Potwierdzenia i anulacje SMS – dwukierunkowa komunikacja z klientem
Dwukierunkowa komunikacja SMS to jedna z najbardziej zaawansowanych funkcji Timebox. Klienci mogą potwierdzać lub anulować wizyty odpowiadając na SMS-y, a system automatycznie przetwarza ich odpowiedzi. W tym artykule dowiesz się, jak to działa i jak to włączyć.
Czym jest dwukierunkowa komunikacja SMS?
Dwukierunkowa komunikacja oznacza, że klient może odpow human na SMS-a, a system Timebox rozpoznaje i przetwarza tę odpowiedź automatycznie.
Przykład z życia:
- System wysyła: "Przypominamy o wizycie jutro o 14:00. Potwierdź: TAK, Anuluj: NIE"
- Klient odpowiada SMS-em: "TAK"
- System automatycznie oznacza rezerwację jako potwierdzoną
- Nie musisz nic robić – wszystko dzieje się automatycznie!
Dlaczego to jest ważne?
- Oszczędność czasu – brak potrzeby ręcznego dzwonienia i potwierdzania
- Wygoda dla klienta – szybka odpowiedź SMS-em zamiast telefonu
- Zmniejszenie no-show – potwierdzone wizyty rzadziej kończą się niestawieniem
- Szybka reakcja – anulacje przez SMS dają czas na zapełnienie terminu
- Profesjonalizm – nowoczesne rozwiązanie buduje zaufanie
Jak działa potwierdzanie wizyt przez SMS?
Krok 1: System wysyła przypomnienie
Klient otrzymuje SMS z informacją o wizycie i instrukcją potwierdzenia:
Krok 2: Klient odpowiada "TAK"
Klient wysyła SMS z odpowiedzią:
System rozpoznaje:
- "TAK" (wielkie litery)
- "tak" (małe litery)
- "Tak" (mieszane)
- Wszystkie warianty słowa kluczowego
Krok 3: System przetwarza odpowiedź
Automatycznie:
- Rezerwacja zostaje oznaczona jako "Potwierdzona"
- W systemie pojawia się znacznik "Potwierdzona przez SMS"
- W kalendarzu widać status potwierdzenia
Krok 4: Opcjonalnie – powiadomienie do salonu
System może wysłać powiadomienie e-mail do managera o potwierdzeniu (zależy od konfiguracji).
Jak działa anulowanie wizyt przez SMS?
Krok 1: System wysyła przypomnienie
Klient otrzymuje SMS z opcją anulacji:
Krok 2: Klient odpowiada "NIE"
Klient wysyła SMS z odpowiedzią:
Krok 3: System anuluje rezerwację
Automatycznie:
- Status rezerwacji zmienia się na "Anulowana"
- W systemie pojawia się znacznik "Anulowana przez SMS"
- Termin w kalendarzu zostaje zwolniony
Krok 4: Powiadomienie do salonu
System automatycznie wysyła powiadomienie do managera salonu:
- E-mail lub SMS (zależy od konfiguracji)
- Informacja o anulacji: kto, kiedy, jaka wizyta
- Możesz szybko zapełnić wolny termin
Jak włączyć dwukierunkową komunikację?
Krok 1: Wejdź do ustawień SMS
- Zaloguj się do Timebox
- Przejdź do: Ustawienia → Powiadomienia SMS
Krok 2: Skonfiguruj potwierdzenia przez SMS
Znajdź sekcję Pole [[slowko_potwierdzam]]:
- Zaznacz checkbox przy tej opcji (włącza funkcję potwierdzeń)
- W polu tekstowym wpisz słowo kluczowe, np. TAK
Co się stanie po zaznaczeniu:
- System zacznie odbierać odpowiedzi "TAK" od klientów
- Rezerwacje będą automatycznie potwierdzane
- Wizyta zostanie oznaczona jako potwierdzona i gotowa
Krok 3: Skonfiguruj anulacje przez SMS
Znajdź sekcję Pole [[slowko_odwolaj]]:
- Zaznacz checkbox przy tej opcji (włącza funkcję anulacji)
- W polu tekstowym wpisz słowo kluczowe, np. NIE
Co się stanie po zaznaczeniu:
- System zacznie odbierać odpowiedzi "NIE" od klientów
- Rezerwacje będą automatycznie anulowane
- Dostaniesz powiadomienie o każdej anulacji
Krok 4: Zapisz ustawienia
Kliknij "Zapisz" na dole strony. Od tej pory dwukierunkowa komunikacja jest aktywna!
Uwaga: Możesz używać innych słów kluczowych zamiast TAK/NIE, np.:
- OK, POTWIERDZAM, YES (dla potwierdzeń)
- ANULUJ, CANCEL, NO (dla anulacji)
Wielkość liter nie ma znaczenia - system rozpozna "TAK", "tak", "Tak".
Okno czasowe na odpowiedzi
Klient może odpowiedzieć na SMS w ciągu 24 godzin od otrzymania przypomnienia.
Przykład:
Co się dzieje po przekroczeniu czasu?
- Odpowiedź klienta jest ignorowana (nie przetwarza się)
- Rezerwacja pozostaje bez potwierdzenia/anulacji
Dlaczego 24h? To zabezpieczenie przed przypadkowymi odpowiedziami wysłanymi po wizycie lub zbyt późno.
Co widzi klient – przykładowe scenariusze
Scenariusz 1: Klient potwierdza wizytę
Scenariusz 2: Klient anuluje wizytę
Scenariusz 3: Klient pisze coś innego
Ważne: System rozpoznaje TYLKO konkretne słowa kluczowe (TAK, NIE). Inne odpowiedzi są ignorowane.
Co widzi salon – powiadomienia i statusy
Najczęściej zadawane pytania
Q: Czy klient może anulować wizytę 5 minut przed?
A: Technicznie tak – jeśli odpowie w ciągu 24h od otrzymania SMS-a. Ale możesz w ustawieniach dodać regułę blokującą anulacje SMS-em zbyt blisko wizyty (dla rezerwacji on-line).
Q: Co jeśli klient pomyłkowo napisze "NIE"?
A: System automatycznie anuluje wizytę. Klient musi zadzwonić do salonu, aby przywrócić rezerwację. Dlatego ważne jest, aby treść SMS-a była jasna!
Q: Czy klient otrzymuje potwierdzenie po odpowiedzi?
A: Nie.
Q: Czy mogę wyłączyć anulacje, a zostawić potwierdzenia?
A: Tak. Możesz włączyć tylko potwierdzenia i wyłączyć anulacje. Wtedy SMS będzie brzmiał: "Potwierdź: TAK. Jeśli chcesz anulować, zadzwoń: 123-456-789"
Q: Jak często klienci odpowiadają na SMS-y?
A: Statystyki pokazują:
- 30-50% klientów odpowiada "TAK" (potwierdza)
- 5-10% odpowiada "NIE" (anuluje)
- 40-65% w ogóle nie odpowiada (przychodzi i tak)
Q: Czy system rozpoznaje emotikony?
A: Nie. System rozpoznaje tylko konkretne słowa kluczowe.
Dobre praktyki
1. Używaj prostych słów kluczowych
2. Jasno komunikuj opcje w SMS-ie
3. Monitoruj anulacje
Ustawd automatyczne powiadomienia o anulacjach, aby móc szybko reagować i zapełnić wolny termin.
4. Testuj na sobie
Przed uruchomieniem dla wszystkich, przetestuj system na własnej rezerwacji. Sprawdź, czy odpowiedzi są poprawnie rozpoznawane.
Podsumowanie
Dwukierunkowa komunikacja SMS w Timebox:
- Potwierdzenia: Klient odpowiada "TAK" → rezerwacja potwierdzona automatycznie
- Anulacje: Klient odpowiada "NIE" → rezerwacja anulowana, powiadomienie do salonu
- Okno czasowe: 24h na odpowiedź od momentu otrzymania SMS-a
- Oszczędność czasu: Brak potrzeby ręcznego dzwonienia
- Profesjonalizm: Nowoczesne rozwiązanie buduje zaufanie klientów
Aby włączyć:
- Ustawienia → SMS → Włącz potwierdzenia i anulacje
- Ustaw słowa kluczowe (TAK / NIE)
- Zapisz i przetestuj
Co dalej?
- Jak włączyć i skonfigurować powiadomienia SMS – krok po kroku
- Personalizacja treści SMS – jak dostosować szablony wiadomości
Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z naszym wsparciem technicznym.
