Tworzenie i zarządzanie rezerwacjami w kalendarzu
Rezerwacje (wizyty) to serce systemu Timebox. To właśnie tutaj rejestrujesz wszystkie spotkania z klientami, przypisujesz usługi do pracowników i zarządzasz czasem pracy salonu. W tym artykule dowiesz się, jak tworzyć, edytować i zarządzać rezerwacjami w kalendarzu – od podstaw po zaawansowane techniki jak przeciąganie wizyt (drag & drop) i rezerwacje powtarzające się.
W tym artykule dowiesz się:
- jak utworzyć nową rezerwację krok po kroku,
- jak wypełnić formularz rezerwacji (klient, pracownik, data, usługi),
- czym jest "czas zajęty" i jak go używać,
- jak edytować istniejące rezerwacje,
- jak przesuwać rezerwacje metodą "przeciągnij i upuść",
- jak działają rezerwacje powtarzające się,
- jak zarządzać potwierdzeniami i przypomneniami SMS.
1. Jak utworzyć nową rezerwację?
Masz trzy sposoby utworzenia nowej rezerwacji w kalendarzu:
Sposób 1: Przycisk "+ Wizyta"
Gdzie znajdziesz:
W górnej części kalendarza (pasek narzędzi) znajduje się przycisk "+ Wizyta".
Jak to zrobić:
- Kliknij przycisk "+ Wizyta"
- Otworzy się formularz rezerwacji
- Wypełnij formularz (patrz sekcja 2)
- Kliknij "Zapisz"
Sposób 2: Kliknięcie w kalendarz
Jak to zrobić:
- W widoku dziennym, tygodniowym lub 3-dniowym kliknij na pustą komórkę w siatce godzinowej
- Kliknij w miejsce, gdzie chcesz utworzyć wizytę (konkretna godzina + konkretny pracownik)
- Otworzy się formularz rezerwacji z automatycznie wypełnioną datą, godziną i pracownikiem
- Wypełnij pozostałe pola (klient, usługi)
- Kliknij "Zapisz"
Zaleta: Szybsze – data, godzina i pracownik są już wybrane.
Sposób 3: Rezerwacja online (poprzez stronę do rezerwacji on-line)
Klient może sam zarezerwować wizytę przez stronę rezerwacji online. Taka wizyta pojawi się w kalendarzu automatycznie z ikoną ✈️ (oznaczenie rezerwacji online).
2. Wypełnianie formularza rezerwacji – krok po kroku
Formularz rezerwacji składa się z kilku kluczowych pól. Część z nich jest wymagana.
Pole: Data rezerwacji (wymagane)
Format: YYYY-MM-DD (np. 2026-01-13)
Jak wypełnić:
- Kliknij na pole daty
- Wybierz datę z kalendarza (lub wpisz ręcznie)
Uwaga: Jeśli kliknąłeś w kalendarz, data jest automatycznie wypełniona.
Pole: Godzina rozpoczęcia (wymagane)
Format: HH:MM (np. 14:00)
Jak wypełnić:
- Wpisz godzinę ręcznie (np. "14:00")
- Lub wybierz z listy (jeśli dostępne)
Uwaga: System dopasowuje się do ustawionego interwału czasu (np. co 15 minut lub co 30 minut).
Pole: Czas trwania (wymagane)
Format: Liczba minut (np. 60, 90, 120)
Jak wypełnić:
- Wpisz liczbę minut (np. "60" dla godziny)
- System automatycznie obliczy godzinę zakończenia (np. 14:00 + 60 minut = 15:00)
Popularne czasy trwania:
- 30 minut – krótka usługa (np. manicure)
- 60 minut – standardowa wizyta (np. strzyżenie)
- 90 minut – dłuższa usługa (np. koloryzacja)
- 120 minut – długie zabiegi (np. masaż + peeling)
Wskazówka: Jeśli dodasz usługi do rezerwacji (patrz niżej), system automatycznie zsumuje czas ich trwania i wypełni to pole.
Pole: Klient (opcjonalne, ale zalecane)
Co wybierasz: Klienta z bazy lub tworzysz nowego.
Jak wypełnić:
- Kliknij na pole "Klient"
- Zacznij wpisywać imię, nazwisko, telefon
- System wyświetli pasujących klientów z bazy
- Wybierz klienta z listy
Jeśli klienta nie ma w bazie:
- Kliknij "+ Dodaj nowego klienta"
- Wypełnij formularz klienta (imię, nazwisko, telefon)
- Klient zostanie automatycznie przypisany do rezerwacji
Czy można utworzyć rezerwację bez klienta?
Tak – możesz zostawić pole puste (np. gdy ktoś dzwoni i rezerwuje "na nazwisko", ale nie chcesz jeszcze dodawać go do bazy). Jednak zalecamy zawsze dodawać klienta – dzięki temu masz pełną historię wizyt.
Pole: Pracownik (wymagane)
Co wybierasz: Pracownika, który wykona usługę.
Jak wypełnić:
- Wybierz pracownika z listy rozwijanej
- Lista zawiera tylko aktywnych pracowników
Uwaga: Jeśli kliknąłeś w kalendarz w konkretnej kolumnie pracownika, pole jest automatycznie wypełnione.
Pole: Usługi (opcjonalne, ale zalecane)
Co wybierasz: Usługi, które będą wykonane podczas wizyty.
Jak wypełnić:
- Kliknij "+ Dodaj usługę"
- Zacznij wpisywać nazwę usługi (np. "strzyżenie")
- Wybierz usługę z listy
- System automatycznie:
- Doda czas trwania usługi do pola "Czas trwania"
- Doda cenę usługi (widoczne przy rozliczeniu)
- Możesz dodać więcej usług – kliknij ponownie "+ Dodaj usługę"
Przykład:
Pole: Komentarz (opcjonalne)
Do czego służy: Dodawanie uwag, notatek do rezerwacji.
Przykłady komentarzy:
- "Klient prosi o specjalną muzykę"
- "Alergia na benzen – użyć produktów bez amoniaku"
- "VIP – przygotować kawę"
- "Klient spóźnialski – zadzwonić godzinę wcześniej"
Wizualizacja: Rezerwacje z komentarzem mają ikonę ? na kalendarzu.
Pole: Potwierdzenie (opcjonalne)
Co oznacza: Czy rezerwacja jest potwierdzona przez klienta.
Jak działa:
- Zaznacz pole "Potwierdzona", jeśli klient potwierdził wizytę (np. przez telefon lub SMS)
- Jeśli wymóg potwierdzenia jest włączony w ustawieniach, niepotwierdzone rezerwacje mają inny kolor (jaśniejszy)
Uwaga: Rezerwacje online mogą wymagać ręcznego potwierdzenia (jeśli opcja autoakceptacji jest wyłączona).
Pole: Przypomnienia SMS (opcjonalne)
Co oznacza: Czy wysłać klientowi przypomnienie SMS przed wizytą.
Jak działa:
- Zaznacz "Pierwsze przypomnienie SMS" – SMS wysłany np. 1 dzień przed wizytą
- Zaznacz "Drugie przypomnienie SMS" – opcjonalny dodatkowy SMS (np. 2 dni przed)
Uwaga: Klient musi mieć podany numer telefonu w bazie. Ustawienia czasu wysyłki są w Ustawienia → Powiadomienia SMS.
Pole: Wysłać SMS o nowej rezerwacji? (opcjonalne)
Jeśli zaznaczysz, klient otrzyma SMS z informacją o utworzeniu wizyty zaraz po zapisaniu rezerwacji.
3. Czas zajęty (busy time) – blokowanie czasu bez klienta
Co to jest czas zajęty?
Czas zajęty (busy time) to specjalny typ rezerwacji, który blokuje czas pracownika bez przypisania klienta lub usługi. Służy do oznaczania przerw, szkoleń, spotkań wewnętrznych lub innych sytuacji, gdy pracownik jest niedostępny.
Jak utworzyć czas zajęty?
- Utwórz nową rezerwację (przycisk "+ Wizyta" lub kliknięcie w kalendarz)
- Wypełnij datę, godzinę, czas trwania, pracownika
- Zaznacz pole "Czas zajęty" (busy time)
- NIE WYBIERAJ klienta ani usług – pozostaw puste
- Opcjonalnie: dodaj komentarz (np. "Przerwa obiadowa", "Szkolenie fryzjerskie")
- Kliknij "Zapisz"
Jak wygląda czas zajęty na kalendarzu?
- Pole rezerwacji ma specjalny kolor (zazwyczaj jaśniejszy)
- Wyświetla ikonę ☕
- Zamiast nazwy klienta wyświetla się komentarz (jeśli dodany)
Przykłady użycia czasu zajętego:
Zaleta: Czas zajęty blokuje kalendarz, więc nikt nie umówi klienta w tym czasie przez pomyłkę.
4. Edycja istniejącej rezerwacji
Możesz edytować każdą rezerwację w kalendarzu na dwa sposoby:
Sposób 1: Kliknięcie na rezerwację
- Kliknij na pole rezerwacji w kalendarzu
- Otworzy się formularz edycji (identyczny jak przy tworzeniu)
- Zmień dowolne pola (data, godzina, pracownik, usługi, komentarz)
- Kliknij "Zapisz"
Co można zmienić:
- Datę i godzinę wizyty
- Pracownika
- Klienta
- Usługi (dodać, usunąć, zmienić)
- Czas trwania
- Komentarz
- Status potwierdzenia
- Przypomnienia SMS
Sposób 2: Przeciągnij i upuść (drag & drop)
Szybszy sposób przesunięcia rezerwacji – patrz sekcja 5.
Automatyczne aktualizacje po edycji
Gdy zmienisz datę lub godzinę rezerwacji, system automatycznie:
- Zaktualizuje czas wysyłki przypomnień SMS (jeśli były zaznaczone)
- Wyśle SMS o zmianie rezerwacji do klienta (jeśli włączone w ustawieniach)
5. Przesuwanie rezerwacji metodą "przeciągnij i upuść" (drag & drop)
Drag & drop to najszybszy sposób zmiany daty, godziny lub pracownika rezerwacji. Wystarczy chwycić pole rezerwacji myszką i przeciągnąć w nowe miejsce.
Jak to zrobić?
- Najedź myszką na pole rezerwacji w kalendarzu
- Przytrzymaj lewy przycisk myszy
- Przeciągnij pole w nowe miejsce:
- W górę/w dół = zmiana godziny
- W lewo/w prawo = zmiana dnia (w widoku tygodniowym/3-dniowym)
- Do innej kolumny = zmiana pracownika
- Upuść pole w nowym miejscu (puść przycisk myszy)
- System automatycznie zapisze zmianę
Zatrzaskiwanie do siatki (snap to grid)
Rezerwacja automatycznie "zatrzaskuje się" do najbliższego interwału czasu (np. co 15 minut). Nie musisz precyzyjnie trafiać – system dopasuje.
Ostrzeżenia przy przesuwaniu
Rezerwacja poza grafikiem pracownika:
Jeśli przesuniesz rezerwację na godzinę, gdy pracownik nie pracuje (według grafiku), system wyświetli ostrzeżenie:
Opcje:
- Anuluj – rezerwacja wraca na stare miejsce
- Przypisz do "Nieprzypisani" – rezerwacja trafi do pracownika "Nieprzypisani" (special)
- Przypisz mimo to – rezerwacja zostanie przypisana z ikoną ostrzeżenia ⚠️
Obsługa na urządzeniach dotykowych
Drag & drop działa również na tabletach i smartfonach – przytrzymaj palec na rezerwacji i przeciągnij.
6. Rezerwacje powtarzające się
Rezerwacje powtarzające się pozwalają utworzyć serię wizyt dla klienta (np. cotygodniowa wizyta przez 3 miesiące).
Jak utworzyć rezerwację powtarzającą się?
- Utwórz nową rezerwację (wypełnij wszystkie pola jak zwykle)
- Znajdź sekcję "Rezerwacja powtarzająca się" w formularzu
- Zaznacz "Tak, utwórz serię rezerwacji"
- Wybierz częstotliwość:
- Co tydzień (np. każdy poniedziałek)
- Co 2 tygodnie
- Co miesiąc
- Podaj liczbę powtórzeń (np. "10 wizyt")
- Kliknij "Zapisz"
Co się stanie:
System utworzy automatycznie serię rezerwacji dla klienta w kolejnych terminach (np. co poniedziałek o 10:00 przez 10 tygodni).
Przykład użycia:
Edycja rezerwacji z serii
Gdy edytujesz jedną rezerwację z serii, system zapyta:
7. Usuwanie i anulowanie rezerwacji
Usunięcie rezerwacji
- Kliknij na rezerwację w kalendarzu
- W formularzu edycji kliknij przycisk "Usuń" (zazwyczaj na dole lub w menu)
- Potwierdź usunięcie
Uwaga: Usunięcie rezerwacji całkowicie usuwa ją z bazy. Nie będzie jej w historii.
Anulowanie rezerwacji (zmiana statusu)
Lepszą praktyką jest zmiana statusu zamiast usunięcia:
- Kliknij na rezerwację
- Zmień status na "Anulowana"
- Zapisz
Zaleta: Zachowujesz historię – widzisz, że klient miał umówioną wizytę, ale ją odwołał.
8. Statusy rezerwacji
Każda rezerwacja może mieć status, który informuje o jej aktualnym stanie:
| Status | Co oznacza | Kiedy używać |
|---|---|---|
| Gotowa | Rezerwacja zaplanowana, czeka na realizację | Domyślny status przy tworzeniu |
| W trakcie | Wizyta się właśnie odbywa | Gdy klient przyszedł i usługa jest wykonywana |
| Zakończona | Wizyta wykonana pomyślnie | Po zakończeniu usługi |
| Anulowana | Wizyta odwołana przez klienta lub salon | Gdy klient odwołał wizytę wcześniej |
| Nie stawił się | Klient nie przyszedł na wizytę (no-show) | Gdy klient nie przyszedł i nie odwołał wizyty |
Jak zmienić status?
- Kliknij na rezerwację
- Wybierz status z listy rozwijanej
- Zapisz
Wizualizacja statusów: Każdy status ma swój kolor na kalendarzu (np. zielony = gotowa, szary = anulowana).
9. Potwierdzanie rezerwacji
Wymóg potwierdzenia
W ustawieniach systemu możesz włączyć wymóg potwierdzenia rezerwacji.
Jak działa:
- Rezerwacje bez potwierdzenia mają jaśniejszy kolor lub specjalną klasę CSS
- Klient musi potwierdzić wizytę (np. przez SMS odpowiedź "TAK" lub telefon)
- Po potwierdzeniu rezerwacja zmienia kolor na standardowy
Automatyczne potwierdzanie
Rezerwacje można automatycznie oznaczyć jako potwierdzone:
- Gdy klient odpowie "TAK" na SMS z przypomnieniem
- Gdy zaznaczysz pole "Potwierdzona" w formularzu rezerwacji
10. Podsumowanie – checklist tworzenia rezerwacji
Aby utworzyć rezerwację:
- Kliknij "+ Wizyta" lub kliknij w kalendarz
- Wypełnij datę (wymagane)
- Wypełnij godzinę (wymagane)
- Wypełnij czas trwania (wymagane)
- Wybierz pracownika (wymagane)
- Wybierz klienta (zalecane)
- Dodaj usługi (zalecane)
- Opcjonalnie: dodaj komentarz
- Opcjonalnie: zaznacz przypomnienia SMS
- Kliknij "Zapisz"
11. Co dalej?
Teraz, gdy umiesz tworzyć i zarządzać rezerwacjami, możesz przejść do:
