Czy system rozpoznaje emotikony?

A: Nie. System rozpoznaje tylko konkretne słowa kluczowe.

Dobre praktyki

1. Używaj prostych słów kluczowych

✓ Dobre: TAK, NIE, OK ✗ Złe: POTWIERDZAM_WIZYTE, CHCE_ANULOW AC

2. Jasno komunikuj opcje w SMS-ie

✓ Dobre: "Potwierdź: TAK, Anuluj: NIE" ✗ Złe: "Odpowiedz jeśli chcesz potwierdzić"

3. Monitoruj anulacje

Ustawd automatyczne powiadomienia o anulacjach, aby móc szybko reagować i zapełnić wolny termin.

4. Testuj na sobie

Przed uruchomieniem dla wszystkich, przetestuj system na własnej rezerwacji. Sprawdź, czy odpowiedzi są poprawnie rozpoznawane.

Podsumowanie

Dwukierunkowa komunikacja SMS w Timebox:

  • Potwierdzenia: Klient odpowiada "TAK" → rezerwacja potwierdzona automatycznie
  • Anulacje: Klient odpowiada "NIE" → rezerwacja anulowana, powiadomienie do salonu
  • Okno czasowe: 24h na odpowiedź od momentu otrzymania SMS-a
  • Oszczędność czasu: Brak potrzeby ręcznego dzwonienia
  • Profesjonalizm: Nowoczesne rozwiązanie buduje zaufanie klientów

Aby włączyć:

  • Ustawienia → SMS → Włącz potwierdzenia i anulacje
  • Ustaw słowa kluczowe (TAK / NIE)
  • Zapisz i przetestuj

Co dalej?

Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z naszym wsparciem technicznym.

Tagi: sms potwierdzenie anulowanie odpowiedź zwrotna komunikacja poradnik

Zobacz także

Przypomnienia o rezerwacjach – jak ustawić czas i częstotliwość

Przypomnienia SMS to najskuteczniejszy sposób na zmniejszenie liczby niestawiennictw (no-show). W tym artykule dowiesz się, jak wybrać optymalny czas wysyłki z pełnego spektrum opcji – od 15 minut do 30 dni przed wizytą – oraz czy warto włączyć drugie przypomnienie. Dlaczego przypomnienia są ważne? Przypomnienia SMS określają: Kiedy klient otrzyma wiadomość przed wizytą Ile razy zostanie powiadomiony (jedno czy dwa przypomnienia) Jak skutecznie zmniejszysz liczbę niestawiennictw Zalety przypomnień SMS: Zmniejszenie no-show o 20-40% (udokumentowane badania) Większe prawdopodobieństwo potwierdzenia wizyty Oszczędność czasu (brak potrzeby ręcznego dzwonienia) Lepsza organizacja pracy i maksymalne wykorzystanie terminów Pełne spektrum opcji czasowych System Timebox oferuje 24 opcje czasowe dla przypomnień – od krótkich wizyt wymagających przypomnienia tego samego dnia, po długoterminowe rezerwacje z miesięcznym wyprzedzeniem. Opcje krótkoterminowe (tego samego dnia): Opcja Kiedy wysłać Najlepsze dla 15 minut wcześniej 0,25h przed Teleporady, krótkie konsultacje online 30 minut wcześniej 0,5h przed Wizyty ekspresowe, szybkie usługi 45 minut wcześniej 0,75h przed Wizyty z dojazdem w mieście 1-6 godzin wcześniej 1h, 2h, 3h, 4h, 5h, 6h Wizyt tego samego dnia, szybkie usługi 8-20 godzin wcześniej 8h, 10h, 12h, 16h, 20h Wizyty popołudniowe/wieczorne (SMS rano) Opcje średnioterminowe (dni przed wizytą): Opcja Kiedy wysłać Najlepsze dla 1 dzień przed 24h przed Najpopularniejsza opcja – większość branż 2 dni przed 48h przed Długie wizyty, drogie usługi 3 dni przed 72h przed Wizyty wymagające przygotowania 5-7 dni przed 5 dni, tydzień Specjalistyczne zabiegi, wizyty medyczne Opcje długoterminowe (tygodnie przed wizytą): Opcja Kiedy wysłać Najlepsze dla 10 dni przed 1,5 tygodnia Kursy, szkolenia, warsztaty 14 dni przed 2 tygodnie Wydarzenia, konsultacje specjalistyczne 21 dni przed 3 tygodnie Sesje fotograficzne, długie projekty 30 dni przed Miesiąc VIP wizyty, wyjazdy, wczesne rezerwacje Jak wybrać optymalny czas dla Twojej branży? Timebox obsługuje wszystkie branże usług krótkoterminowych, nie tylko beauty. Wybór czasu przypomnienia zależy od specyfiki Twojego biznesu. Salony fryzjerskie i kosmetyczne: Zalecane: 1 dzień przed (24h) Strzyżenie, farbowanie, manicure, pedicure – standardowe 30-120 min Klient ma czas na potwierdzenie, ale nie zapomni Jeśli wysokie no-show: dodaj drugie przypomnienie (2 dni + 1 dzień) SPA, wellness, masaże: Zalecane: 2 dni przed + 1 dzień przed (dwa przypomnienia) Długie zabiegi (2-3h), drogie pakiety Pierwsze przypomnienie daje czas na przełożenie, drugie przypomina tuż przed Alternatywa: samo 2 dni przed dla budżetowych opcji Medycyna estetyczna, dermatologia: Zalecane: 3-5 dni przed Wizyty wymagające przygotowania (np. odstawienie leków) Klient potrzebuje czasu na przygotowanie się Rozważ drugie przypomnienie 1 dzień przed dla pewności Wizyt lekarskie, fizjoterapia: Zalecane: 1 dzień przed (24h) Standardowe wizyty 30-60 min Pacjenci doceniają przypomnienie dzień wcześniej Dla specjalistycznych zabiegów: 2-3 dni przed Serwisy samochodowe, warsztaty: Zalecane: 1 dzień przed (24h) Przeglądy, naprawy, wymiana opon Dla długich napraw (kilka dni): 3-5 dni przed odbiorem SMS może zawierać przypomnienie o dostarczeniu dokumentów Fotografia, sesje zdjęciowe: Zalecane: 7-14 dni przed Sesje wymagają przygotowania (strój, makijaż, lokalizacja) Klient potrzebuje czasu na organizację Drugie przypomnienie 1-2 dni przed z ostatecznymi informacjami Doradztwo, konsultacje, coaching: Zalecane: 1 dzień przed (24h) lub 2-4 godziny przed Dla konsultacji stacjonarnych: 1 dzień przed Dla konsultacji online/telefonicznych: 2-4h przed (krótsze wyprzedzenie) VIP klienci: opcjonalnie 3-5 dni przed + 1 dzień przed Trening personalny, fitness: Zalecane: 2-12 godzin przed Regularne treningi: 2-6h przed wystarczające Nowi klienci: 1 dzień przed Treningi poranne: SMS poprzedniego wieczoru (12-16h przed) Kursy, szkolenia, warsztaty: Zalecane: 7-14 dni przed + 1 dzień przed Pierwsze przypomnienie: 1-2 tygodnie przed (czas na przygotowanie materiałów) Drugie przypomnienie: 1 dzień przed z ostatecznymi informacjami Dla jednodniowych szkoleń: samo 2-3 dni przed Naprawa sprzętu elektronicznego: Zalecane: 1 dzień przed odbiorem SMS informujący, że sprzęt jest gotowy do odbioru Przypomnienie o godzinach otwarcia serwisu Drugie przypomnienie – kiedy i jak używać? Oprócz pierwszego przypomnienia możesz włączyć drugie przypomnienie. Klient dostanie wtedy dwa SMS-y przed wizytą. Oba przypomnienia mają te same opcje czasowe (od 15 minut do 30 dni przed). Przykład konfiguracji z dwoma przypomnieniami: Wizyta: Piątek 17.01.2026, godz. 14:00 Pierwsze przypomnienie: Środa 15.01.2026 (2 dni przed) "Przypominamy o wizycie w piątek 17.01..." Drugie przypomnienie: Czwartek 16.01.2026 (1 dzień przed) "Przypominamy o wizycie jutro 17.01..." Kiedy włączyć drugie przypomnienie? Wysokie no-show (>10%) Drugie przypomnienie zmniejsza no-show o dodatkowe 10-15% Koszt 2 SMS-ów (ok. 0,30 zł) jest nieistotny w porównaniu do straty z no-show Drogie/długie usługi Usługi o wartości 300 zł+ Wizyty trwające 2h+ Specjalistyczne zabiegi wymagające przygotowania Nowi klienci lub pierwsza wizyta Klienci, którzy nie znają jeszcze lokalizacji Większa szansa na zapomnienie Kiedy NIE włączać drugiego przypomnienia? Niskie no-show (

więcej

Personalizacja treści SMS – jak dostosować szablony wiadomości

Domyślne szablony SMS w Timebox są funkcjonalne, ale personalizacja treści pozwala dopasować wiadomości do stylu Twojego salonu i zwiększyć ich skuteczność. W tym artykule dowiesz się, jak edytować szablony i używać zmiennych dynamicznych. Dlaczego warto personalizować SMS-y? Budowanie marki – spójny ton komunikacji wzmacnia wizerunek salonu Większe zaangażowanie – personalizowane wiadomości są lepiej odbierane Wyższa skuteczność – klienci częściej odpowiadają na dostosowane SMS-y Profesjonalizm – dopracowane treści budują zaufanie Typy szablonów SMS dostępne do edycji W systemie Timebox możesz edytować 13 typów szablonów SMS: Szablony związane z rezerwacjami: SMS o nowej rezerwacji – potwierdzenie utworzenia wizyty SMS o zmianie rezerwacji – informacja o modyfikacji Pierwsze przypomnienie – główny SMS przed wizytą Drugie przypomnienie – dodatkowe przypomnienie (opcjonalne) Szablony interaktywne i dodatkowe: Prośba o ocenę – SMS z linkiem do formularza opinii Życzenia urodzinowe – automatyczne SMS-y w dniu urodzin Powiadomienia dla managera – rezerwacje online, anulacje Szablony bezpieczeństwa: Kod weryfikacyjny – przy rezerwacji online 2FA – kod przy logowaniu Alert bezpieczeństwa – podejrzane logowania Krok 1: Wejdź do edycji szablonów Zaloguj się do systemu Timebox Przejdź do: Ustawienia → Szablony powiadomień SMS Wybierz szablon, który chcesz edytować Krok 2: Wybierz szablon do edycji Zobaczysz listę dostępnych szablonów. Najpopularniejsze do edycji: Szablon: Przypomnienie o rezerwacji (pierwsze) To najważniejszy szablon – wysyłany do każdego klienta przed wizytą. Domyślna treść: [[[nadawca]]: Przypominamy o wizycie [[data_rezerwacji]] godz. [[czas_rezerwacji]], tel. [[nr_tel_salonu]]. Zapraszamy! Krok 3: Poznaj dostępne zmienne Zmienne to dynamiczne fragmenty tekstu, które system automatycznie zastępuje rzeczywistymi danymi. Zapisujesz je w formacie: [[nazwa_zmiennej]] Zmienne podstawowe: Zmienna Co wyświetla Przykład [[nadawca]] Nazwa salonu (nadawca SMS) Salon Bella [[nr_tel_salonu]] Numer telefonu salonu 123-456-789 Zmienne klienta: Zmienna Co wyświetla Przykład [[imie]] Imię klienta Anna [[nazwisko]] Nazwisko klienta Kowalska Zmienne rezerwacji: Zmienna Co wyświetla Przykład [[data_rezerwacji]] Data wizyty 15.01.2026 [[czas_rezerwacji]] Godzina wizyty 14:00 [[uslugi]] Nazwy zarezerwowanych usług Strzyżenie damskie, Koloryzacja [[komentarz_rezerwacji]] Komentarz do rezerwacji Chcę krótsze włosy Zmienne pracownika: Zmienna Co wyświetla Przykład [[imie_pracownika]] Imię pracownika Anna [[nazwisko_pracownika]] Nazwisko pracownika Nowak Zmienne interaktywne: Zmienna Co wyświetla Przykład [[slowko_potwierdzam]] Słowo do potwierdzenia TAK [[slowko_odwolaj]] Słowo do anulacji NIE [[ratingLink]] Link do formularza oceny https://timebox.pl/rating/12345 [[codeSMS]] Kod weryfikacyjny 123456 Krok 4: Edytuj treść szablonu Teraz możesz modyfikować treść SMS-a, używając poznanych zmiennych. Przykład 1: Przypomnienie krótkie (minimalistyczne) [[nadawca]] Wizyta jutro [[czas_rezerwacji]] [[uslugi]] Potwierdź: [[slowko_potwierdzam]] Wynik dla klienta: Salon Bella Wizyta jutro 14:00 Strzyżenie damskie Potwierdź: TAK Przykład 2: Przypomnienie szczegółowe Cześć [[imie]]! [[nadawca]] przypomina o wizycie: Data: [[data_rezerwacji]] o [[czas_rezerwacji]] Usługi: [[uslugi]] Stylistka: [[imie_pracownika]] Potwierdź: [[slowko_potwierdzam]], Anuluj: [[slowko_odwolaj]] Kontakt: [[nr_tel_salonu]] Wynik dla klienta: Cześć Anna! Salon Bella przypomina o wizycie: Data: 15.01.2026 o 14:00 Usługi: Strzyżenie damskie, Koloryzacja Stylistka: Ewa Potwierdź: TAK, Anuluj: NIE Kontakt: 123-456-789 Krok 5: Zapisz i przetestuj szablon Po edycji: Kliknij "Zapisz" System zapisze nowy szablon Nowa treść będzie używana od następnego SMS-a Jak przetestować? Utwórz testową rezerwację na jutro (dla siebie) Poczekaj na SMS Sprawdź, czy wszystkie zmienne zostały poprawnie zastąpione Jeśli coś nie pasuje, edytuj ponownie Najlepsze praktyki personalizacji SMS-ów 1. Zachowaj zwięzłość – limit 160 znaków 1 SMS = 160 znaków. Jeśli wiadomość będzie dłuższa, zostanie policzone więcej niż 1 SMS: 161-306 znaków = 2 SMS (podwojony koszt) 307-459 znaków = 3 SMS (potrójny koszt) 460-612 znaków = 4 SMS (poczwórny koszt) Ważne: Jeśli używasz polskich znaków (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż), limit wynosi tylko 70 znaków dla 1 SMS. Staraj się zmieścić treść w 1 SMS-ie (160 znaków) lub maksymalnie 2 SMS-ach (306 znaków). ✓ Dobre (krótkie): "Salon Bella: wizyta jutro 14:00. Potwierdź: TAK" ✗ Złe (zbyt długie): "Szanowna Pani Anno, uprzejmie przypominamy o zarezerwowanej wizycie w naszym salonie Bella Beauty Lounge, która odbędzie się dnia jutrzejszego o godzinie czternastej. Prosimy o łaskawe potwierdzenie przybycia..." 2. Umieść najważniejsze informacje na początku Klient może nie przeczytać całego SMS-a. Struktura powinna być: Nazwa salonu (kto pisze) Data i godzina (kiedy wizyta) Akcja (co zrobić: potwierdź, anuluj) Dodatkowe szczegóły (usługi, pracownik, telefon) 3. Używaj imienia klienta (ale nie przesadzaj) ✓ Dobre: "Cześć [[imie]]! Przypominamy o wizycie..." ✗ Złe (zbyt nachalne): "[[imie]], [[imie]]! Nie zapomnij [[imie]]..." 4. Dodaj Call-to-Action (CTA) Każdy SMS powinien zawierać jasną instrukcję, co klient ma zrobić: "Potwierdź odpowiadając TAK" "Jeśli chcesz przełożyć, zadzwoń: 123-456-789" "Oceń naszą usługę: [link]" 5. Testuj na różnych długościach danych Pamiętaj, że: Nazwa usługi może być krótka ("Strzyżenie") lub długa ("Keratynowe prostowanie włosów z botoksem") Komentarz może być pusty lub bardzo długi Szablon musi działać w każdym przypadku 6. Unikaj polskich znaków w nazwach nadawcy Znaki ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż mogą być źle wyświetlane przez operatorów SMS. W treści SMS można ich używać, ale zostaną zastąpione znakami niediakrytycznymi. Przykłady gotowych szablonów Szablon: SMS o nowej rezerwacji [[nadawca]] Dziękujemy za rezerwację! Data: [[data_rezerwacji]] [[czas_rezerwacji]] Usługi: [[uslugi]] Do zobaczenia! Szablon: Życzenia urodzinowe [[imie]], wszystkiego najlepszego! Z okazji urodzin mamy dla Ciebie niespodziankę. Zapraszamy na wizytę: [[nr_tel_salonu]] Zespół [[nadawca]] Szablon: Prośba o ocenę [[nadawca]] Dziękujemy za wizytę! Podziel się opinią (2 min): [[ratingLink]] Twoja ocena jest dla nas bardzo ważna. Najczęściej zadawane pytania Q: Czy mogę używać HTML w szablonach SMS? A: Nie. SMS to plain text (czysty tekst). HTML nie działa. Możesz używać emotikonów i znaków specjalnych, ale nie tagów HTML. Q: Co jeśli zmienna jest pusta (np. brak komentarza)? A: System po prostu pominie tę linię lub zostawi pustą przestrzeń. Przykład: Jeśli [[komentarz_rezerwacji]] jest pusty, w SMS-ie będzie pusta linia. Q: Ile kosztuje dłuższy SMS? A: Koszt zależy od liczby znaków: 1-160 znaków = 1 SMS (0,13 zł) 161-306 znaków = 2 SMS (0,26 zł) 307-459 znaków = 3 SMS (0,39 zł) 460-612 znaków = 4 SMS (0,52 zł) Uwaga: Jeśli używasz polskich znaków (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż), limity są mniejsze: 70 znaków dla 1 SMS, 134 dla 2 SMS, 201 dla 3 SMS. Staraj się być zwięzły, aby oszczędzać na kosztach! Q: Czy mogę używać linków w SMS-ach? A: Tak, ale pamiętaj, że linki zajmują dużo znaków. Przykład: "https://timebox.pl/rating/12345" = 34 znaki Używaj linków tylko tam, gdzie są niezbędne (np. formularz oceny). Podsumowanie Aby spersonalizować SMS-y: Wejdź w Ustawienia → Szablony SMS Wybierz szablon do edycji Używaj zmiennych: [[imie]], [[data_rezerwacji]], itd. Zachowaj zwięzłość (max 160-320 znaków) Dodaj Call-to-Action (np. "Potwierdź: TAK") Zapisz i przetestuj na sobie Pamiętaj: Krótsze SMS-y = niższe koszty Personalizacja = wyższa skuteczność Testuj przed uruchomieniem dla wszystkich Co dalej? Jak włączyć i skonfigurować powiadomienia SMS – krok po kroku Potwierdzenia i anulacje SMS – dwukierunkowa komunikacja SMS-y z prośbą o opinie po wizycie Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z naszym wsparciem technicznym. .article { color: #222; line-height: 1.6; font-size: 16px; } .article strong { color: #222; font-weight: 600; font-style: italic; } .article ul, .article ol { margin-left: 22px; padding-left: 0; } .article li { margin-bottom: 6px; } .article h2 { margin-top: 32px; margin-bottom: 16px; color: #222; } .article h3 { margin-top: 24px; margin-bottom: 12px; color: #222; font-size: 18px; } .article a { color: #5a8dee; text-decoration: none; } .article a:hover { text-decoration: underline; } .article table { font-size: 15px; } .article code { background: #f4f4f4; padding: 2px 6px; border-radius: 3px; font-family: "Courier New", Courier, monospace; font-size: 0.9em; color: #c7254e; } .article .example-box { background: #f7f7f7; border-left: 4px solid #5a8dee; padding: 12px 14px; margin: 16px 0; border-radius: 4px; font-family: monospace; color: #222; white-space: pre-line; display: inline-block; }

więcej

Powiadomienia SMS w Timebox – czym są i jak działają

Powiadomienia SMS to jeden z najważniejszych elementów systemu Timebox. Automatyczne wiadomości tekstowe pomagają zmniejszyć liczbę niestawiennictw, poprawić komunikację z klientami i zwiększyć zadowolenie z usług. W tym artykule dowiesz się, jak działa system SMS w Timebox i jakie możliwości oferuje. W tym artykule dowiesz się: czym są powiadomienia SMS i jak wpływają na Twój biznes, jakie typy SMS-ów są dostępne w systemie Timebox, jak działa automatyzacja wysyłki wiadomości, jakie korzyści dają SMS-y dla salonu i klientów. 1. Czym są powiadomienia SMS? Powiadomienia SMS to automatyczne wiadomości tekstowe wysyłane przez system Timebox do Twoich klientów w określonych momentach – na przykład przed wizytą, po jej zmianie lub po zakończeniu usługi. Przykład z życia: Klient rezerwuje wizytę na 15.01.2026 o godz. 14:00 System automatycznie wysyła SMS przypominający 1 dzień przed wizytą (14.01.2026) Klient otrzymuje wiadomość: "Przypominamy o wizycie jutro o 14:00. Potwierdź odpowiadając TAK" Klient odpowiada "TAK" – rezerwacja zostaje automatycznie potwierdzona 2. Po co są powiadomienia SMS? SMS-y w Timebox służą do: Zmniejszenia no-show – klienci rzadziej zapominają o wizytach Poprawy komunikacji – klient jest na bieżąco informowany o zmianach Potwierdzania wizyt – automatyczne potwierdzenia przez odpowiedź SMS Zbierania opinii – prośby o ocenę po wizycie Budowania relacji – życzenia urodzinowe i wiadomości personalizowane Zwiększenia bezpieczeństwa – kody SMS przy logowaniu (2FA) 3. Jakie typy SMS-ów są dostępne w Timebox? System Timebox oferuje 13 typów wiadomości SMS, które możesz włączyć i dostosować: SMS-y związane z rezerwacjami: SMS o nowej rezerwacji – wysyłany po utworzeniu wizyty SMS o zmianie rezerwacji – wysyłany po modyfikacji terminu lub usług Pierwsze przypomnienie – wysyłane np. 1 dzień przed wizytą Drugie przypomnienie – opcjonalne dodatkowe przypomnienie (np. 2 dni przed) SMS-y interaktywne: Potwierdzenia przez SMS – klient odpowiada "TAK" i potwierdza wizytę Anulacje przez SMS – klient odpowiada "NIE" i anuluje wizytę SMS-y marketingowe i relacyjne: Życzenia urodzinowe – automatyczne wiadomości w dniu urodzin klienta Prośba o ocenę – wysyłana np. 2 godziny po wizycie z linkiem do formularza SMS-y dla właścicieli salonu: Rezerwacja online utworzona – powiadomienie do managera o nowej rezerwacji z internetu Rezerwacja online anulowana – powiadomienie do managera o anulacji przez klienta Anulacja przez SMS – powiadomienie do managera, gdy klient odwołał wizytę SMS-em SMS-y bezpieczeństwa: Kod weryfikacyjny – używany przy rezerwacji online (weryfikacja telefonu) Dwuskładnikowe logowanie (2FA) – kod SMS przy logowaniu do systemu Alert bezpieczeństwa – powiadomienie o podejrzanym logowaniu 4. Jak działa automatyzacja SMS-ów? System Timebox automatycznie wysyła SMS-y w odpowiednich momentach: Schemat działania przypomnienia: Rezerwacja zostaje utworzona – klient umawia wizytę na 15.01.2026 o 14:00 System planuje wysyłkę – automatycznie dodaje SMS do kolejki (np. na 14.01.2026 o 10:00) SMS jest wysyłany – w zaplanowanym czasie wiadomość trafia do klienta Klient może zareagować – odpowiada "TAK" lub "NIE", system automatycznie przetwarza odpowiedź Wszystko dzieje się automatycznie – nie musisz ręcznie wysyłać żadnych wiadomości. Co się dzieje w tle? System codziennie sprawdza nadchodzące wizyty Tworzy listę SMS-ów do wysłania (np. przypomnienia na 1 dzień przed) Wysyła wiadomości o zaplanowanej porze Zapisuje historię każdego SMS-a Odbiera i przetwarza odpowiedzi od klientów 5. Dwukierunkowa komunikacja SMS Timebox obsługuje dwukierunkową komunikację – to oznacza, że klienci mogą odpowiadać na SMS-y, a system automatycznie przetwarza ich odpowiedzi. Jak to działa? Potwierdzanie wizyt: System wysyła: "Przypominamy o wizycie jutro o 14:00. Potwierdź odpowiadając TAK" Klient odpowiada: "TAK" System automatycznie oznacza rezerwację jako potwierdzoną Anulowanie wizyt: System wysyła: "Przypominamy o wizycie jutro o 14:00. Jeśli chcesz anulować, odpowiedz NIE" Klient odpowiada: "NIE" System automatycznie anuluje rezerwację i wysyła powiadomienie do salonu To unikalna funkcja Timebox, która oszczędza czas personelu i daje klientom wygodny sposób zarządzania wizytami. 6. Korzyści z powiadomień SMS Dla salonu: Mniej niestawiennictw (no-show) – badania pokazują, że przypomnienia SMS zmniejszają no-show o 20-40% Lepsze obłożenie – wolne terminy po anulacjach można szybciej wypełnić Oszczędność czasu – brak potrzeby ręcznego dzwonienia i potwierdzania wizyt Więcej pozytywnych opinii – automatyczne prośby o ocenę zwiększają liczbę recenzji Profesjonalny wizerunek – automatyczne powiadomienia budują zaufanie Dla klientów: Wygoda – nie trzeba pamiętać o wizytach, system przypomina Szybkie potwierdzenia – odpowiedź SMS-em zamiast telefonu Aktualne informacje – powiadomienia o zmianach w rezerwacji Personalizacja – życzenia urodzinowe i wiadomości dostosowane do klienta 7. Jak wygląda typowy SMS z Timebox? Każdy SMS zawiera kluczowe informacje i jest dostosowany do sytuacji. Przykład SMS przypominającego o wizycie: Salon Bella Przypominamy o wizycie jutro 15.01 o godz. 14:00 Usługi: Strzyżenie damskie, Koloryzacja Pracownik: Anna Nowak Potwierdź odpowiadając TAK lub anuluj odpowiadając NIE Tel: 123-456-789 Przykład SMS z prośbą o ocenę: Salon Bella Dziękujemy za wizytę! Oceń naszą usługę: https://timebox.pl/rating/12345 Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna. Personalizacja: Każdy SMS może zawierać: Imię klienta Datę i godzinę wizyty Nazwę usług Imię pracownika Numer telefonu salonu Słowa kluczowe do potwierdzenia/anulacji 8. Co wyróżnia SMS-y w Timebox? System SMS w Timebox to nie tylko podstawowe przypomnienia. Oferuje: 13 różnych typów wiadomości – pełna gama komunikacji z klientem Dwukierunkowa komunikacja – klienci mogą odpowiadać, system przetwarza odpowiedzi Pełna automatyzacja – zero pracy ręcznej, wszystko działa samo Personalizacja treści – własne szablony z dynamicznymi zmiennymi Elastyczne harmonogramy – ustaw kiedy wysyłać przypomnienia (1 dzień, 2 dni, 7 dni przed) Podwójne przypomnienia – wyślij dwa SMS-y przed wizytą dla pewności Integracja z rezerwacjami – SMS-y wysyłane automatycznie po każdej zmianie Raporty i statystyki – pełna historia wysłanych SMS-ów Bezpieczeństwo 2FA – dwuskładnikowe logowanie przez SMS 9. Ile kosztują SMS-y? System SMS w Timebox działa w modelu prepaid: Kupujesz pakiet SMS-ów (np. 100, 500, 1000 sztuk) Każdy wysłany SMS obciąża saldo System ostrzega, gdy zostaje mało SMS-ów (poniżej 25 i 5) Możesz dokupić pakiet w dowolnym momencie Typowy koszt: Około 0,09-0,15 zł za SMS (zależy od pakietu) Zwrot z inwestycji: Nawet jedno niestawiennictwo kosztuje więcej niż dziesiątki SMS-ów. Przypomnienia szybko się zwracają! 10. Jak zacząć używać SMS-ów? Aby rozpocząć wysyłkę SMS-ów w Timebox: Wykup pakiet SMS – zamów pakiet wiadomości odpowiedni dla Twojego salonu Skonfiguruj ustawienia – wybierz, które typy SMS-ów chcesz włączyć Dostosuj szablony – edytuj treści wiadomości (opcjonalnie) Gotowe! – system zaczyna wysyłać SMS-y automatycznie → Szczegóły: Jak włączyć i skonfigurować powiadomienia SMS – krok po kroku 11. Podsumowanie Powiadomienia SMS w Timebox to: 13 typów wiadomości – od przypomnień po życzenia urodzinowe Automatyzacja – system wysyła SMS-y bez Twojego udziału Dwukierunkowa komunikacja – klienci mogą odpowiadać TAK/NIE Personalizacja – dostosuj treści do swojego salonu Mniej no-show – do 40% redukcji niestawiennictw Profesjonalizm – klienci doceniają przypomnienia 12. Co dalej? Teraz, gdy wiesz, czym są powiadomienia SMS, możesz przejść do praktycznych instrukcji: Jak włączyć i skonfigurować powiadomienia SMS – krok po kroku Przypomnienia o rezerwacjach – jak ustawić czas i częstotliwość Personalizacja treści SMS – jak dostosować szablony wiadomości .article { color: #222; line-height: 1.6; font-size: 16px; } .article strong { color: #222; font-weight: 600; font-style: italic; } .article ul, .article ol { margin-left: 22px; padding-left: 0; } .article li { margin-bottom: 6px; } .article h2 { margin-top: 32px; margin-bottom: 16px; color: #222; } .article h3 { margin-top: 24px; margin-bottom: 12px; color: #222; font-size: 18px; } .article a { color: #5a8dee; text-decoration: none; } .article a:hover { text-decoration: underline; } .article .example-box { background: #f7f7f7; border-left: 4px solid #5a8dee; padding: 12px 14px; margin: 16px 0; border-radius: 4px; font-family: monospace; color: #222; white-space: pre-line; display: inline-block; }

więcej

Zwalnianie rezerwacji on-line z obowiązkiem przedpłaty (zaliczki)

Jeśli klient rozpoczął opłacanie rezerwacji (przedpłata/zaliczka), ale nie ukończył tego procesu, to system po 10 minutach od utworzenia rezerwacji zmieni jej status "Anulowany", tym samym zwalniając dany termin innym klientom. Jeśli podczas opłacania rezerwacji, płatność klienta zostanie odrzucona (na przykład z powodu braku środków na koncie) lub klient świadomie anuluje proces dokonywania płatności, system Timebox w ciągu kilku minut zmieni status rezerwacji na "Anulowany", tym samym zwolni dany termin dla innych klientów. 

więcej