Jak klient realizuje bon podarunkowy podczas wizyty
W tym artykule dowiesz się, jak krok po kroku wykorzystać bon podarunkowy klienta jako formę płatności podczas wizyty.
Zanim zaczniesz
Upewnij się, że:
- Klient ma aktywny bon przypisany w systemie
- Bon nie wygasł (sprawdź datę ważności)
- Na bonie została jeszcze kwota do wykorzystania
- Tworzysz rezerwację lub dokument sprzedaży dla tego klienta
Jak to działa – proces realizacji bonu
Krok 1: Klient przychodzi na wizytę
Krok 2: Tworzysz rezerwację i wykonujesz usługi
Krok 3: Tworzysz dokument sprzedaży za usługi
Krok 4: Dodajesz voucher jako formę płatności
Krok 5: Wartość bonu jest odliczana od kwoty do zapłaty
Krok 6: Gdy wartość bonu się wyczerpie, bon zmienia status na „wykorzystany”
Krok po kroku – realizacja bonu
Krok 1: Utwórz rezerwację dla klienta
Klient z bonem przychodzi na wizytę. Utwórz rezerwację jak zwykle:
- Przejdź do Kalendarz lub Rezerwacje
- Dodaj nową rezerwację
- Wybierz klienta (tego, który ma bon)
- Dodaj usługi (np. "Strzyżenie", "Manicure")
- Zapisz rezerwację
Krok 2: Wykonaj usługi
Pracownik wykonuje usługi zgodnie z rezerwacją.
Krok 3: Rozlicz rezerwację – utwórz dokument sprzedaży
Po wykonaniu usług rozlicz wizytę:
- Kliknij "Rozlicz" przy rezerwacji
- System automatycznie utworzy dokument sprzedaży z usługami
Alternatywnie:
- Przejdź do Sprzedaż → + Faktura lub + Paragon
- Dodaj klienta i usługi ręcznie
Krok 4: Sprawdź kwotę do zapłaty
Na dokumencie sprzedaży zobaczysz:
Krok 5: Dodaj voucher jako formę płatności
Teraz zastosuj bon klienta:
5a. Znajdź sekcję płatności
Na dokumencie sprzedaży znajdź sekcję "Płatność" lub "Formy płatności".
Kliknij "Dodaj voucher" (lub "Bon podarunkowy" / "Użyj bonu").
5b. System pokaże dostępne vouchery klienta
Pojawi się lista bonów, które klient ma aktywne:
Co widać:
- Nazwa bonu
- Kod kreskowy
- Wartość
- Data ważności
- Status (tylko aktywne bony są dostępne)
5c. Wybierz bon do wykorzystania
Zaznacz bon, który klient chce wykorzystać:
Możesz też:
- Zeskanować kod kreskowy bonu (jeśli masz skaner)
- System automatycznie wybierze właściwy bon
5d. Kliknij "Dodaj" lub "Zastosuj"
Kliknij "Dodaj" / "Zastosuj voucher".
Krok 6: System odliczy wartość bonu
Co się dzieje automatycznie:
Wartość bonu jest odliczana od kwoty do zapłaty:
Efekt:
- Kwota dokumentu: 200 zł
- Bon: -100 zł
- Pozostało do zapłaty: 100 zł
Krok 7: Zaksięguj pozostałą płatność
Jeśli kwota do zapłaty > 0, dodaj drugą formę płatności:
Kliknij "Zapłać" lub "Zapisz".
Krok 8: Dokument jest zamknięty
System:
- Zapisuje dokument sprzedaży z voucherem
- Pomniejsza wartość bonu o wykorzystaną kwotę
- Gdy wartość bonu się wyczerpie, oznacza bon jako „wykorzystany” i przesuwa go do historii klienta
- Księguje płatność (gotówka/karta za resztę)
Krok 9: Bon pojawia się w historii
Dopóki na bonie zostaje kwota do wykorzystania, klient może nim płacić przy kolejnych wizytach. Gdy wartość bonu się wyczerpie – tak jak w tym przykładzie – bon zmienia status na „Wykorzystany”.
W karcie klienta:
- Bony → Aktywne – bon znika z tej listy
- Bony → Wykorzystane – bon pojawia się tutaj z:
- Data wykorzystania
- Link do dokumentu, na którym został użyty
Przykłady rozliczenia
Przykład 1: Wartość bonu = Wartość dokumentu
Efekt: Klient nic nie płaci, bon pokrywa całą kwotę.
Przykład 2: Wartość bonu < Wartość dokumentu
Efekt: Klient płaci resztę (100 zł) gotówką/kartą.
Przykład 3: Wartość bonu > Wartość dokumentu
Ważne: W Timebox bon można wykorzystywać do wyczerpania jego wartości.
Co się dzieje:
- Bon ma wartość 100 zł
- Dokument wynosi 80 zł
- Różnica (20 zł) zostaje na bonie – klient może ją wykorzystać przy kolejnej wizycie
- Status „wykorzystany” bon dostanie dopiero wtedy, gdy jego wartość się wyczerpie
Co jeśli bon wygasł?
Jeśli bon przekroczył datę ważności:
System nie pozwoli dodać wygasłego bonu do dokumentu sprzedaży
Komunikat błędu:
Co możesz zrobić:
- Sprawdź datę ważności – wejdź w kartę klienta → Bony → szczegóły bonu
- Przedłuż ważność (jeśli masz uprawnienia):
- Edytuj bon w karcie klienta
- Zmień datę ważności na nowszą
- Zapisz
- Skontaktuj się z administratorem – jeśli nie masz uprawnień
Co jeśli klient ma wiele bonów?
Jeśli klient ma kilka aktywnych bonów, możesz:
Opcja 1: Użyj jednego bonu
Wybierz jeden bon z listy i zastosuj go do dokumentu.
Przykład:
Opcja 2: Użyj wielu bonów jednocześnie
Jeśli system pozwala, możesz dodać więcej niż jeden bon do dokumentu:
Uwaga: Sprawdź w ustawieniach systemu, czy możliwe jest kumulowanie bonów. W niektórych konfiguracjach można użyć tylko jednego bonu na dokument.
Najczęściej zadawane pytania
Q: Czy klient może użyć bonu częściowo?
A: Tak. Bon w Timebox można wykorzystywać do wyczerpania jego wartości.
Jeśli:
- Bon = 100 zł
- Dokument = 80 zł
To:
- Bon pokrywa cały dokument (80 zł)
- Różnica (20 zł) zostaje na bonie
Pozostałą kwotę klient może wykorzystać przy kolejnej wizycie.
Q: Co jeśli klient zapomniał o bonie i zapłacił gotówką?
A: Możesz skorygować dokument (jeśli nie został jeszcze zamknięty):
- Edytuj dokument
- Usuń płatność gotówką
- Dodaj voucher
- Dodaj nową płatność za resztę (jeśli trzeba)
- Zapisz
Jeśli dokument został już zamknięty:
- Skontaktuj się z administratorem
- Może być potrzebna korekta dokumentu
Q: Czy mogę anulować wykorzystanie bonu?
A: Tak, ale tylko jeśli dokument nie został jeszcze zamknięty:
- Edytuj dokument
- Usuń voucher z płatności
- Dodaj inną formę płatności
- Zapisz
Jeśli dokument został zamknięty:
- Wykorzystanie bonu jest już zapisane w historii
- Potrzebna korekta dokumentu (skontaktuj się z administratorem)
Q: Jak sprawdzić, jakie bony ma klient przed wizytą?
A:
- Wejdź w kartę klienta (Klienci → [Imię Nazwisko])
- Otwórz zakładkę "Bony"
- Zobaczysz listę aktywnych bonów:
- Nazwa bonu
- Wartość
- Kod kreskowy
- Data ważności
Możesz też:
- Wysłać klientowi SMS z przypomnieniem o bonie przed wizytą
- Sprawdzić podczas tworzenia dokumentu (lista bonów pojawi się automatycznie)
Q: Co jeśli bon nie pojawia się na liście?
A: Sprawdź:
- Czy bon jest aktywny?
- Status: "Aktywny" (nie "Wykorzystany" ani "Wygasły")
- Czy bon jest przypisany do właściwego klienta?
- Wejdź w kartę klienta → Bony
- Sprawdź, czy bon tam jest
- Czy bon nie wygasł?
- Sprawdź datę ważności w szczegółach bonu
- Czy nie próbujesz użyć bonu na dokument innego klienta?
- Bon można użyć tylko na dokument klienta, do którego jest przypisany
Q: Czy mogę przenieść bon na inny dokument?
A: Bon nie jest związany z jednym dokumentem. Możesz go użyć na kolejnych dokumentach, dopóki jego wartość się nie wyczerpie.
Gdy wartość bonu się wyczerpie, bon zmienia status na „wykorzystany” i nie może być użyty ponownie.
Dobre praktyki
Przed wizytą:
- Sprawdź bony klienta – wejdź w kartę klienta → Bony
- Poinformuj klienta – wyślij SMS: "Masz aktywny bon 100 zł – możesz go wykorzystać podczas wizyty!"
- Zaplanuj usługi – nie musisz dopasowywać ich do wartości bonu: niewykorzystana kwota zostaje na bonie
Podczas wizyty:
- Zapytaj klienta – "Czy chcesz wykorzystać bon podczas tej wizyty?"
- Pokaż wartość bonu – poinformuj, ile bon jest wart i jaka będzie reszta do zapłaty
- Sprawdź datę ważności – upewnij się, że bon nie wygasł
Po wizycie:
- Potwierdź wykorzystanie – powiedz klientowi, ile zostało na bonie
- Zachęć do kolejnych wizyt – jeśli klient był zadowolony, zaproponuj kolejny bon
Podsumowanie
Realizacja bonu krok po kroku:
- Utwórz rezerwację i wykonaj usługi
- Rozlicz wizytę – utwórz dokument sprzedaży
- Dodaj voucher jako formę płatności
- System odliczy wartość bonu od kwoty do zapłaty
- Zaksięguj pozostałą płatność (jeśli trzeba)
- Gdy wartość bonu się wyczerpie, bon zmienia status na „wykorzystany”
Pamiętaj:
- Bon można wykorzystywać do wyczerpania jego wartości – także na kilku wizytach
- Jeśli kwota dokumentu jest niższa niż wartość bonu, różnica zostaje na bonie
- Bon musi być aktywny i niewygasły
Co dalej?
- Gdzie sprawdzić bony klientów i ich status
- Dobre praktyki pracy z bonami podarunkowymi
- Raporty sprzedaży bonów + FAQ
Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z naszym wsparciem technicznym.
